Pemisahan tugas secara tunai adalah taktik untuk mengurangi risiko kehilangan uang yang tidak disengaja dan disengaja oleh karyawan. Orang yang paling mungkin mencuri uang tunai dari perusahaan adalah karyawan jangka panjang di lingkungan kerja yang tidak memiliki pemisahan tugas. Pemisahan tugas secara tunai adalah yang paling umum di perusahaan besar, tetapi usaha kecil juga dapat mengambil manfaat dari pemilahan tugas yang minimal atau meminta manajer untuk mengawasi dan meninjau tugas kas secara menyeluruh. Pemisahan tugas yang benar dalam bisnis uang tunai memerlukan otorisasi, penahanan, pencatatan, dan rekonsiliasi.
Otorisasi
Otorisasi adalah langkah pertama dalam rantai tahanan. Hanya satu orang yang berwenang untuk melakukan tugas. Misalnya, seseorang dapat menerima surat dan cek, tetapi ia tidak boleh menyimpan cek tersebut dalam tahanannya, mencatatnya atau merekonsiliasi buku besar tempat cek dimasukkan. Selain itu, ia dapat mengotorisasi atau menyiapkan setoran, tetapi ia tidak dapat pergi ke bank untuk menyetor uang. Kadang-kadang, dalam bisnis yang lebih kecil, orang yang mengotorisasi cek dapat merekonsiliasi hanya jika karyawan atau manajer lain menyetor dan mencatatnya.
Tahanan
Panjang tahanan tergantung pada tugas. Sebagai contoh, seorang kasir yang menangani uang untuk shift delapan jam dalam banyak kasus seharusnya tidak merekonsiliasi laci kasnya sendiri. Merupakan hal yang dapat diterima baginya untuk menghitung dan mencatat totalnya pada akhir hari, tetapi seorang atasan harus merekonsiliasi total untuk memverifikasi uang tunai terhadap penerimaan. Ini memastikan bahwa semua uang dicatat dan tidak ada yang hilang.
Rekaman
Pencatatan adalah tugas tunai yang mengharuskan manajer atau karyawan untuk secara fisik atau elektronik mencatat total uang tunai pada buku akuntansi perusahaan. Tugas tunai ini memastikan jejak kertas yang mengikuti uang. Dalam contoh kami sebelumnya, manajer yang merekonsiliasi laci kas harus meminta manajer lain untuk mencatat uang tunai untuk setoran atau uang tunai. Ketika banyak orang menangani uang tunai, penting untuk memisahkan tugas-tugas di seluruh rantai pengawasan.
Rekonsiliasi
Rekonsiliasi adalah langkah terakhir dalam pemisahan tugas tunai dan lacak balak. Ini memastikan bahwa setiap orang yang menangani uang bertanggung jawab atas uang tunai, cek atau setoran dengan benar. Ketika seorang manajer atau karyawan merekonsiliasi total uang tunai untuk hari atau minggu, itu memberikan peluang bagi bisnis untuk menangkap kesalahan dalam akuntansi atau menemukan potensi pencurian internal. Bisnis harus selalu memiliki rekonsiliasi orang yang berbeda dari orang yang menerima, menangani, atau mencatat uang.
