Di Amerika Serikat, sistem akuntansi didasarkan pada metode tradisional mencatat entri jurnal untuk setiap peristiwa transaksi yang terjadi, kemudian memindahkan entri jurnal ke akun yang tepat di buku bisnis untuk menyeimbangkan debit dan kredit dan melacak semua item. Namun, teknologi telah mentransfer sebagian besar proses ini ke perangkat lunak komputer. Akuntan dan analis menggunakan perangkat lunak ini untuk melacak semua aktivitas keuangan dalam bisnis. Program-program ini biasanya mencakup subsistem yang memungkinkan penyesuaian lebih besar.
Subsistem
Subsistem dalam program akuntansi hanyalah sistem yang lebih kecil yang ada dalam struktur utama program. Tanpa subsistem ini, perangkat lunak akuntansi akan sulit dinavigasi, dan pengguna akan kesulitan menemukan kategori atau aktivitas spesifik yang mereka inginkan. Subsistem membagi program perangkat lunak menjadi bagian-bagian selanjutnya untuk keperluan akuntansi tertentu, seperti biaya dan gaji.
Jenis Subsistem
Tidak ada batasan untuk berapa banyak perangkat lunak akuntansi subsistem dapat miliki. Seringkali, perangkat lunak kompleks yang mencakup opsi untuk inventaris, produksi, dan manajemen sumber daya manusia dapat memiliki banyak subsistem. Namun, beberapa jenis adalah umum, termasuk hutang dan piutang, yang merupakan dua kategori yang dimiliki banyak bisnis. Sistem penagihan, sistem biaya proyek, dan sistem pengeluaran juga merupakan pilihan umum.
Tautan ke Strategi Bisnis
Strategi bisnis juga dapat memiliki subsistem, dan bisnis sering mencoba untuk menghubungkan kategori strategi mereka dengan subsistem perangkat lunak akuntansi mereka. Misalnya, jika suatu bisnis membuat proyek baru, ia mungkin juga menginginkan subsistem kategori proyek baru dalam programnya untuk menjelaskannya. Demikian juga, jika bisnis melembagakan kontrol inventaris baru untuk barang-barangnya, prosesnya akan terkait erat dengan perombakan subsistem persediaan.
Subsistem Opsional
Banyak subsistem dalam perangkat lunak akuntansi bersifat opsional - yaitu, mereka tidak diperlukan untuk bisnis dan tidak selalu digunakan. Mereka cenderung menjadi alat tambahan dalam program itu sendiri yang dapat dipilih perusahaan untuk digunakan untuk penyesuaian lebih lanjut. Misalnya, proses untuk membuat subsistem baru dalam program seringkali merupakan subsistem yang terpisah.
