Dalam pengaturan bisnis apa pun, ada perbedaan besar antara hanya bekerja bersama dan berkolaborasi. Namun, menciptakan lingkungan yang benar-benar kolaboratif dapat menjadi lebih sulit di tempat kerja virtual, terutama ketika anggota tim tidak saling kenal atau memiliki latar belakang budaya yang berbeda. Meskipun demikian, dengan sedikit pengetahuan dan alat yang tepat, benar-benar tidak ada tantangan yang tidak dapat diatasi oleh tim virtual.
Buat Pemahaman Bersama
Bersihkan segala kesalahpahaman yang mungkin dimiliki anggota tim tentang apa kolaborasi online itu dan apa yang terlibatnya. Ini sangat penting dengan orang-orang yang tidak terbiasa bekerja bersama online. Tujuannya adalah untuk bertemu dan bekerja bersama secara real-time, bukan untuk mengirim rentetan email - dan lampiran email - bolak-balik. Meskipun email dan alat asinkron lainnya, termasuk ruang kerja dan kalender bersama, pustaka dokumen dan papan diskusi penting, lingkungan yang benar-benar kolaboratif membutuhkan interaksi sinkron secara waktu-nyata.
Tentukan Peran, Bukan Tugas
Tetapkan peran dan klarifikasi ekspektasi keluaran tetapi jangan tetapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek terlebih dahulu. Keith Ferrazzi, seorang penulis dan CEO Ferrazzi Greenlight, sebuah perusahaan konsultasi dan pelatihan berbasis penelitian, mengatakan bahwa ketidakpastian tugas adalah kunci untuk bekerja secara online secara kolaboratif. Ferrazzi mengutip penelitian yang menemukan kolaborasi online meningkat ketika anggota tim memiliki peran yang jelas tetapi harus bekerja sama untuk memutuskan bagaimana mencapai tujuan tim.
Menetapkan Pola Pikir Kolaboratif
Turunkan dan beri orang lain - yang mungkin lebih berkualitas tetapi bukan pemimpin tim normal - kesempatan untuk memberikan panduan atau memberikan instruksi. Setiap anggota harus rela mengorbankan kepentingan pribadi dan melakukan yang terbaik untuk tim. Ferrazzi menyarankan untuk memainkan beberapa permainan, seperti perburuan online berbasis tim atau permainan bermain peran, pada awal proyek, tidak hanya untuk menciptakan pola pikir kolaboratif, tetapi juga untuk membangun keterampilan kepemimpinan dan kerja tim.
Gunakan Alat yang Tepat
Audio dan video-conferencing, papan tulis interaktif, perangkat lunak kolaborasi dokumen dan pesan instan adalah alat penting untuk bertemu secara real-time dan berinteraksi dengan anggota tim sepanjang hari. Misalnya, papan tulis interaktif memberikan opsi untuk menggambar, menulis teks, dan menempelkan gambar, menjadikannya pilihan yang baik untuk presentasi curah pendapat dan fine-tuning. Ketika dikombinasikan dengan konferensi audio, anggota tim dapat melihat siapa yang berpartisipasi dan berbicara satu sama lain. Alat kolaborasi dokumen memungkinkan penulisan bersama dan pengeditan bersama dengan satu atau beberapa orang secara langsung.
