Komunikasi bisnis dengan kata-kata yang efektif bertujuan, profesional dan mudah dipahami. Mereka memungkinkan penerima untuk menerima pesan tanpa menebak maksud penulis, mentransposisi kata-kata yang salah tempat, atau menguraikan kalimat-kalimat yang dibangun dengan buruk. Pesan-pesan yang penuh kesalahan adalah penghalang bagi pembaca internal dan eksternal. Tata bahasa yang buruk sering dikaitkan dengan ketidaktahuan atau mengabaikan aturan yang ditetapkan, serta kemalasan atau kesibukan. Bisnis harus berusaha keras untuk menciptakan pesan yang dipoles dan dipoles yang mewakili komitmen mereka terhadap akurasi dan ketelitian.
Mengirim Pesan yang Benar
Pilihan kata yang efektif berarti perbedaan antara pemahaman yang jelas tentang pesan dan kebingungan. Kalimat yang membuat pembaca harus membaca ulang untuk kejelasan mungkin menandai akhir dari membaca aktif, yang kontraproduktif dengan tujuan penulisan bisnis. Menulis bisnis bukan tentang membuat pembaca kagum dengan kata-kata besar dan konstruksi kalimat yang rumit. Ini adalah tentang mendapatkan titik temu, menggunakan cara yang paling efisien. Memberikan langkah-langkah singkat dan dapat ditindaklanjuti ketika memberikan instruksi mengurangi frustrasi dan meningkatkan kepatuhan pembaca. Membiarkan pesan terbuka untuk ditafsirkan sering kali berarti masalah, karena pembaca dapat membuat aturan sendiri atau mengabaikan arahan yang membingungkan sama sekali.
Menetapkan Kredibilitas
Kesan pertama sangat berarti. Bayangkan menerima iklan untuk "Layanan Bimbingan Belajar Ketenangan Pikiran" yang berbunyi "Layanan Bimbingan Belajar Sepotong Pikiran." Mengizinkan dokumen pengoreksian yang tidak memadai untuk lolos dari inspeksi akhir memberi kesan negatif. Ini merusak peluang bagi bisnis untuk menampilkan perhatian dan keandalan mereka, membuatnya lebih mudah bagi pesaing perseptif untuk memanfaatkan kesalahan-kesalahan ini. Sementara kesalahan penggunaan seperti mengetik "prasmanan bufet" daripada "prasmanan pencuci mulut" dapat menghindari pemeriksa ejaan, mata manusia yang terlatih harus menangkap pelanggaran tata bahasa ini.
Komunikasi internal
Karyawan menginginkan transparansi dan keterbukaan dari majikan mereka. Mereka menginginkan informasi yang benar pertama kali. Mengirim email massal yang berisi kesalahan transposisi pada tanggal pelatihan atau mendistribusikan buku pegangan yang mengandung jargon menciptakan kekacauan. Itu juga membuang-buang waktu, karena mengoreksi kesalahan menghilangkan fungsi bisnis lainnya. Bahkan ketika kesalahan mudah diperbaiki, dampaknya masih nyata. Tata bahasa yang buruk dalam komunikasi bisnis internal dapat menurunkan moral dan motivasi karyawan untuk tetap berorientasi pada detail saat menyelesaikan tugas pekerjaan.
Komunikasi eksternal
Kualitas komunikasi bisnis eksternal membantu pelanggan membentuk tayangan tentang bisnis. Pelanggan lebih suka melakukan bisnis dengan organisasi profesional yang dikelola dengan baik. Iklan yang menarik secara visual atau surat yang diformat dengan baik kehilangan percikan ketika pelanggan menemukan kesalahan tata bahasa. Sementara sebagian besar pelanggan tidak akan membanjiri bisnis dengan panggilan telepon mengenai tata bahasa yang buruk dalam korespondensi, mereka akan mengingat pelanggaran. Beberapa bahkan mungkin membuat misi mereka untuk mengingatkan pelanggan lain untuk menghindari pelanggar.
