Database gereja akan memberikan informasi dasar tentang setiap anggota jemaat Anda dengan satu klik mouse komputer. Lewatlah sudah hari-hari buku alamat kertas, dengan goresan dan coretan ayam sekretaris mereka sebagai keluarga berevolusi dan pindah. Dengan database, semuanya tetap terorganisir dan terkini, memungkinkan Anda untuk berbagi informasi kontak dalam keluarga gereja.
Kumpulkan informasi kontak semua orang yang menghadiri gereja Anda. Anda dapat melakukan ini dengan membagikan formulir untuk diisi oleh jemaat di suatu layanan, atau dengan menggunakan listserv email, baik memungkinkan tanggapan email atau menautkan ke situs formulir online seperti SurveyMonkey.com.
Untuk setiap keluarga, pastikan untuk mendapatkan nama, alamat, nomor telepon, dan email mereka. Anda mungkin juga ingin memasukkan hari ulang tahun, tanggal ulang tahun, dan informasi terkait tentang setiap anak seperti usia dan minat khusus.
Komunikasikan tujuan dari database gereja kepada setiap individu. Minta izin orang sebelum memasukkannya ke file publik, dan jika mereka tidak ingin informasinya dibagikan, buat file mereka sebagai "pribadi" atau biarkan tidak terdaftar.
Mulai spreadsheet Excel. Kolom pertama harus untuk nama anggota keluarga, diikuti oleh kolom kedua untuk alamat rumah. Kolom ketiga harus mencakup nomor telepon, kolom keempat harus memiliki alamat email, dan kolom terakhir dapat menyertakan catatan atau masalah yang harus diperhatikan oleh staf pastoral.
Anda juga dapat membuat ini di Microsoft Word, Open Office, atau program lain yang memungkinkan Anda membuat file yang dapat dicetak, namun bermanfaat secara elektronik, yang dapat disimpan di komputer atau disimpan ke disk.
Simpan file setelah semua informasi dimasukkan. Basis data ini harus disimpan di tempat yang mudah diakses oleh mereka yang menggunakannya secara teratur (seperti staf gereja) tetapi tidak untuk mereka yang tidak memerlukan informasi. Pertimbangkan untuk meletakkannya di hard drive bersama, atau kata sandi yang melindunginya untuk mencegah pengintai.
Pertimbangkan untuk membeli program database yang dirancang untuk gereja, seperti Servant Keeper. Lembar kerja Excel Anda dalam hal ini hanya akan menjadi konsep. Masukkan kembali informasi final dan terorganisir Anda ke dalam bidang yang ditentukan program database. Simpan pekerjaan Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer dengan akses Internet
-
Informasi kontak untuk semua jemaat yang ingin dimasukkan
-
Sekretaris atau sukarelawan entri data
-
Program spreadsheet seperti Microsoft Excel
-
Perangkat lunak basis data (opsional)
Kiat
-
Jaga kerahasiaan informasi. Hormati privasi jemaat Anda. Periksa kembali ejaan nama dan digit nomor telepon untuk akurasi.
Peringatan
Jika Anda memiliki masalah dengan perangkat lunak database atau percaya itu rusak, jangan mencoba untuk "memperbaikinya". Anda dapat menghapus file berharga. Sebagai gantinya, gunakan nomor layanan pelanggan yang disediakan dengan perangkat lunak.
