Kontrol internal menyediakan sistem pemeriksaan dan keseimbangan yang berfungsi untuk mencegah kesalahan entri data yang disengaja atau tidak disengaja, penipuan, dan pencurian. Sistem kontrol internal yang kuat harus memastikan bahwa tidak ada satu pun karyawan atau kelompok karyawan yang memiliki terlalu banyak kendali atau pengaruh atas arus kas, data keuangan, inventaris, dan aset bisnis lainnya. Memisahkan tugas sebanyak mungkin adalah salah satu cara terbaik untuk melindungi bisnis Anda.
Pisahkan Tugas yang Tidak Kompatibel
Pemisahan tugas sepenuhnya memisahkan fungsi yang tidak kompatibel - tugas atau kegiatan yang memberikan kesempatan bagi satu atau lebih karyawan untuk melakukan dan menyembunyikan kesalahan, penipuan atau pencurian. Institut Auditor Internal mengidentifikasi penyimpanan aset, otorisasi dan persetujuan, dan mencatat dan melaporkan sebagai tiga kategori utama dari tugas yang tidak sesuai. Menurut IIA, tanggung jawab alur kerja harus mencegah setiap orang memiliki akses dan tanggung jawab untuk akuntansi aset keuangan dan fisik.
Cegah Pencurian dan Penipuan
Penggajian dan pembelian adalah dua area yang membutuhkan pemisahan tugas. Di departemen penggajian, cegah karyawan hantu - seseorang yang tercatat di sistem penggajian tetapi yang tidak bekerja untuk Anda - dengan memastikan bahwa orang yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memelihara informasi pribadi dan keuangan karyawan tidak juga memproses penggajian. Melindungi terhadap pembelian yang tidak sah atau favoritisme vendor dengan memisahkan entri pesanan dan tugas otorisasi.
Kurangi Kesalahan
Pemisahan tugas dapat membantu mengurangi kesalahan yang tidak disengaja yang memengaruhi garis bawah Anda. Menunjuk pemimpin tim atau penyelia untuk meninjau dan membandingkan transaksi dengan dokumentasi pendukung, seperti membandingkan kartu waktu karyawan dengan laporan penggajian, adalah contoh umum. Sama seperti entri pesanan dan tugas otorisasi menjaga terhadap pencurian dan penipuan, memisahkan tugas ini - dan mengharuskan orang dengan tanggung jawab otorisasi untuk memeriksa ulang total - juga dapat mengurangi kesalahan entri data.
Pertimbangan Usaha Kecil
Bisnis kecil dengan hanya beberapa karyawan atau dengan anggaran perekrutan yang ketat tidak selalu dapat mencapai pemisahan yang lengkap. Dalam hal ini, kontrol mitigasi sangat penting. Meskipun kontrol kompensasi bersifat "detektif" dan bukan preventif, mereka masih dapat memberikan jaminan yang wajar bahwa departemen tersebut memenuhi tujuan mitigasi risiko. Misalnya, meninjau laporan harian dan mingguan, tugas yang dirotasi secara teratur, melakukan pemeriksaan mendadak atas transaksi keuangan atau penghitungan inventaris fisik yang diumumkan, dan menjadwalkan audit internal dua tahunan adalah semua kontrol detektif yang baik.
