Email adalah bagian penting dari banyak pekerjaan dan bisnis. Komunikasi email bisnis membuat kesan hampir sama pentingnya dengan komunikasi tatap muka, dan dapat bertahan lebih lama. Email bisnis harus selalu mencerminkan profesionalisme dan memiliki tujuan bisnis. Sangat mudah untuk jatuh ke dalam kebiasaan surel yang buruk, sehingga kewaspadaan dan kewaspadaan yang konstan mengenai bertele-tele email diperlukan dan vital bagi citra bisnis profesional.
Bidang Subjek
Bidang subjek sama pentingnya dengan isi surel. Ini adalah profesional menuju pesan email Anda dan membutuhkan kata-kata yang mencerminkan itu. Gunakan tata bahasa yang tepat di bidang subjek tanpa kesalahan ejaan, dan gunakan huruf besar dan kecil yang sesuai. Sampaikan tujuan email Anda dalam frasa singkat dan ringkas. "Tentang Proyek Winfield," "Kembali kepada Anda Tentang Akun Anda," "Pertanyaan Waktu dan Kehadiran Perangkat Lunak" adalah contoh baris subjek seperti bisnis untuk pesan email. Jangan pernah menggunakan bahasa gaul, kotor, atau bahkan frasa santai seperti "Hai," "Bagaimana?" Atau "Pertanyaan."
Salam dan Sign-off
Gunakan salam dan penandatanganan profesional untuk menjaga komunikasi elektronik Anda konsisten dengan citra bisnis profesional yang ingin Anda sampaikan melalui email. Bahkan jika Anda mengirim email untuk kontak bisnis yang sudah lama dan akrab dengan Anda yang sering berkorespondensi, tetap salam dan tanda tangan Anda profesional dan sopan. Untuk kontak baru dan asing, gunakan "Dear Mr. Smith" dan "Salam" untuk salam dan sign-off. Untuk kontak yang lebih akrab, "Dear Amy" dan "Saya menghargainya!" Lebih informal namun tetap profesional.
Memformat, Lampiran, dan File Tanda Tangan
Memformat dalam email bisnis tidak perlu dan dapat menyebabkan email terperangkap dalam filter spam. Gunakan lampiran dengan hati-hati dan hanya dengan pengetahuan dan persetujuan penerima sebelumnya, terutama lampiran besar. File tanda tangan harus sesingkat mungkin.
Bahasa dan Nada
Bahasa dan nada komunikasi email harus sama profesionalnya dengan komunikasi tertulis lainnya. Gunakan sopan santun, tata bahasa yang baik, ejaan, kosa kata dan tanda baca. Gunakan bahasa bisnis yang umum, tidak ada slang, kata-kata kotor atau frase kasual. Penting untuk menggunakan nada yang ramah dan bersahabat dalam email. Jangan menulis email saat marah, kesal, atau frustrasi. Muncul dalam nada bahkan jika tidak diinginkan. Berhati-hatilah dengan kata-kata email seperti halnya dengan percakapan telepon dan tatap muka dengan rekan bisnis.
Kirim Email, Jangan
Jangan menulis tiga paragraf ketika beberapa kalimat sudah cukup. Jangan gunakan email untuk berteriak-teriak marah atau jengkel atau mendisiplinkan siapa pun. Jangan mengirim email dengan terburu-buru - luangkan waktu untuk membaca ulang, periksa ejaan dan verifikasi alamat penerima sebelum mengirim. Jangan menyalahgunakan salinan karbon dan blind copy karbon pada email. Jangan gunakan email di tempat kerja untuk tujuan tidak bekerja.
