Setiap pilihan yang dibuat ketika menjalankan bisnis dapat berdampak pada bottom line, tetapi kadang-kadang perubahan dipaksakan pada bisnis, dan keputusan menjadi tentang mencoba membuat yang terbaik dari situasi yang buruk. Dalam hal ini, pemilik bisnis pragmatis meneliti untuk melihat konsekuensi apa yang dapat berkembang dan bagaimana reaksi yang berbeda dapat mengubah hasil. Untuk melakukan ini, mereka menggunakan analisis dampak.
Apa itu Analisis Dampak?
Analisis dampak adalah pepatah "lihat sebelum Anda melompat," "bagaimana jika" yang menghentikan langkah bodoh yang bisa datang dari reaksi spontan untuk berubah.
Jika beberapa aspek bisnis Anda terganggu, apa konsekuensinya? Bagaimana pengaruhnya terhadap tim Anda, anggaran Anda, laba Anda, kerugian Anda, dan masa depan Anda? Analisis dampak adalah cara formal untuk mengumpulkan data dan anggapan untuk mendukung pro dan kontra dalam setiap perubahan atau gangguan pada bisnis Anda. Analisis dampak yang baik akan membantu Anda mengidentifikasi strategi pemulihan, metode pencegahan, atau cara mitigasi dampak terhadap bisnis.
Gangguan dapat datang dalam berbagai bentuk - mulai dari banjir setelah badai hingga sesuatu yang lebih sederhana, seperti toko penutupan pemasok yang tepercaya. Apakah gangguan itu besar atau kecil, semuanya memiliki dampak. Namun secara tradisional, analisis dampak telah dianggap sebagai "manajemen kelangsungan bisnis," langkah yang harus dilakukan dalam pemulihan bencana, di mana dampak yang lebih signifikan dirasakan.
Mengapa Anda Perlu Melakukan Penilaian Dampak Bisnis
Analisis dampak biasanya diselesaikan ketika ada dampak negatif atau kesulitan yang harus dihadapi, dan resolusi ditemukan, sering dalam kasus bencana atau dampak lainnya yang tiba-tiba dan tidak terduga. Memulihkan diri dari masalah seperti itu seringkali dapat diselesaikan dengan beberapa cara, tetapi jika konsekuensinya tidak diketahui, mungkin tidak ada landasan yang baik untuk membuat resolusi. Analisis ini dimaksudkan untuk mengubah peluang dengan memberikan pemahaman keseluruhan yang lebih baik sebelum mengambil tindakan.
Seringkali, perubahan tak terduga dipaksakan pada bisnis, yang berarti belum ada persiapan untuk itu. Mungkin hukum sipil berubah terkait jam kerja atau zonasi lalu lintas. Mungkin perubahan lokasi diperlukan setelah peningkatan sewa yang tak terduga dan dramatis atau bencana saluran air besar yang terjadi. Mungkin rantai pasokan telah terganggu.
Dalam semua kejadian ini, analisis dampak dapat membantu manajemen memahami biaya sebenarnya dari situasi mereka dan bagaimana untuk bergerak maju.
Sangat bagus bahwa analisis dampak membantu dalam situasi ini, tetapi merupakan alat yang sangat berguna sehingga tidak boleh diturunkan hanya digunakan dalam keadaan darurat. Kapan pun perubahan besar terjadi di depan bisnis, analisis dampak dapat membantu memberikan kejelasan sebelum membuat keputusan yang berdampak.
Pada akhirnya, mengapa Anda memerlukan penilaian dampak bisnis sampai pada kenyataan bahwa dampak jarang dirasakan hanya pada intinya. Mereka memengaruhi merek, kepercayaan, loyalitas, reputasi, dan aspek lain yang tidak hitam dan putih, yang dapat memiliki konsekuensi jangka panjang.
Apa yang Harus Diperhatikan dalam Analisis Dampak
Penilaian dampak akan lebih mudah jika hanya tentang uang, tetapi ada banyak hal yang mendorong perubahan dan pemulihan bencana dengan perusahaan Anda.
Meskipun analisis dampak bisnis harus agak komprehensif, penting untuk tidak berlebihan dan membuat banyak kategori penilaian. Terlalu banyak data yang tersebar terlalu tipis dapat membuat air menjadi keruh.
Alih-alih, ambil ikhtisar yang membagi dampak antara efek "kuantitatif" dan "kualitatif". Kuantitatif adalah segala sesuatu yang memengaruhi untung dan rugi dari perspektif money in / money out. Jadi ini termasuk kehilangan pendapatan, kenaikan biaya operasi dan hukuman, denda atau sanksi yang diderita sebagai konsekuensi dari dampaknya. Penilaian kualitatif lebih tentang sisanya - bagaimana hal itu mempengaruhi pelanggan, bagaimana hal itu mengubah sentimen untuk merek, setiap kerusakan atau kredit pada reputasi perusahaan dan bahkan apakah faktur dapat dibayarkan segera untuk mempertahankan reputasi baik dengan pemasok.
Akan ada kategori yang jelas bahwa hampir semua penilaian dampak harus mencakup, seperti kenaikan biaya operasi, kehilangan pendapatan dan kerusakan merek atau reputasi. Tetapi bidang lain yang dipelajari harus mencerminkan misi inti perusahaan.
Sebagai contoh, misalkan kantor dokter yang mengalami banjir. Mungkin kantor bisa tetap terbuka meskipun ada kerusakan, tetapi jika itu akan menyebabkan polusi partikulat di udara atau membahayakan panas atau kenyamanan ruang tunggu, maka penting untuk mempertimbangkan keselamatan dan keamanan bagi para pasien. Itu juga berdampak. Tetapi menutup terlalu lama dan menunda layanan bisa berbahaya bagi beberapa klien - namun faktor ini akan berubah dampak selama, katakanlah, bulan-bulan musim panas ketika banyak pasien berlibur dibandingkan pada bulan November ketika semua orang kembali bekerja dan sekolah sebagai musim flu kemarahan.
Parameter analisis dampak sangat bervariasi tergantung pada jenis bisnis yang terlibat, jadi penting bagi Anda untuk memahami faktor eksternal apa yang dapat dan benar mempengaruhi bagaimana bisnis spesifik Anda berkembang atau gagal. Mengetahui hal ini, pilih tiga atau empat kategori untuk setiap penilaian dampak kuantitatif dan kualitatif dan buatlah catatan terperinci yang sesuai. Dengan demikian, pastikan Anda menggunakan data saat ini atau baru-baru ini dan berkolaborasi dengan manajer atau staf lain untuk pengamatan atau wawasan mereka, karena masukan mereka mungkin berharga untuk strategi Anda.
Tiga Kategori Dampak Utama
Jika Anda mengalami dampak bisnis, kemungkinan besar akan berasal dari salah satu dari tiga kategori:
- Salah satunya adalah kerugian yang mempengaruhi bangunan atau toko, yang mungkin disebabkan oleh kebakaran, bencana, kerusakan air dan situasi lain yang menyebabkan kerusakan yang cukup untuk gangguan bisnis.
- Dua adalah gangguan data dan teknologi di mana Anda kehilangan sistem komputer, atau Anda mengalami gangguan besar dalam teknologi atau mesin yang membantu Anda melakukan bisnis sehari-hari.
- Tiga adalah hilangnya staf dan sumber daya lain yang dapat disebabkan oleh, katakanlah, penyakit yang meluas atau efek dari pemogokan transit yang sedang berlangsung.
Melakukan Penilaian Dampak Tidak Muncul
Terkadang, melakukan analisis dampak setelah bencana seperti mempelajari cara berenang setelah jatuh dari kapal - itu tidak ideal.
Menjalankan penilaian dampak sebelum bencana terjadi adalah seperti mengemudi yang aman, di mana Anda harus selalu waspada dengan apa yang dilakukan oleh pengemudi dua mobil di depan Anda, bukan hanya yang ada di depan Anda. Itu mempersiapkan Anda, jadi Anda siap untuk bertindak jika terjadi sesuatu.
Memahami hal-hal seperti biaya dan dampak untuk gangguan yang mungkin terjadi, seperti banjir dan pergolakan rantai pasokan, memungkinkan Anda untuk membuat rencana darurat sehingga Anda dapat terbang dalam tindakan alih-alih mencari tahu di mana Anda berdiri. Untuk perusahaan besar, analisis dampak preemptive dapat menghemat hari jika segala sesuatunya berjalan menyamping. Contoh-contoh seperti banjir, badai es, dan masalah-masalah pemasok semuanya dapat direncanakan sebelumnya, dan analisis dampak dapat membantu.
Seringkali, dampak terjadi dengan beberapa peringatan. Mungkin pemasok telah membiarkan bahwa mereka mungkin tidak dapat memberi Anda merek produk tertentu atau jenis layanan yang menjadi tanggungan Anda. Dengan menjalankan penilaian dampak bisnis, Anda mungkin dapat memastikan tindakan apa yang ideal jika perubahan ini terjadi. Mungkin Anda menyadari bahwa Anda tidak dapat menerima perubahan tersebut, sehingga Anda dapat mencari penyedia baru dan mungkin bernegosiasi dengan mereka. Mungkin Anda mengetahui pemasok tepercaya Anda sedang mencari alternatif, sehingga Anda dapat menilai untuk melihat apakah ini akan bekerja untuk Anda dan pelanggan Anda.
Menavigasi Penilaian Dampak Darurat
Dampak adalah ancaman bagi bisnis Anda dan memiliki rencana kesiapan ancaman adalah bagian dari menjadi pemilik bisnis yang cerdas. Tetapi bagaimana jika itu yang mereka sebut "acara angsa hitam" - sesuatu yang tidak dapat Anda ramalkan, yang sama sekali tidak dapat diprediksi dan tak terduga? Bagaimana Anda mengambil bagian dan memahami apa yang sebenarnya dipertaruhkan?
Di luar peristiwa angsa hitam, opsi lainnya adalah Anda menghadapi krisis yang diketahui dan dipersiapkan, atau itu adalah sesuatu yang diketahui tetapi tidak siap.
Apa pun masalahnya, Anda harus bertindak. Anda akan membutuhkan orang-orang yang berpikiran mantap di pucuk pimpinan sehingga Anda dapat mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Semua situasi ini berarti bahwa waktu sangat penting, dan tindakan diperlukan untuk menahan hilangnya pendapatan dan mencegah gangguan bisnis lebih lama dari yang dibutuhkan. Dengan memiliki sistem untuk mencadangkan data di luar lokasi untuk menjaga akses ke hal-hal seperti pemasok, staf, dan kontak lain yang Anda perlukan selama pemulihan dampak, Anda mungkin bangun dan berjalan jauh lebih cepat.
Dalam situasi yang mengerikan, ketahui beberapa ahli melakukan ini untuk mencari nafkah. Menghubungi perusahaan manajemen krisis bisnis dapat membantu Anda melewati guncangan awal dan merumuskan rencana tindakan yang lebih cepat untuk melakukan triase. Mungkin mahal, tetapi Anda harus mempertimbangkannya terhadap biaya tambahan yang mungkin diderita jika Anda pergi mencoba mencari tahu dari mana harus memulai sendiri.
Analisis Dampak: Studi Kasus
Berikut adalah contoh situasi yang tidak muncul yang diuntungkan dari melakukan analisis dampak sebelum bereaksi terhadap berita buruk.
Bayangkan Anda menjalankan kedai kopi di sudut yang sibuk. Berita turun bahwa otoritas transit regional telah menyetujui jalur bus baru untuk berjalan paralel ke depan toko Anda. Rencana pembangunan di atas tanah menyatakan pekerjaan mungkin sedang berlangsung dalam berbagai tingkat selama dua tahun. Ini berarti akan ada penghalang logam di kedua sisi jalan untuk sebagian besar waktu itu, menghalangi lalu lintas lintas-jalan lebih dari satu mil. Di sana-sini, pejalan kaki akan dapat menyeberang, tetapi tidak mobil; tetapi bahkan pejalan kaki pun akan berjuang. Seluruh area diperkirakan akan mengalami kerugian bisnis, dan banyak rekan bisnis Anda berpikir untuk pindah.
Jadi dilema adalah, apakah Anda tinggal, atau apakah Anda pergi? Jika Anda tinggal, dalam dua tahun Anda akan memiliki etalase toko utama dengan kemungkinan bisnis yang lebih banyak daripada yang pernah Anda miliki sebelumnya, karena itu akan menjadi pusat transit. Perhentian akan tiba di sana, dan supermarket tujuan baru akan menyelesaikan pembangunan di seberang jalan. Tetapi sementara itu, Anda akan menghadapi kerugian dramatis dalam bisnis. Tidak ada lagi pengemudi yang berhenti untuk minum kopi dan sangat sedikit orang dari luar penghalang. Sejauh mana bisnis Anda akan menderita?
Di sisi lain, bergerak akan mahal. Anda perlu melakukan analisis lokasi, mendapatkan izin dan bahkan kartu nama dan kop surat baru. Anda akan kehilangan pelanggan jangka panjang yang mengandalkan Anda karena kenyamanan atau kebiasaan. Anda perlu memasarkan di lingkungan baru. Akan ada biaya pembangunan. Di sisi lain, tinggal di tempat Anda berarti menjaga penduduk lokal yang tidak ramah - pelanggan inti Anda - dan kemungkinan mendapatkan perlindungan dari mereka yang bekerja di jalur bus. Ketika pekerjaan meningkat, dan bisnis melambat di musim panas, Anda dapat memperbarui toko, karena bisnis bagaimanapun juga akan merugi, dan dalam dua tahun, Anda akan memiliki pandangan segar tepat pada waktunya untuk pelanggan baru.
Di sini, analisis dampak memberi Anda ide yang kuat tentang apa yang Anda kehilangan versus apa yang Anda peroleh dari kedua skenario. Mungkin Anda memutuskan keuntungan dari pindah tidak melebihi biaya untuk melakukannya dan tetap masuk akal. Sekarang Anda dapat membentuk strategi. Bernegosiasi dengan pemilik untuk diskon sewa untuk tidak pergi selama konstruksi, ditambah semen banyak pada sewa jangka panjang untuk kehidupan jalur pasca-bus. Mungkin mengurangi jam kerja, memotong staf dan menyesuaikan anggaran. Dengan toko yang tidak terlalu sibuk, ini akan menjadi waktu yang tepat untuk melakukan lebih banyak penjangkauan masyarakat atau memulai malam mikrofon terbuka yang selalu Anda pikirkan, memungkinkan Anda menanam benih untuk bisnis yang lebih beragam ketika konstruksi berakhir.
Analisis Dampak Adalah Manajemen Cerdas
Sementara analisis dampak awalnya mungkin lahir dari pemulihan bencana, kenyataannya adalah bahwa hal itu juga dapat digunakan untuk mencegah keputusan bencana. Akankah perubahan yang Anda lakukan hanya menghasilkan sedikit keuntungan sambil mengeluarkan biaya untuk penerapan? Akankah merek dan reputasi Anda menderita, menangkal penghematan finansial yang mengatakan perubahan mungkin terjadi?
Dengan mengambil kesempatan untuk lebih hati-hati mempertimbangkan konsekuensi dan imbalan dari melakukan perubahan dalam bisnis Anda, atau menggunakan analisis untuk mengurangi dampak yang tidak diinginkan, Anda dapat menemukan manfaat yang tidak terduga - atau menghindari memperparah situasi yang sudah tidak menguntungkan. Apa pun itu, analisis dampak hanyalah senjata pintar lain dalam gudang pemilik atau manajer bisnis yang dipersiapkan dengan baik.
