Ketika datang untuk mengelola acara-acara khusus, mungkin sulit untuk mengevaluasi keberhasilan karena hal-hal jarang berjalan sesuai rencana dan selalu ada ruang untuk perbaikan. Analisis kesenjangan membuat mengukur keberhasilan acara khusus menjadi lebih mudah. Analisis kesenjangan menciptakan serangkaian tujuan sebelum acara dan membandingkan tujuan ini dengan hasil aktual. Ini akan memungkinkan Anda untuk menilai seberapa sukses suatu acara dalam memenuhi tujuan-tujuan ini.
Tuliskan daftar tujuan yang ingin Anda capai sebelum acara khusus. Tujuan-tujuan ini harus dapat diukur. Contoh sasaran untuk acara khusus mungkin termasuk jumlah peserta, tingkat liputan media, pengeluaran atau peningkatan kesadaran merek. Apa pun tujuan yang Anda pilih, pastikan bahwa itu adalah apa yang Anda anggap penting untuk keberhasilan acara khusus. Sasaran harus spesifik; jika tujuan Anda adalah jumlah peserta, tuliskan nomor tertentu yang ingin Anda capai.
Tuliskan daftar pencapaian setelah acara. Hanya sertakan yang telah Anda tetapkan dalam sasaran Anda. Sekali lagi, Anda ingin menggunakan angka tertentu. Pastikan bahwa angka yang Anda gunakan sebanding dengan tujuan Anda. Misalnya, jika sasaran Anda adalah mendistribusikan 100 unit promosi di acara tersebut, pencapaian Anda harus diukur dalam satuan (bukan kasing, nilai pound atau dolar).
Hitung perbedaan antara sasaran dan pencapaian Anda. Ini adalah proses yang relatif mudah: Anda cukup mengambil angka yang Anda pilih untuk tujuan Anda dan angka yang Anda capai, lalu hitung selisih di antara keduanya. Jika Anda memiliki tujuan untuk menjual 3.000 tiket untuk acara khusus dan jumlah sebenarnya adalah 2.000, maka Anda memiliki selisih 1.000 tiket. Jika Anda menjual 3.000 atau lebih tiket, tidak ada celah.
Tulis laporan berdasarkan celah yang dicatat dalam acara tersebut. Ini akan membantu Anda melakukan perbaikan dalam cara Anda mengatur acara khusus di masa depan. Anda harus memasukkan semua celah, dengan kemungkinan penjelasan dan saran untuk perbaikan, serta semua prestasi di mana tidak ada kesenjangan, dengan penjelasan mengapa tujuan itu dicapai.
Sebarkan laporan ke semua pihak yang relevan, termasuk semua orang yang bekerja di acara khusus dan akan mengerjakan acara khusus serupa di masa mendatang. Ini akan memungkinkan mereka untuk memahami kesenjangan kinerja di acara sebelumnya dan akan memberi mereka saran tentang cara melakukan perbaikan di masa depan. Ini akan mengurangi kesenjangan kinerja di masa depan.
Kiat
-
Ingatlah untuk hanya menggunakan tujuan yang terukur. Jika Anda menggunakan tujuan yang kurang nyata, seperti peningkatan kesadaran merek, Anda harus memiliki indikator kinerja yang terukur, seperti peningkatan 20 persen keakraban merek di antara peserta acara.
Peringatan
Hanya gunakan data yang Anda tahu dapat diandalkan. Perkiraan atau dugaan tidak akan menghasilkan hasil yang bermanfaat dan dapat menyebabkan Anda membuat kesimpulan yang salah.
