Prosedur kantor penting jika Anda ingin menjalankan segala sesuatunya dengan lancar di lingkungan profesional, baik itu firma hukum, kantor dokter, atau fasilitas pemerintah. Sangat penting untuk memiliki prosedur tertulis yang terlihat. Setiap kantor harus memiliki serangkaian prosedur tertulis yang dikembangkan oleh penyelia dan manajer kantor yang terlihat di kantor depan.
Apa Prosedur Kantor Yang Harus Ditetapkan
Jam kantor harus menjadi hal pertama yang disebutkan, dan semua karyawan harus bekerja tepat waktu dan siap untuk hari itu. Jika seorang pelanggan datang ke kantor dan tidak ada seorang pun di sana ada kemungkinan memiliki pandangan negatif terhadap bisnis dan mungkin tidak pernah kembali. Selain itu, kantor harus rapi, bersih, dan dipasok dengan baik. Pastikan daftar check-in dan pena tersedia bagi pelanggan untuk masuk, dan jika memungkinkan, sediakan kopi dan air. Kesan pertama adalah segalanya dalam bisnis yang sukses. Selain itu, setiap pelanggan harus diperlakukan dengan hormat dan profesional, baik di kantor maupun di telepon. Jika ada panggilan masuk untuk penyelia, karyawan tersebut harus mendapatkan semua informasi sebelum menghubungkannya ke penelepon, termasuk nama, sifat panggilan dan nomor telepon jika koneksi terputus. Jika panggilan itu untuk membuat janji, mereka harus mencari tahu sifat kunjungan dan memberi tahu mereka apa yang tersedia, memastikan untuk mendapatkan nomor telepon jika terjadi pembatalan. Mereka harus selalu mengulangi apa yang dikatakan sehingga tidak ada kebingungan.
Organisasi
Atur dan pertahankan workstation untuk produktivitas maksimum, pastikan ada kertas di mesin fotokopi, komputer menyala dan berjalan, surat didistribusikan dan pesan dikirim. Jika pekerjaan Anda melibatkan pengaturan pengaturan perjalanan, pastikan untuk mengetahui di mana penyelia Anda ingin tinggal dan mencatat waktu penerbangan serta informasi penyewaan mobil dan mencari tahu tentang cuaca di tujuan perjalanan. Selalu periksa dengan penyelia Anda sebelum memesan paket perjalanan. Ketika semua pemesanan selesai, cetak dua rencana perjalanan - satu untuk Anda dan satu untuk supervisor Anda - dan pastikan untuk memasukkan tanggal perjalanan pada kalender.
Pada akhir hari, tinjau janji temu dengan atasan Anda dan buat dia tahu tentang janji temu yang dijadwalkan untuk hari berikutnya. Atur mesin penjawab ke pesan suara atau ke layanan penjawab setelah jam kerja. Matikan semua peralatan, mesin fotokopi, printer dan komputer dan kosongkan teko kopi dan matikan pembuat kopi. Akhirnya, pastikan semua pintu terkunci sebelum mengatur alarm.
