Baik Anda menjual widget atau memberikan layanan dan keahlian, surat yang meminta pembayaran pada akun yang jatuh tempo merupakan bagian penting dari melakukan bisnis. Terkadang, orang hanya perlu diingatkan tentang hutang mereka. Di lain waktu, pelanggan mungkin sengaja menghindari kewajiban mereka. Dalam kasus sebelumnya, surat-surat ini dapat mempercepat pembayaran jumlah yang jatuh tempo; dalam yang terakhir, mereka dapat membantu menunjukkan langkah-langkah yang Anda ambil sebelum mencari upaya pengumpulan formal, yang dapat membantu Anda menang di pengadilan. Dalam semua kasus, surat-surat tersebut harus disusun dengan jelas, singkat dan sopan, profesional
Sebutkan Saldo Karena
Bagian pengantar surat itu harus dengan jelas menyatakan saldo jatuh tempo. Mengikuti salam sederhana (seperti “Dear Mr. Smith,”), buka surat dengan ramah mengingatkan pembaca tentang jumlah persisnya utangnya. Gunakan pernyataan seperti "Surat ini untuk mengingatkan Anda tentang saldo hutang Anda kepada ABC Corporation. Catatan kami menunjukkan bahwa akun Anda sudah lewat jatuh tempo dalam jumlah $ 56,39. ”Sebelum menyusun bagian surat ini, verifikasi jumlah persisnya yang harus dibayarkan dengan akun Anda. Lampirkan salinan faktur yang beredar ke surat itu dan buat referensi ke lampiran di bagian ini.
Jelaskan Bentuk Pembayaran yang Dapat Diterima
Bergantung pada sifat utangnya, kebijakan hutang usaha Anda dan seberapa cepat Anda ingin mengembalikan uang yang terhutang, bentuk pembayaran yang dapat diterima adalah detail penting lainnya untuk dinyatakan secara jelas. Uang tunai jelas lebih cepat daripada menunggu cek pribadi untuk dihapus, tetapi tergantung pada jumlah itu mungkin tidak layak untuk meminta pembayaran dengan cara ini. Demikian juga, tidak setiap bisnis menerima kartu kredit, dan perusahaan dapat menerima satu kartu penerbit tetapi tidak yang lain. Dalam hal apa pun, sertakan pernyataan seperti “Pembayaran dapat dilakukan dengan uang tunai, cek atau kartu kredit. Kami menerima Visa atau Mastercard. Cek dapat dibayarkan ke Hutang Akun."
Nyatakan Tenggat dengan Jelas
Jangan biarkan permintaan tenggat waktu pembayaran terbuka untuk ditafsirkan. Gunakan pernyataan seperti "Tolong kirimkan saldo ini dalam waktu 10 hari kerja atau hubungi kantor kami segera untuk melakukan pembayaran melalui telepon." Menyatakan tenggat waktu tidak hanya mengulangi perasaan urgensi bagi pembaca, tetapi juga memberi Anda jangka waktu kapan Anda dapat mengharapkan pembayaran dan memungkinkan Anda untuk mempertimbangkan apa yang harus dilakukan selanjutnya jika pembayaran tidak diberikan dalam jendela itu.
Konsekuensi Negara untuk Keterlambatan
Jika ada konsekuensi keterlambatan pembayaran lebih lanjut, sebutkan dalam penutupan surat. Konsekuensi umum adalah dimulainya tindakan hukum formal untuk memulihkan jumlah di pengadilan. Konsekuensi lain mungkin meningkatkan perselisihan lebih tinggi di organisasi atau menghentikan layanan. Jika surat itu merupakan peringatan terakhir, gunakan pernyataan seperti "Ini adalah pemberitahuan terakhir yang akan Anda terima. Jika kami tidak menerima pembayaran penuh dalam waktu 10 hari sejak tanggal surat ini, kami akan mencari semua upaya hukum yang tersedia untuk memulihkan hutang ini."
