Menurut definisi, laporan komprehensif dimaksudkan untuk mengeksplorasi suatu topik atau gagasan dengan sangat terperinci. Dalam bisnis, laporan komprehensif sering digunakan untuk mengevaluasi dan mendiskusikan situasi keuangan perusahaan. Laporan komprehensif dapat digunakan untuk tujuan lain juga, seperti meringkas tren bisnis baru atau menggambarkan target pasar baru. Mempelajari cara menulis laporan yang komprehensif dapat menjadi keterampilan bisnis yang bermanfaat bagi karyawan di tingkat mana pun.
Sebelum Anda Mulai Menulis
Sebelum Anda mulai menulis laporan komprehensif Anda, kumpulkan semua informasi, data, grafik, tabel, dan dokumen yang relevan yang perlu Anda rujuk saat Anda menulis. Anda harus membuat garis besar, alat menulis yang dapat membantu Anda mengatur pemikiran Anda ke dalam format terstruktur. Garis besar biasanya terdiri dari kalimat atau frasa pendek yang dapat berfungsi sebagai titik awal untuk berbagai bagian laporan Anda. Meskipun bagian-bagian ini akan bervariasi tergantung pada jenis laporan yang Anda tulis, mereka dapat menyertakan ringkasan eksekutif, pengantar, daftar isi, beberapa paragraf utama, kesimpulan, lampiran, dan bagian referensi.
Menulis Laporan
Dengan menggunakan garis besar Anda untuk memandu Anda, mulailah dengan menulis draf pertama laporan komprehensif. Mulailah dengan pengantar, yang akan memberi tahu pembaca apa yang akan mereka baca dan menjelaskan poin-poin utama yang akan dibuat dalam laporan. Setelah pengantar, tambahkan beberapa paragraf, atau bagian tertentu yang membahas poin-poin utama dari laporan Anda. Di akhir laporan, tulis kesimpulan yang merangkum laporan. Kesimpulannya harus menggabungkan semua poin utama yang Anda buat dalam laporan. Ini mungkin termasuk rekomendasi atau pendapat Anda tentang topik yang sedang dibahas.
Ringkasan Eksekutif
Setelah Anda menulis laporan Anda, menulis ringkasan eksekutif sangat membantu. Ini terdiri dari beberapa paragraf yang merangkum seluruh laporan. Ringkasan eksekutif harus memberi pembaca pratinjau ringkas dari laporan komprehensif sehingga mereka dapat memilih sorotan. Bagian dari makalah ini sering berguna bagi eksekutif yang sibuk yang ingin melihat pratinjau laporan untuk mendapatkan pemahaman tentang apa itu. Satu contoh singkat dari ringkasan eksekutif mungkin:
Contoh:
Digital Shirts, Inc. menawarkan kemeja dipesan lebih dahulu yang dilengkapi dengan algoritma hak milik. Toko kami terletak di beberapa mal terbaik di negara ini, hampir secara eksklusif di lingkungan berpenghasilan tinggi. Tim penjualan kami terlatih dengan baik untuk menciptakan pengalaman membeli kaos tangan untuk setiap pelanggan.
Laporan ini telah ditugaskan untuk menggambarkan rincian sayap baru yang diusulkan perusahaan.
Menggambar pada angka-angka dari lima tahun terakhir, laporan itu menunjukkan bahwa pendapatan telah menjadi stagnan, sementara pengecer high-end lainnya melihat rekor kenaikan. Setelah penelitian yang ekstensif, departemen investigasi telah menentukan bahwa setiap perusahaan dengan peningkatan pendapatan yang dilaporkan juga mengalami peningkatan konten digital yang menghubungkan mereka dengan pelanggan mereka.
R&D telah menentukan bahwa aplikasi pemasangan digital, yang dirancang untuk memberikan setiap baju pasangan yang sempurna tanpa kunjungan pas pribadi yang luas, akan menciptakan peningkatan pendapatan yang substansial. Laporan ini merinci lebih lanjut bagaimana aplikasi akan digunakan, jumlah penelitian langsung yang telah dilakukan, dan hasil yang diproyeksikan mengadopsi teknologi ini.
Dianjurkan agar semua toko mulai menggabungkan teknologi pemasangan digital baru dan bahwa materi pelatihan dan pemasaran harus dibuat pada waktunya untuk memanfaatkan musim liburan yang akan datang.
Dokumen Pendukung Bermanfaat
Sebutkan sumber grafik, tabel atau grafik apa pun yang Anda gunakan dalam laporan dalam lampiran dan tambahkan sumber penelitian Anda ke halaman referensi. Dokumen pendukung ini akan menambah bobot argumen Anda.
Proses Pengeditan
Setelah draf pertama Anda selesai, kembali ke laporan komprehensif untuk membuat perubahan dan penambahan yang Anda inginkan. Anda mungkin berakhir dengan beberapa konsep pada akhir proses penulisan. Sepanjang proses penulisan, ingatlah target audiens Anda. Jenis bahasa yang Anda gunakan akan bervariasi tergantung pada siapa yang akan membaca laporan komprehensif. Misalnya, jika Anda menulis untuk pakar di bidang ini, Anda dapat memasukkan istilah yang kompleks dan spesifik untuk industri. Tetapi jika Anda menulis untuk orang awam, hindari menggunakan jargon dan akronim yang membingungkan. Dalam beberapa kasus, mungkin masuk akal untuk menulis laporan komprehensif yang berbeda untuk setiap kelompok pemangku kepentingan.
Setelah Anda Selesai Menulis
Setelah Anda menyelesaikan proses penulisan, penting untuk mengoreksi pekerjaan Anda beberapa kali, membuat koreksi yang diperlukan. Sebelum Anda mengirim laporan komprehensif ke audiens yang dituju, pertimbangkan untuk meminta anggota departemen komunikasi perusahaan Anda untuk mengoreksi dan mengedit dokumen. Langkah ini sangat penting jika laporan komprehensif akan dibaca oleh anggota masyarakat di masa depan.
Akurasi, tata bahasa yang tepat, dan ejaan adalah kunci, terutama jika laporan akan dibaca oleh manajer tingkat atas di perusahaan Anda. Meskipun pekerjaan Anda tidak akan dibaca oleh setiap anggota kantor perusahaan perusahaan, laporan komprehensif yang bagus hanya dapat membuat Anda terlihat lebih baik ketika waktu promosi tiba.
