Rapat adalah bagian penting dari setiap bisnis. Karena pertemuan yang terencana dengan baik adalah forum untuk meningkatkan sumber daya manusia, ini adalah alat bisnis penting yang dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja. Tidak ada cara universal untuk menjalankan rapat. Namun, Anda dapat mengajukan pertanyaan tertentu di sebagian besar pertemuan untuk membantu Anda tetap di jalur dan mencapai tujuan rapat Anda.
Apa Tujuan Pertemuan Ini?
Mulailah setiap pertemuan dengan terlebih dahulu mengidentifikasi tujuan pertemuan, yang juga berfungsi untuk membantu "memecahkan kebekuan." Ajukan pertanyaan seperti "Apa yang ingin kita capai hari ini?" atau "Apa tujuan dari pertemuan ini?" Menetapkan tujuan yang jelas dapat membantu Anda dan peserta tetap pada jalurnya. Jika rapat berubah arah, maka Anda dapat dengan sopan mengingatkan peserta tentang tujuan rapat.
Kemajuan apa yang telah kami buat sejak pertemuan terakhir?
Tanyakan kepada peserta rapat, "Kemajuan apa yang telah kami buat sejak pertemuan terakhir?" Ini adalah pertanyaan yang sangat membantu jika Anda memiliki pertemuan berulang. Bersiaplah untuk membahas kemajuan yang Anda buat, dan bawa agenda rapat yang berisi daftar topik-topik penting yang Anda liput pada pertemuan sebelumnya dan apa yang telah Anda lakukan untuk mengatasi masalah-masalah luar biasa.
Apa Masalah yang Kita Hadapi?
Rapat adalah tempat untuk membahas masalah yang Anda atau anggota tim Anda alami dengan sebuah proyek, perusahaan Anda, atau individu. Sehingga diterjemahkan menjadi, "Masalah apa yang kita hadapi?" Persiapan adalah kuncinya, jadi rencanakan pertemuan dengan membuat daftar poin diskusi. Saat mendiskusikan masalah, jangan marah dan defensif; tetap tenang dan jelaskan masalah yang diketahui, temukan ancaman yang mengancam dan cari cara untuk mengatasi masalah ini.
Hal-Hal Apa Yang Kita Ingin Capai Sebelum Pertemuan Kita Selanjutnya?
Akhiri semua pertemuan dengan bertanya, "Apa hal yang ingin kita capai sebelum pertemuan kita berikutnya?" Kembangkan daftar langkah selanjutnya di akhir setiap pertemuan. Mintalah seseorang dari tim Anda mengirimkan catatan pertemuan terperinci yang mencantumkan peran, tanggung jawab, dan tanggal untuk setiap langkah Anda selanjutnya. Berkeliling ruangan dan minta peserta untuk membagikan apa yang menurut mereka adalah langkah terbaik untuk mencapai tujuan Anda untuk pertemuan berikutnya.
Bagaimana Kami Mencapai Tujuan Bisnis Kami di Masa Depan?
Tanyakan kepada peserta rapat, "Bagaimana kita mencapai tujuan bisnis kita di masa depan?" Itu penting karena semua rapat harus selaras dengan sasaran dan sasaran perusahaan. Pertanyaan ini membantu para peserta rapat mengingat gambaran besar karena ini adalah sesuatu yang sering hilang dalam kocokan sehari-hari.
