Anda mungkin memiliki ide bagus untuk proyek yang layak, tetapi bisa tidak ke mana-mana jika laporan yang telah Anda persiapkan untuk mendukung pitch Anda masih belum dibaca. Ringkasan eksekutif memadatkan laporan ke dalam ikhtisar ringkas, membawa informasi paling penting ke garis depan - secara harfiah. Ini adalah dokumen terpisah yang sejalan dengan laporan Anda, ditempatkan tepat di depan.
Menangkan Pemirsa Tepat di Awal
Tujuan akhir dari ringkasan eksekutif adalah ia akan memenangkan audiens Anda sebelum pembaca bahkan sampai ke laporan Anda atau jika dia tidak ingin membaca semuanya. Tidak boleh melebihi 10 persen dari panjang laporan Anda, dan dalam hal apa pun tidak lebih dari 10 halaman. Anda ingin pembaca Anda dapat melewatinya tanpa menginvestasikan banyak waktu yang mungkin tidak ia miliki. Jadikan tulisan Anda semenarik mungkin karena ini mungkin satu-satunya kesempatan Anda untuk menyatakan kasus Anda jika audiens Anda tidak membaca detail yang terkandung dalam laporan Anda. Setiap kalimat Anda memiliki nilai - masing-masing kalimat harus menarik minat pembaca Anda.
Sorot Poin-Poin Utama
Tulis laporan Anda terlebih dahulu. Ketika Anda membacanya, catat informasi paling penting di setiap bagian. Anda akan ingin mencurahkan sebagian kecil dari ringkasan Anda untuk masing-masing bagian yang sudah terkandung dalam laporan Anda. Bagian-bagian tersebut akan muncul dalam urutan yang sama sehingga pembaca Anda dapat dengan mudah menemukan informasi yang lebih mendalam jika ia tertarik. Berikan poin atau beberapa kalimat - paling banyak satu paragraf - untuk setiap bagian, jelaskan informasi yang Anda pilih untuk disorot. Hindari mengulangi pernyataan yang sama yang Anda buat dalam laporan - pasang putaran baru pada informasi.
Pertimbangkan Ide Bisnis Anda
Bergantung pada proyek Anda, bagian-bagian laporan Anda - dan, dengan ekstensi, ringkasan Anda - akan berbeda. Anda akan ingin memulai dengan pengantar dan diakhiri dengan kesimpulan, yang keduanya harus berfungsi sebagai promosi penjualan bookend. Tetapi daging laporan dan ringkasan Anda akan didedikasikan untuk proyek spesifik Anda. Jika Anda meminta dana untuk proyek, misalnya, laporan Anda akan mencakup bagian yang memberikan perincian tentang perusahaan Anda dan pernyataan misi, yang keduanya harus dikurangi menjadi beberapa baris dalam ringkasan Anda. Bagian lain dari laporan ini mungkin didedikasikan untuk laporan keuangan. Gunakan ringkasan Anda untuk memberikan angka garis bawah tanpa detail dan nyatakan pembiayaan apa yang Anda butuhkan dari pembaca Anda.
Jika tujuan Anda adalah untuk memperdagangkan produk baru, laporan Anda harus menyertakan deskripsi riset pasar dan temuan Anda, jadi sediakan satu bagian dari ringkasan Anda untuk memangkas informasi ini menjadi mudah dibaca juga.
Promosikan Gagasan Kebijakan
Jika proyek Anda melibatkan perubahan kebijakan, laporan Anda dapat mencakup penjelasan tentang masalah yang dihadapi, saran Anda, penelitian yang membantu Anda sampai pada saran dan pertimbangan untuk implementasi.Anda tidak harus memasukkan bagian yang menyoroti keuangan Anda, tetapi harus tetap membahas biaya jika perubahan Anda akan melibatkan sejumlah pengeluaran untuk perusahaan atau lembaga. Nyatakan jumlah dolar Anda yang diproyeksikan dalam ringkasan dan sediakan satu atau dua kalimat untuk menjelaskan mengapa begitu penting bagi perusahaan untuk melakukan pengeluaran ini. Anda juga dapat membuat saran tentang dari mana dana itu berasal.
