Konseling terhadap bau badan adalah salah satu tugas paling tidak nyaman yang dihadapi oleh manajer dan profesional sumber daya manusia. Percakapan bau badan jarang mudah. Namun, kegagalan untuk mengatasi bau badan dapat menciptakan lingkungan kerja yang tidak nyaman bagi rekan kerja dan pelanggan. Percakapan bau badan harus ditangani dengan empati, perhatian, dan kerahasiaan total. Penting untuk diingat bahwa bau badan dapat disebabkan oleh berbagai faktor, bukan hanya kebersihan yang buruk.
Persiapkan Pertemuan Pribadi
Pastikan Anda memiliki deskripsi masalah yang akurat. Apakah ini merupakan kejadian rutin atau intermiten?
Amankan area pribadi untuk melakukan pertemuan.
Cetak kebijakan kode pakaian organisasi Anda dan sorot area yang berlaku.
Jadwalkan pertemuan.
Buat Rencana Tindakan
Jelaskan tujuan rapat kepada karyawan. Diskusikan secara umum informasi yang telah Anda terima. Jangan berbagi nama karyawan yang melaporkan masalah tersebut.
Mintalah umpan balik karyawan. Apakah mereka sadar akan masalahnya dan / atau apakah mereka tahu apa yang menyebabkan bau badan?
Jika baunya adalah kondisi medis, Anda harus membuat akomodasi yang wajar sesuai Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika. "Ketika individu dengan bau badan tidak dapat mengurangi bau badan yang menyinggung ke tingkat yang dapat diterima, pengusaha dapat mempertimbangkan untuk menyediakan kantor swasta dengan sistem pemurnian udara, menggunakan produk penyerap bau di lingkungan kerja, atau memungkinkan bekerja dari rumah," menurut ke Kantor Kebijakan Ketenagakerjaan Disabilitas, sebuah divisi dari Departemen Tenaga Kerja AS.
Jika baunya bukan akibat dari kondisi medis, tentukan penyebabnya melalui komunikasi dengan karyawan Anda.
Jika karyawan tidak mengetahui penyebabnya, minta dia untuk secara aktif meninjau kembali diet, pakaian, dan kebersihannya selama dua hingga tiga hari ke depan. Jadwalkan pertemuan tindak lanjut. Setelah Anda mengidentifikasi kemungkinan penyebabnya, buat rencana tindakan.
Bisakah masalah ini diatasi dengan sesuatu yang sederhana seperti deodoran baru, atau dengan istirahat kamar kecil yang fleksibel? Perubahan pola makan? Tindak lanjuti dengan karyawan yang awalnya melaporkan masalah. Yakinkan mereka bahwa langkah-langkah telah diambil menuju resolusi.
14 hari Follow-up
Jadwalkan rapat tindak lanjut dengan karyawan, apa pun penyebab masalahnya. Jika bau badan adalah akibat dari kondisi medis, diskusikan langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk mengatasi masalah tersebut. Jika ini bukan kondisi medis, bahas langkah-langkah yang diambil karyawan untuk menyelesaikannya. Tinjau setiap bantuan yang telah disediakan perusahaan. Ingatkan karyawan bahwa Anda terus tersedia bagi mereka jika mereka membutuhkan dukungan dalam menyelesaikan masalah.
Tindak lanjuti dengan karyawan yang melaporkan untuk memastikan bahwa masalah telah diselesaikan.
Dokumentasikan keluhan asli, ringkasan pertemuan, setiap langkah yang diambil untuk resolusi dan catatan tindak lanjut Anda. Simpan semuanya dalam file rahasia, jauh dari file personel.
Kiat
-
Kapan saja memungkinkan, lakukan rapat Anda di luar jam kerja untuk memastikan kerahasiaan maksimal.
Peringatan
Meskipun menggoda untuk mengabaikan keluhan bau badan, menggoda untuk melakukannya dapat mengakibatkan berkurangnya moral karyawan, ketidakhadiran dan potensi pergantian karyawan. Selain itu, jika karyawan berada dalam peran layanan pelanggan, Anda menghadapi risiko keluhan pelanggan.
