Uang adalah sumber kehidupan perusahaan mana pun, dan sulit untuk berhasil tanpa menjaga kontrol yang baik tentang bagaimana pendapatan Anda mengalir. Bagian dari proses itu adalah menghasilkan pendapatan yang cukup untuk menjadi menguntungkan dan menjaga kontrol ketat biaya Anda. Pada tingkat yang lebih mendasar, itu berarti mengendalikan siapa yang memiliki akses ke rekening bank perusahaan dan dalam kondisi apa.
Kiat
-
Pemegang akun adalah orang yang menerima tanggung jawab hukum untuk menangani akun.
Pemegang Akun dalam Kepemilikan Tunggal
Jika Anda beroperasi sebagai kepemilikan perseorangan, mengelola rekening bank Anda sederhana. Anda akan menjadi pemegang akun, seperti halnya jika itu adalah akun pribadi Anda. Anda akan mengaturnya dengan cara yang sama, dengan identifikasi pribadi Anda dan nomor Jaminan Sosial.
Anda juga akan memberikan dua informasi tambahan khusus bisnis: nomor identifikasi karyawan Anda dari IRS - Anda memerlukannya jika Anda memiliki karyawan atau berencana untuk memilikinya - dan, jika berlaku, nama fiktif tempat Anda melakukan bisnis. Nama Anda ada di akun, jadi Anda adalah pemegang akun berdasarkan definisi hukum.
Pisahkan Mereka
Ketika bisnis Anda hanya terdiri dari Anda, Anda mungkin tergoda untuk melewatkan seluruh proses pengaturan akun terpisah untuk bisnis dan hanya menggunakan salah satu akun pribadi Anda untuk kedua tujuan. Bukan itu kamu tidak bisa lakukan itu atau itu orang lain jangan lakukan itu, tapi itu ide yang sangat buruk.
Baik Anda dan akuntan Anda akan merasa sulit untuk memisahkan bisnis dan transaksi pribadi Anda, dan itu akan membuat banyak pekerjaan ekstra untuk Anda pada akhir tahun dan pada waktu pajak. Ini tidak berkelanjutan jika Anda berencana untuk mengembangkan bisnis Anda, jadi lebih pintar untuk melakukan hal-hal dengan cara yang benar sejak awal.
Memberi Orang Lain Akses
Dalam sebagian besar bisnis, akan tiba saatnya ketika Anda terlalu sibuk untuk melakukan semuanya sendiri. Pada titik itu, Anda harus memberi orang lain akses ke rekening bank sehingga mereka dapat menangani setidaknya transaksi rutin dan pembayaran tagihan untuk Anda. Orang-orang ini tidak akan menjadi pemegang akun seperti Anda, tetapi Anda akan mendelegasikan kepada mereka beberapa tingkat otoritas untuk bank atas nama Anda.
Di perusahaan besar, orang yang Anda pilih mungkin manajer atau anggota kunci tim akuntansi Anda. Dalam sebuah perusahaan kecil, itu mungkin sesederhana memberikan otoritas penandatanganan hanya staf Anda. Bank Anda akan mencatat nomor identifikasi pribadi dan Jaminan Sosial mereka seolah-olah mereka adalah pemegang rekening.
Pemegang Akun dalam Kemitraan
Menyiapkan rekening bank dalam suatu kemitraan adalah proses yang cukup mirip. Setiap mitra memberikan identifikasi pribadi serta nomor identifikasi karyawan perusahaan dan nama fiktifnya. Dalam hal ini, Anda juga harus memberikan salinan perjanjian kemitraan dan sertifikat pendaftaran jika kemitraan terbatas.
Setiap mitra dengan kepemilikan saham lebih dari 25 persen dan pengontrol signifikan yang mengambil tanggung jawab utama untuk menjalankan bisnis harus memberikan informasi tambahan. Dalam beberapa kasus, seperti sekelompok dokter yang bersama-sama mengoperasikan klinik, masing-masing pasangan mungkin memiliki akun primer yang terpisah tetapi berbagi akses ke nomor akun sekunder untuk operasi kolektif mereka.
Akses Akun di Struktur Bisnis Lainnya
Perusahaan yang lebih besar dan berbadan besar membuat rekening bank dengan cara yang sama, dengan pengontrol yang signifikan dan siapa pun yang memiliki 25 persen saham atau lebih besar memberikan informasi pribadi tambahan kepada bank.
Dalam kasus ini, perusahaan mungkin juga melengkapi bank dengan perjanjian operasi yang menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas manajemen perusahaan dan sebuah dokumen yang disebut resolusi perbankan yang menjelaskan orang mana yang memiliki wewenang untuk mengatur akun dan layanan dengan bank dan dalam kondisi apa. Semakin besar perusahaan, semakin besar kemungkinan bahwa perbankan harian dan penulisan cek dilakukan oleh manajer tingkat rendah atau staf akuntansi yang berlawanan dengan pemilik atau manajemen senior.
Membangun Kontrol
Penting untuk memiliki kontrol atas penggunaan rekening bank Anda dan terutama atas cek dan otoritas pembayaran. Ini bisa sesederhana menjaga cek fisik perusahaan dalam keadaan terkunci dan membatasi kunci untuk beberapa orang tepercaya. Di perusahaan besar ini tidak praktis, tetapi Anda mungkin memilih untuk mengatur perangkat lunak akuntansi Anda sehingga hanya orang-orang tertentu yang dapat mencetak cek. Pengendalian umum lainnya adalah meminta tanda tangan kedua yang sah atas cek di atas jumlah dolar yang diberikan, yang mengurangi risiko penipuan atau penggelapan.
