Sebelum email menjadi populer, transmisi faks menghadirkan satu-satunya cara untuk mengirim komunikasi tertulis dengan cepat. Mereka dapat menyediakan kertas dan cetakan dalam beberapa menit, lebih dari ratusan atau ribuan mil. Karena email telah digunakan secara luas, beberapa perusahaan telah sepenuhnya meninggalkan mesin faks. Namun, faks tetap memiliki beberapa keunggulan dibandingkan komunikasi email.
Masalah kertas
Karena transmisi faks menggunakan kertas dan email tidak, masalah dengan kertas membuat komunikasi faks tidak menguntungkan. Seperti halnya printer, mesin faks dapat mengalami kemacetan kertas. Tidak seperti printer, kertas macet ini dapat terjadi di salah satu dari dua mesin yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transmisi faks. Dokumen asli dapat macet di mesin faks pengirim, mungkin membuat dokumen tidak dapat digunakan jika kemacetannya cukup parah. Di sisi penerima, kertas yang sedang dicetak dapat macet di mesin faks, mengganggu seluruh proses. Mesin penerima juga bisa kehabisan kertas, dan pengguna pada akhirnya mungkin tidak menyadari kertas itu hilang untuk beberapa waktu. Penundaan ini dapat menyebabkan komunikasi yang sensitif terhadap waktu tidak terjawab selama berjam-jam atau bahkan berhari-hari.
Proses Satu Langkah
Salah satu kekuatan terbesar dari transmisi faks terjadi ketika seseorang berurusan dengan dokumen yang ditandatangani atau dokumen yang hanya ada dalam bentuk cetak. Jika orang itu ingin mengirim dokumen melalui email, ia harus mencitrakan dokumen itu dengan pemindai atau printer multifungsi. Pengguna kemudian harus mengedit gambar yang dipindai sebelum memilih tempat di hard drive komputer untuk menyimpan dokumen yang dipindai. Ketika orang tersebut mengirim email, file pemindaian harus dilampirkan ke email. Sebaliknya, seseorang yang menggunakan mesin faks hanya menempatkan dokumen di dalam mesin dan menekan beberapa tombol untuk mengirimkannya ke pihak penerima.
Editing
Dokumen yang dikirim melalui email dapat diedit oleh pengguna, sedangkan dokumen yang dikirim melalui faks tidak bisa. Dalam situasi di mana kedua pihak berkolaborasi dalam suatu proyek, kemampuan untuk mengedit dokumen membantu memfasilitasi kolaborasi itu, memberikan kedua pengguna kemudahan melakukan perubahan dengan cepat. Jika kedua pihak terlibat dalam hubungan permusuhan, transmisi faks mungkin lebih menarik. Sifat dokumen faks cetakan membuat mengubah dokumen untuk mencemarkan nama baik atau memanipulasi pihak lain menjadi lebih sulit.
Kombinasi
Banyak komputer dan printer saat ini dapat mengirim faks dan email. Ini berarti bahwa file digital dapat dikirim dari komputer ke mesin faks, di mana itu dikirim sebagai dokumen cetak. Komputer dan printer ini juga dapat menerima transmisi faks dari mesin faks, yang memberikan keuntungan baik dari faks maupun email.
