Terlepas dari industri di mana Anda berada atau jenis pekerjaan yang Anda lakukan, tidak dapat dihindari bahwa pada titik tertentu Anda harus berpartisipasi dalam pertemuan bisnis. Beberapa tempat kerja, terutama yang berada di lingkungan kantor, mengadakan beberapa pertemuan sehari, sementara yang lain hanya mengadakannya sekali setiap beberapa minggu. Terlepas dari itu, penting untuk mengetahui jenis topik apa yang dibahas dalam rapat di tempat kerja Anda, bagaimana rapat yang efektif harus dilakukan dan aturan etiket apa yang harus diikuti selama rapat. Jika Anda bertanggung jawab menjalankan rapat, Anda mungkin diharuskan untuk membuat pembuka percakapan untuk para hadirin atau untuk membuat catatan, atau notulen, pada pertemuan tersebut.
Apa itu Pertemuan Bisnis?
Intinya, pertemuan bisnis adalah pertemuan dua orang atau lebih untuk membahas ide, sasaran, dan tujuan yang menyangkut tempat kerja. Pertemuan bisnis dapat dilakukan secara langsung di kantor atau di lokasi yang berbeda, atau bahkan melalui telepon dan melalui konferensi video. Rapat berlangsung dengan karyawan, manajer, eksekutif, klien, prospek, pemasok dan mitra, dan siapa pun yang terkait dengan organisasi. Dalam kebanyakan kasus, pertemuan perlu dilakukan ketika masalah yang dihadapi adalah sesuatu yang tidak dapat dikomunikasikan dengan baik melalui telepon atau melalui email, dan memerlukan interaksi tatap muka dengan satu atau lebih orang.
Tujuan pertemuan bisnis sering kali untuk membuat keputusan penting mengenai organisasi. Baik itu memutuskan masalah departemen, seperti bagaimana menumbuhkan anggaran pemasaran, atau masalah organisasi yang lebih besar, seperti berapa banyak orang yang diberhentikan selama masa transisi, rapat membantu menyampaikan ide dengan jelas. Saat berbicara langsung dengan para pemangku kepentingan penting, lebih mudah untuk menyampaikan informasi penting secara efektif untuk mencapai keputusan yang dipermasalahkan.
Tujuan umum lainnya untuk rapat termasuk membuat pengumuman penting. Ini bisa tentang perubahan organisasi, rencana operasional atau perubahan arah perusahaan. Seringkali, pertemuan diadakan ketika eksekutif senior bergabung atau meninggalkan tim atau ketika perusahaan sedang merayakan tonggak atau kesuksesan besar. Pertemuan semacam ini dapat bekerja untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dan keharmonisan organisasi.
Pertemuan bisnis juga membantu menyelesaikan konflik dan menyelesaikan masalah yang rumit. Konflik dapat menjadi kejadian umum di tempat kerja, dengan banyak kepribadian yang berbeda bekerja bersama dalam sebuah tim. Sementara beberapa konflik itu sehat dan dapat mendorong pertumbuhan, konflik itu juga tidak diinginkan dan membutuhkan penyelesaian cepat. Mengadakan pertemuan dapat membantu pihak-pihak yang tidak setuju untuk mencapai kesepahaman. Masalah yang lebih besar yang melibatkan banyak pemangku kepentingan memiliki peluang yang lebih baik untuk diselesaikan dalam pertemuan bisnis ketika orang-orang penting tersebut berada di satu tempat dan bekerja menuju tujuan yang sama.
Meninjau kemajuan perusahaan atau proyek juga merupakan tujuan umum dari pertemuan bisnis. Di sini, organisasi melacak bagaimana tim melakukan pada proyek tertentu atau bagaimana perusahaan berjalan secara keseluruhan terhadap target pendapatan yang direncanakan. Dengan sering mengadakan rapat check-in, organisasi memastikan bahwa semua pihak yang relevan mengetahui status kiriman penting.
Cara Menjalankan Rapat Bisnis yang Efektif
Sementara pertemuan bisnis membantu organisasi untuk membuat keputusan dan menyelesaikan masalah yang kompleks, mereka terkadang bisa menjadi penggunaan waktu yang tidak efektif jika tidak berjalan dengan baik. Ketika orang-orang datang ke pertemuan tanpa persiapan, tidak memperhatikan dan tidak menindaklanjuti item tindakan, itu dapat dilihat sebagai buang-buang waktu. Untuk memastikan bahwa waktu digunakan secara efektif, baik penyelenggara maupun peserta rapat bisnis perlu dilibatkan secara aktif. Jika Anda mengatur rapat, siapkan agenda rapat, uraikan dengan tepat apa yang akan dibahas. Jika ada barang yang harus disiapkan peserta, pastikan untuk memberi mereka cukup waktu untuk melakukannya. Beberapa pertemuan diadakan secara rutin, seperti titik sentuh tim mingguan. Untuk rapat semacam ini, buat templat untuk agenda dan isi item unik setiap minggu.
Tinjau daftar peserta dengan hati-hati dan undang hanya para pemangku kepentingan kunci ke pertemuan. Jika seseorang yang perlu menghadiri pertemuan tidak dapat hadir, Anda mungkin perlu menjadwal ulang untuk mengakomodasi mereka. Jika tidak, menjalankan pertemuan dengan pemangku kepentingan yang hilang yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dapat ternyata tidak efektif.
Waktu sangat berharga, dan penting untuk menghargai bahwa orang-orang yang menghadiri pertemuan Anda meluangkan waktu untuk melakukannya. Sebagai hasilnya, sangat penting untuk memastikan pertemuan dimulai dan berakhir tepat waktu. Saat menyiapkan agenda, putuskan berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan untuk setiap item dan jalankan rapat setiap saat. Jika Anda merasa bahwa pertemuan itu tidak sesuai rencana, kuasai dengan meminta orang untuk tetap berpegang pada topik dalam agenda. Jika masalah penting lainnya muncul, buatlah tabel untuk diskusi lebih lanjut di poin lain.
Untuk memastikan bahwa tidak ada item penting yang muncul dalam rapat Anda terlewatkan, catat, juga disebut risalah. Anda bisa menulis atau mengetiknya sendiri selama rapat atau menugaskan orang lain dalam rapat untuk mengambil catatan untuk Anda. Dengan cara ini Anda akan dapat berkonsentrasi pada diskusi. Setelah pertemuan, pastikan untuk meninjau catatan, menambahkan item yang hilang dan mengirimkannya ke pemangku kepentingan yang penting. Memiliki catatan tertulis tentang apa yang dibahas dalam pertemuan dapat membantu jika masalah muncul di masa depan.
Setelah pertemuan bisnis selesai, pastikan untuk menindaklanjuti setiap tindakan yang telah diputuskan. Anda mungkin perlu mengirim pengingat kepada kolega Anda atau menyentuh basis dengan mereka untuk memastikan mereka menyelesaikan tugas mereka.Jika ada masalah luar biasa yang tidak diselesaikan pada tenggat waktu, Anda mungkin perlu melakukan diskusi tambahan dengan orang itu.
Penghancur Pertemuan Bisnis
Beberapa pertemuan bisnis, terutama yang para peserta tidak kenal satu sama lain, membutuhkan pemecah kebekuan. Pertanyaan yang menyenangkan atau kegiatan membangun tim yang singkat dapat membantu meredakan ketegangan dan membuat semua orang berada di medan yang seimbang. Salah satu cara termudah untuk memecahkan kebekuan di rapat adalah dengan mengajukan pertanyaan yang mengungkapkan kekhasan unik atau menarik tentang setiap orang. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan semacam ini membantu orang berhubungan satu sama lain. Beberapa contoh termasuk:
- Jika Anda adalah binatang, yang mana Anda akan menjadi dan mengapa?
- Di mana tempat paling menarik yang pernah Anda kunjungi?
- Jika Anda bisa bertemu dengan tokoh sejarah, siapa itu dan mengapa?
Pertanyaan Icebreaker tidak harus berurusan dengan topik pertemuan. Mereka dirancang untuk membuat orang berbicara dan mendengarkan satu sama lain. Pemecah masalah pertemuan besar lainnya melibatkan setiap peserta yang mengatakan dua kebenaran dan kebohongan, dan peserta yang hadir harus menebak item mana yang merupakan kebohongan. Ini adalah cara yang bagus untuk mengenal orang-orang di pertemuan itu. Icebreakers juga bisa datang dalam bentuk kegiatan kelompok. Misalnya, mintalah orang-orang di pertemuan itu untuk menemukan seseorang di pertemuan yang memiliki kesamaan kesamaan dengan mereka, seperti hewan peliharaan atau merek mobil. Ini memaksa orang untuk meninggalkan kursi mereka dan berbicara dengan orang lain yang pada umumnya mereka tidak berbicara.
Beberapa kegiatan pembuka percakapan melibatkan sedikit persiapan di pihak penyelenggara rapat. Satu kegiatan termasuk menulis nama selebriti di selembar kertas kecil dan menempelkan nama di belakang setiap peserta. Dalam permainan ini, setiap peserta harus bertanya ya atau tidak tentang orang yang namanya ada di belakang mereka, mencoba menebak siapa itu.
Etiket Pertemuan Bisnis
Sementara budaya organisasi Anda akan menginformasikan bagaimana Anda harus berperilaku di pertemuan bisnis, ada beberapa aspek etiket pertemuan yang bersifat universal. Salah satu cara terbaik untuk menghadiri pertemuan adalah bersiap. Ini berarti mengetahui apa yang ada dalam agenda dan telah melakukan persiapan atau penelitian untuk mengikuti item yang Anda bertanggung jawab. Misalnya, jika item agenda melibatkan mendiskusikan rencana pemasaran yang sedang Anda kerjakan, penting untuk pergi ke rapat dengan catatan rencana di tangan, siap membahasnya secara rinci. Juga penting untuk datang tepat waktu.
Berfokus pada rapat alih-alih ponsel cerdas atau laptop Anda adalah cara lain untuk menunjukkan profesionalisme Anda, jadi matikan ponsel Anda dan tutup laptop Anda selama rapat. Jika Anda perlu mengakses file apa pun di laptop Anda untuk rapat, pastikan untuk mematikan email Anda sehingga Anda tidak terganggu oleh pesan yang masuk. Ingatlah bahwa rapat tersebut membutuhkan perhatian Anda dan membaginya antara ponsel atau laptop Anda tidak akan menghasilkan diskusi yang efektif.
Menjadi pendengar yang baik dan peserta aktif adalah aspek sentral dari menghadiri pertemuan bisnis. Pastikan untuk mengikuti apa yang orang katakan, ajukan pertanyaan ketika Anda tidak yakin akan sesuatu dan berikan jawaban atau wawasan tentang hal-hal yang menjadi tanggung jawab Anda. Bahasa tubuh Anda juga merupakan bagian dari menjadi peserta aktif; ini berarti duduk tegak bukannya bungkuk di kursi Anda dan melakukan kontak mata dengan orang-orang yang Anda ajak bicara.
Bergantung pada jenis pertemuan yang Anda hadiri, Anda mungkin ingin mengirim catatan terima kasih kepada penyelenggara rapat atau orang-orang yang Anda temui. Ini mungkin tepat jika Anda bertemu dengan klien atau prospek penting. Anda dapat berterima kasih kepada mereka atas waktu mereka dan mengulangi beberapa hal penting yang Anda diskusikan dalam pertemuan untuk menunjukkan antusiasme Anda.
Templat Risalah Rapat Bisnis
Saat Anda ditugaskan merekam berita acara rapat, itu bisa terasa seperti pekerjaan yang membuat stres. Beberapa tips dapat membantu Anda mencatat semua poin penting dalam rapat tanpa melewatkan apa pun. Penting untuk memahami tujuan menit. Catatan yang diambil selama rapat dimaksudkan untuk menjadi catatan tertulis tentang apa yang terjadi di sana. Catatan-catatan ini dapat membantu para peserta untuk mengingat apa yang dikatakan atau mereka dapat memberikan rincian pertemuan bagi mereka yang tidak dapat hadir. Sebagai hasilnya, penting untuk mencatat semua item kunci yang dibahas selama pertemuan, termasuk keputusan yang dibuat, tugas atau langkah selanjutnya yang direncanakan dan resolusi yang dicapai.
Sebelum menghadiri rapat, tulis templat sederhana yang dapat Anda isi saat mencatat. Dapatkan salinan agenda untuk pertemuan tersebut dan gunakan sebagai panduan. Di bagian atas agenda, tambahkan ruang untuk mencatat nama semua peserta rapat. Jika ada pemangku kepentingan utama yang hilang, Anda akan ingin mencatatnya juga jika Anda perlu menindaklanjutinya dengan mereka nanti. Bergantung pada jenis pertemuan dan topik yang akan dibahas, ada sejumlah item yang dapat Anda tambahkan ke templat menit:
- Tanggal dan waktu rapat.
- Tanggal dan waktu pertemuan berikutnya, jika ada yang dijadwalkan.
- Nama peserta dan nama pemangku kepentingan kunci yang hilang.
- Keputusan yang dibuat atau opsi yang dibahas untuk setiap item agenda.
- Langkah selanjutnya untuk setiap item agenda.
- Agenda item yang tidak dibahas pada rapat, tetapi akan dibawa ke pertemuan berikutnya.
- Bisnis baru apa pun yang tidak disebutkan dalam agenda asli.
- Tugas atau item tindakan dan individu yang ditugaskan, termasuk tanggal jatuh tempo jika ditentukan.
Dengan mengembangkan templat untuk risalah rapat, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk mencatat takeaways penting dan menindaklanjuti bisnis yang diperlukan setelah pertemuan.
