Seringkali hemat biaya bagi pemberi kerja untuk meminta karyawan mengendarai mobil mereka sendiri saat bekerja, daripada berinvestasi dalam kendaraan milik perusahaan. Namun, ini membebankan biaya pada karyawan. Organisasi sering membayar penggantian mileage untuk menarik dan mempertahankan pekerja yang baik. Mengikuti pedoman Internal Revenue Service untuk mengganti biaya operasi kendaraan berdasarkan jarak tempuh, memberi majikan dan karyawan keuntungan pajak yang signifikan.
Dasar-dasar Penggantian Mileage
Setiap tahun, IRS menerbitkan tarif standar yang diperbarui untuk penggantian mileage yang dapat dikurangkan dari pajak. Tarif tersebut mencerminkan biaya rata-rata pengoperasian kendaraan bermotor seperti mobil, van, dan SUV. Misalnya, tarif standar untuk 2015 adalah 57,5 sen per mil. IRS menetapkan tingkat pada tingkat yang tidak hanya mencakup bensin, tetapi biaya operasi normal, termasuk asuransi, lisensi, dan pemeliharaan. Pengusaha dapat melacak pengeluaran kendaraan aktual tetapi umumnya tidak, karena menggunakan tarif standar membuat pencatatan tambahan tidak diperlukan. Tarif standar tidak mencakup barang-barang seperti parkir atau biaya tol. Pengusaha dapat mengganti biaya-biaya ini sebagai pengeluaran bisnis, tetapi mereka harus ditangani sebagai barang yang terpisah.
Perjalanan Bisnis yang Diizinkan
Pengusaha hanya dapat membayar penggantian jarak tempuh bebas pajak untuk mengemudi terkait pekerjaan. Ini berarti seorang karyawan tidak boleh melakukan tugas pribadi dan masih mengklaim perjalanan tersebut sebagai pengeluaran bisnis. Misalnya, perjalanan untuk bertemu dengan klien dapat dikurangkan, tetapi melakukan perjalanan sampingan untuk melakukan setoran bank pribadi tidak dapat dilakukan. Selain itu, mengemudi antara bekerja dan pulang ke rumah setiap hari bukanlah perjalanan yang dapat dikurangkan. Terkadang majikan membayar lebih dulu, terutama untuk perjalanan bisnis yang panjang. Ketika ini dilakukan, karyawan harus mengembalikan jumlah yang tidak digunakan.
Melacak Perjalanan Bisnis
Persyaratan dokumentasi penggantian biaya jarak tempuh IRS sederhana ketika tarif standar digunakan. Ini karena tarif standar mencakup semua biaya operasi normal, sehingga pemberi kerja tidak diharuskan untuk melacak biaya seperti gas dan perbaikan. Seorang karyawan harus memberikan catatan perjalanan terkait pekerjaan. Mereka biasanya menyimpan catatan jarak tempuh dan harus mengirimkannya untuk penggantian pada jadwal reguler. Setiap entri log harus menyertakan pembacaan odometer awal dan akhir. Entri juga harus memberikan deskripsi singkat tentang tujuan dan tujuan perjalanan.
Penggantian dan Pajak
Jika seorang majikan membayar lebih dari jumlah yang diizinkan, kelebihannya adalah kompensasi kena pajak dan harus seperti W-2 karyawan. Jika tidak, penggantian mileage adalah biaya bisnis yang dapat dikurangkan bagi pemberi kerja. Karyawan tidak memiliki kewajiban pajak untuk penggantian hingga tingkat standar, dan uang itu tidak dilaporkan sebagai kompensasi pada W-2. Ketika pengusaha memilih untuk membayar jumlah yang lebih kecil, karyawan dapat menghapuskan selisih pajak mereka.
