Prosedur kantor adalah standar yang diterima untuk melakukan bisnis di tempat kerja tertentu. Standar tersebut dapat bervariasi tergantung pada industri, beban kerja, lokasi geografis, profesionalisme kantor atau ukuran perusahaan. Misalnya, prosedur kantor dalam praktik medis, gigi atau hukum akan jauh berbeda dari yang ada di bisnis konstruksi, ritel, atau impor. Namun, ada beberapa "norma" untuk prosedur kantor di industri.
Prosedur Telepon
Semua kantor memerlukan tata krama telepon yang profesional dan sopan. Jawab telepon dengan segera, bicaralah dengan jelas dan sopan, dan jangan pernah menunda penelepon lebih dari beberapa detik tanpa kembali ke telepon - bahkan jika yang dikatakan hanyalah, "Saya masih mengerjakan permintaan Anda."
Ambil pesan untuk pekerja yang berada di luar kantor atau tidak tersedia. Catat dengan jelas nama, tanggal, waktu, dan nomor telepon si penelepon, bersama dengan tujuan panggilan itu, jika diberikan. Ketika sistem pesan suara sudah ada, tanyakan pada penelepon apakah dia ingin meninggalkan pesan suara, dan kemudian transfer dia ke sistem pesan suara. Tidak sopan mentransfer panggilan tanpa memberi tahu penelepon sebelum transfer.
Manajemen Arsip
Spesifik untuk manajemen arsip sangat bervariasi dari kantor ke kantor, tetapi detail semua operasi bisnis harus dijaga dengan tertib, secara profesional. Simpan salinan semua tanda terima, faktur, pernyataan akun, perintah kerja, proposal, perkiraan pekerjaan, korespondensi, laporan, dan dokumen lainnya yang diproduksi oleh perusahaan.
Buat file untuk setiap vendor, akun pelanggan, penjualan atau proyek, berdasarkan spesifikasi perusahaan. Beri label dengan jelas semua folder, dan simpan di lokasi yang mudah diakses agar dapat diambil dengan cepat saat dibutuhkan. Ini adalah persyaratan untuk manajemen yang tepat dari bisnis apa pun, terlepas dari industri.
Penanganan dan Distribusi Surat
Mengelola surat masuk dan keluar akan berbeda di setiap kantor, tetapi memperlakukan semua surat sebagai korespondensi penting dan menanganinya segera, terutama korespondensi dengan klien dan pelanggan.
Buka dan rutekan surat ke departemen atau karyawan yang sesuai, tergantung pada prosedur perusahaan tertentu. Jangan pernah buka surat yang dicap "pribadi." Jika surat masuk akan dibuka sebelum didistribusikan, kertas jepit amplop ke bagian belakang korespondensi jika informasi alamat atau pengirim diperlukan.
Timbang surat keluar, jika perlu, dan tempelkan jumlah ongkos kirim yang tepat ke sudut kanan atas. Jika surat diambil oleh kurir, letakkan di lokasi keluar yang sesuai untuk pengambilan. Jika dibawa ke Kantor Pos setempat, letakkan semua surat di dalam kotak agar mudah dibawa. Rekatkan semua paket dengan aman dan dengan jelas melabeli mereka untuk pengiriman yang tepat.
Komputer dan Teknologi
Memastikan data komputer terlindungi dengan baik adalah penting di kantor saat ini yang sangat bergantung pada informasi tersebut. Praktikkan prosedur keselamatan dasar untuk melindungi file dan perangkat keras komputer.
Untuk melindungi dokumen dan perangkat lunak, buat cadangan harian dari semua file komputer di situs Internet yang menawarkan layanan seperti itu, atau pada flash drive atau disk Zip yang terpisah. Berhati-hatilah saat mengunduh file dan perangkat lunak dari Internet. Jaga agar program perlindungan virus tetap berjalan setiap kali komputer dinyalakan, dan pertahankan basis data virus tetap mutakhir karena ancaman baru terus muncul.
Lindungi perangkat keras dengan pelindung lonjakan yang kuat dan andal. Matikan komputer di malam hari ketika tidak ada yang menggunakannya, dan cabut semua alat elektronik saat terjadi badai petir.
