Mengorganisir kantor hukum adalah cara yang bagus untuk paralegal, sekretaris hukum dan asisten hukum untuk mendukung pengacara. Di kantor hukum kecil, pengacara bahkan mungkin harus mengatur diri mereka sendiri. Sebagian besar kantor hukum memiliki sistem pengarsipan terpusat, dan file kasus diperiksa ke pengacara hanya bila diperlukan untuk kasus kerja. Karena pengacara menghabiskan waktu untuk bertemu klien, menghadiri sidang, mengambil setoran, dan melakukan pekerjaan kasus lainnya, mereka bergantung pada organisasi kantor untuk menemukan dokumen ketika diperlukan.
Kasus Prospektif
Setiap pengacara di kantor hukum membutuhkan sistem untuk melacak informasi terkait dengan kasus prospektif.Jim Wirken, pengacara persidangan sipil dan ketua dewan Kelompok Hukum Wirken di Kansas City, merekomendasikan menggunakan formulir yang disebut Prospective New Matter Report. Formulir standar ini membantu pengacara melacak informasi calon klien, membuat catatan tentang percakapan mengenai masalah tersebut dan mencatat waktu yang dihabiskan untuk berkonsultasi tentang masalah tersebut. Jika file kasus dibuka kemudian, pengacara atau orang yang mendukung dapat menggunakan formulir ini untuk membuat file kertas dan file baru dalam sistem database manajemen kasus.
Organisasi File
Organisasi file adalah kunci untuk mengatur kantor hukum. Proses ini penting untuk mengatur file kasus dan untuk mengatur catatan akuntansi. Organisasi file juga membantu kantor hukum mengekang persepsi klien tentang malpraktek dan memfasilitasi retensi klien. Untuk file kertas, kantor hukum harus mengembangkan sistem untuk mengatur setiap folder file. Misalnya, di setiap bagian file, jenis dokumen yang sama harus ditempatkan setiap waktu. Di setiap bagian, dokumen mungkin perlu tab berwarna (dengan angka atau tanggal) untuk menunjukkan di mana setiap dokumen dimulai dan berakhir. Makalah harus diajukan dalam urutan kronologis, baik dengan dokumen terbaru di atas atau di belakang setiap bagian.
Firma hukum dapat mengembangkan panduan folder file dan menyediakannya untuk semua karyawan. Panitera pengarsipan baru mungkin perlu pelatihan untuk memahami panduan file. Pengacara dan staf pendukung hukum harus mengandalkan staf pengarsipan profesional untuk sebagian besar tugas pengarsipan.
Penyimpanan Data Elektronik
Organisasi juga dapat menggunakan sistem basis data manajemen kasus untuk melacak informasi kasus dan akuntansi. Beberapa sistem manajemen basis data mencakup kemampuan untuk melampirkan faks, dokumen elektronik, dan dokumen yang dipindai ke file kasus dalam basis data elektronik. Beberapa sistem basis data sangat berguna untuk tugas-tugas non-rutin, seperti memeriksa apakah seorang pengacara memiliki konflik kepentingan dalam mewakili klien (yang dapat menyebabkan pelanggaran etika).
Karyawan dan pengacara harus menerima pelatihan tentang cara menggunakan sistem manajemen basis data ini untuk menyimpan informasi secara elektronik. Kantor hukum mungkin ingin membatasi profil pengguna yang dapat menyisipkan atau menghapus catatan untuk mencegah kehilangan informasi klien yang penting.
