Perusahaan Anda telah berkembang dan Anda sekarang memiliki klien dan rekan bisnis di seluruh dunia. Sebelum Anda mulai mengirim surat bisnis internasional, pelajari lebih lanjut tentang etiket yang terlibat dalam penulisan mereka. Ketika ditulis dengan tepat, surat bisnis Anda akan mudah dibaca dan tidak akan secara tidak sengaja menyinggung rekan bisnis dari negara lain.
Format Surat yang Tepat
Meskipun Anda memiliki beberapa opsi untuk format surat Anda, format blok paling umum digunakan untuk surat bisnis, menurut Purdue Writing Lab. Format blok membuat semua baris surat bisnis dibenarkan dengan garis ruang kosong penuh antara setiap paragraf.
Elemen Surat Bisnis
Gunakan struktur profesional untuk surat bisnis internasional Anda. Ketikkan alamat Anda di bagian atas halaman diikuti dengan tanggal. Di bawahnya, ketikkan alamat lengkap rekan yang Anda kirimi surat. Hindari menggunakan "sayang" sebagai salam dan ketikkan nama lengkap karyawan itu. Untuk isi surat, tiga paragraf terpisah memberikan keterbacaan terbaik. Akhiri surat dengan penutup profesional, seperti "tulus" atau "terima kasih," diikuti dengan nama lengkap Anda.
Bahasa sehari-hari dan bahasa gaul
Hindari bahasa sehari-hari dan gaul dalam surat Anda. Sementara seseorang di wilayah Anda mungkin memahami pilihan kata dan frasa Anda, itu tidak berlaku untuk penerima surat bisnis internasional. Bahkan jika Anda mengirim surat ke negara berbahasa Inggris, penerima mungkin tidak tahu frasa seperti "seperti urusan siapa pun" atau "rambut anjing." Untuk memastikan bahwa penerima memahami surat Anda dan tidak tersinggung secara tidak sengaja, baca dan hilangkan istilah slang apa pun.
Pilihan Bahasa
Ada kemungkinan Anda harus menulis surat dalam bahasa lain. Jika Anda tidak fasih dalam bahasa penerima Anda, mintalah bantuan orang lain. Mintalah dia membaca surat Anda dan memperbaiki kesalahan. Anda tidak hanya ingin terdengar profesional dalam surat Anda, Anda juga ingin menghindari menyinggung penerima dengan tidak sengaja menggunakan kata ofensif.
Jaga agar Profesional
Meskipun diperbolehkan untuk memesan satu baris paragraf tubuh pertama Anda untuk berbasa-basi, seperti bertanya tentang keluarga penerima, yang terbaik adalah tetap membuat profesional surat lainnya. Dapatkan langsung ke titik surat itu dan menghindari terlalu pribadi.
Lingo Bisnis Internasional
Gunakan istilah bisnis internasional saat menulis surat Anda untuk memastikan bahwa penerima memahami semua yang Anda usulkan. Kata-kata seperti "mengekspor," "subsidi," "staf polisentris" dan "paparan terjemahan" semuanya dipahami secara internasional. Konsultasikan dengan glosarium bisnis internasional, seperti Glosarium Tepi Global dari Ketentuan Bisnis Internasional atau Wall Street Journal Glosarium Ketentuan dalam Bisnis Internasional (lihat Sumberdaya).
