Selama berabad-abad, kontrak telah menjadi cara universal untuk membangun perjanjian yang mengikat secara hukum antara dua pihak. Manajemen kontrak melibatkan pengelolaan hubungan antar entitas, seperti pelanggan, mitra, pemasok, atau staf. Prosedur termasuk perincian tentang bagaimana melakukan negosiasi, implementasi, penghentian, dan kegiatan pembaruan.
Elemen Prosedur
Tujuan Anda dalam manajemen kontrak adalah untuk memaksimalkan laba dan meminimalkan risiko. Prosedur yang didefinisikan dengan jelas memfasilitasi koordinasi antara pihak-pihak yang terlibat. Kontrak komersial meliputi faktur, pesanan pembelian, dan perjanjian kemitraan. Menerapkan prosedur manajemen kontrak menggunakan sistem perangkat lunak komputer atau hanya didokumentasikan sebagai manual.
Prosedur Anda harus menentukan bagaimana persyaratan untuk produk atau layanan yang diberikan ditentukan. Ketaatan pada spesifikasi kontrak seringkali menjadi dasar untuk menentukan kualitas. Memvariasikan tuntutan bisnis menyebabkan perubahan pada kontrak, sebagaimana diizinkan oleh prosedur manajemen kontrak. Letakkan prosedur manajemen kontrak yang komprehensif sehingga jika tagihan yang dipersengketakan dan masalah kewajiban yang tidak terpenuhi muncul, mereka diselesaikan lebih cepat karena kontrak Anda kuat.
Pastikan Anda mengikuti undang-undang dan peraturan yang mengatur bahasa kontrak serta hak dan tanggung jawab mereka yang terlibat. Sementara dulu jabat tangan sederhana dianggap mengikat secara hukum, perusahaan modern sekarang mengandalkan serangkaian dokumen hukum untuk bertransaksi bisnis. Dokumentasikan cara menghasilkan empat jenis kontrak utama: harga tetap, biaya penggantian, sebagian didefinisikan, dan surat perjanjian. Prosedur untuk pengembangan dan manajemen kontrak untuk masing-masing jenis harus menunjukkan cara membuat daftar harga, menentukan ruang lingkup, menentukan jadwal pengiriman, menilai risiko untuk masing-masing pihak, dan menggambarkan setiap hubungan bisnis yang sedang berlangsung (jika relevan).
Bersiaplah untuk menangani skenario yang berbeda. Untuk kontrak harga tetap, prosedur tambahan harus menetapkan kondisi khusus seperti bagaimana menulis kontrak jika jumlah pasti bahan tidak diketahui atau aktivitas meluas dalam jangka waktu yang lama. Beberapa industri, seperti industri konstruksi, memasukkan insentif dalam kontrak untuk memotivasi efektivitas operasional. Prosedur yang terkait dengan kontrak yang dapat diganti biaya menentukan cara menentukan kondisi sehingga pembeli menanggung risiko keuangan dari penjual dengan menyetujui harga yang mencakup (biasanya) semua biaya ditambah biaya. Aturan untuk memonitor jenis kontrak ini (biasanya digunakan oleh agensi nirlaba atau mitra bisnis yang keuntungan finansialnya bukan tujuan utama) melibatkan pernyataan ekspektasi yang jelas. Tetapkan prosedur untuk kontrak dan surat perjanjian yang didefinisikan sebagian juga. Investasikan waktu dan upaya untuk mengembangkan prosedur komprehensif memastikan operasi perusahaan Anda berjalan dengan lancar.
