Ketika Anda menulis seorang karyawan, Anda melakukan salah satu tugas manajemen yang paling sulit tetapi penting. Tuliskan karyawan dengan adil, hati-hati, dan konstruktif dan Anda akan memiliki departemen yang dikelola dengan baik dengan peningkatan kinerja. Tulis seorang karyawan dengan penuh dendam, dengan berlebihan atau karena alasan hukuman murni dan Anda mungkin berakhir dengan gugatan di tangan Anda. Bekerja dengan departemen sumber daya manusia Anda untuk memastikan Anda menggunakan proses perusahaan untuk peningkatan kinerja karyawan.
Periksa kebijakan perusahaan tentang penulisan karyawan. Banyak organisasi telah menetapkan kebijakan atau formulir untuk menulis karyawan dan berharap ini akan diikuti. Jika Anda tidak tahu apakah kebijakan semacam itu ada, tanyakan kepada penyelia Anda sendiri atau dengan karyawan jangka panjang. Jangan putus asa dengan membagikan siapa yang menulis akan menjadi perhatian.
Beri label pada tulisan tersebut Rencana Peningkatan Kinerja. Label rencana peningkatan kinerja (PIP) menempatkan write-up karyawan dalam mode dan fungsi yang tepat. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kinerja dan memberikan rencana konstruktif untuk melakukannya, bukan untuk memaki atau mempermalukan karyawan secara verbal.
Mulailah dengan mendaftar secara kronologis masalah kinerja yang diamati secara objektif. Ini harus dibaca secara faktual mungkin dengan pernyataan sesedikit mungkin pernyataan. Ingat, ini menjadi dokumen yang bertanggung jawab secara hukum. Tetap berpegang pada fakta dan biarkan sisanya tetap dalam pikiran Anda sendiri.
Hubungkan masalah kinerja dengan deskripsi pekerjaan yang sebenarnya. Karyawan Anda harus memiliki deskripsi pekerjaan dengan tujuan konkret. Perhatikan bagaimana masalah kinerja yang diamati berdampak negatif pada pencapaian tujuan yang tercantum pada uraian pekerjaan. Bersikaplah sejelas, sesingkat dan setepat mungkin.
Tuliskan langkah konkret rencana perbaikan. Ketika Anda menulis seorang karyawan itu harus berfungsi secara positif menuju masa depan, bukan negatif terhadap masa lalu. Tentukan tindakan konkret yang Anda inginkan dari karyawan tersebut. Perjelas tentang prosesnya, dengan siapa PIP akan dibagikan dan konsekuensinya untuk masalah kinerja yang berkelanjutan. Baca ulang dokumen Anda beberapa kali, bacalah dengan keras dan lakukan penyesuaian yang diperlukan. Akhiri dengan pernyataan positif tentang prestasi karyawan dan keinginan Anda untuk melihat karyawan terus berkontribusi dengan cara ini.
Lakukan pertemuan pribadi dengan karyawan. Tanpa menunjukkan kepada karyawan lain bahwa orang tersebut dalam kesulitan atau di bawah disiplin, adakan pertemuan pribadi. Gunakan lokasi di mana teman kantor tidak bisa mengabaikan atau mendengar. Pertahankan nada suara Anda tetap tenang dan hindari respons emosional. Pastikan karyawan memahami apa yang Anda tulis dan minta karyawan untuk mengawali dokumen yang mengindikasikan bahwa karyawan tersebut memahami informasi tersebut.
Kiat
-
Jelaskan bahwa pertemuan ini bukan tentang mempertahankan tindakan di masa lalu tetapi meningkatkan kinerja di masa mendatang. Jika karyawan menolak untuk inisial atau menandatangani dokumen, catat itu dan tandatangani sendiri. Berikan satu salinan kepada karyawan dan simpan satu untuk Anda sendiri.
