Manual prosedur memberikan instruksi dan arahan untuk operasi sehari-hari suatu usaha bisnis. Manual prosedur sangat penting untuk memastikan konsistensi dan kualitas dalam produk dan layanan. Setiap kepentingan bisnis dari pengusaha tunggal hingga perusahaan kecil atau perusahaan besar harus memiliki manual prosedur untuk setiap anggota staf sebagai bagian dari uraian tugas tertulis. Manual prosedur juga memberikan respons tertulis untuk kemungkinan atau solusi untuk masalah umum. Solusi memastikan bahwa masalah umum memiliki respons yang sama setiap kali.
Solusi dan Instruksi Khusus
Manual prosedur yang berhubungan dengan persyaratan kinerja pekerjaan anggota staf memastikan bahwa jika dan ketika seorang anggota staf baru dipekerjakan, kinerja pekerjaan akan persis sama. Ketika anggota staf tidak hadir karena sakit atau liburan, karyawan yang mengambil alih posisi akan dapat melakukan sesuai kebijakan dengan menggunakan manual prosedur.
Referensi cepat
Manual prosedur memberikan referensi cepat ketika ada pertanyaan atau masalah. Pengembangan manual prosedur untuk setiap posisi staf, produk atau layanan memberikan konsistensi yang diperlukan dan menggantikannya dari mulut ke mulut, yang secara konsisten tidak dapat diandalkan. Revisi manual prosedur umumnya dilakukan setiap kali posisi baru, produk atau layanan diperkenalkan kepada organisasi. Setiap manual prosedur mencakup daftar isi, daftar istilah dan salinan formulir yang digunakan dalam pelaksanaan tugas.
Membuat Manual Prosedur
Tanpa solusi, instruksi dan arahan yang terdokumentasi tidak akan ada keseragaman dalam bisnis. Presentasi terbaik untuk manual prosedur adalah pengikat, biasanya satu dengan tiga dering. Manual prosedur cenderung mengandung setidaknya 100 halaman. Ilustrasi untuk manual dapat dibuat dengan kamera digital. Manajer bisnis menentukan informasi yang akan dimasukkan dalam manual prosedur dengan mengembangkan garis besar dan meminta masukan dari setiap orang di departemen yang akan mempengaruhi manual prosedur. Karyawan departemen tertentu memiliki pengetahuan tentang masalah dan masalah yang biasa terjadi di departemen itu.
Nasihat seorang ahli
Manajer yang membuat manual prosedur juga mencari bimbingan dari para ahli yang memiliki rekam jejak yang terbukti memberikan solusi dan mengembangkan prosedur dan kebijakan. Tim profesional, masing-masing dengan tugas khusus, mendokumentasikan secara tertulis kebijakan dan prosedur organisasi bisnis untuk manual ini. Setiap prosedur dalam manual prosedur harus dikerjakan sebelum dimasukkan dalam manual prosedur. Bekerja melalui setiap prosedur memungkinkan tim kesempatan untuk melihat seberapa efektif solusi yang diusulkan akan.
Grafik dalam Manual Prosedur
Foto termasuk dalam manual prosedur, terutama jika diperlukan beberapa langkah untuk melakukan tugas. Orang akan sering merespons dengan lebih baik terhadap instruksi atau arahan tertulis yang didukung oleh gambar atau ilustrasi.
