Jika Anda berencana untuk memulai pusat panggilan, Anda dapat dengan aman mengesampingkan rekomendasi kuno bahwa lokasi adalah segalanya. Karena satu-satunya kontak Anda dengan pelanggan - atau kebanyakan dari mereka - tidak akan pernah mengunjungi Anda secara langsung, ruang yang memadai lebih penting daripada tempat. Infrastruktur dan persyaratan penyimpanan data juga merupakan pertimbangan vital. Selain itu, karena lingkungan kerja dapat menjadi sangat bising, tata letak fisik seharusnya tidak hanya nyaman bagi karyawan Anda, tetapi juga harus mengurangi kebisingan.
Persyaratan Rekaman Persegi
Response Design Corp. - yang berspesialisasi dalam desain call center - membahas persyaratan ruang dalam hal "kaki persegi per kursi," merekomendasikan agar Anda mengizinkan 125 hingga 150 kaki persegi per kursi. "Jumlah rekaman persegi ini berlaku untuk semua kebutuhan area umum, bukan hanya kubik," catat Desain Respons. Adapun ruang bilik, itu mengutip satu pusat panggilan di mana masing-masing perwakilan layanan pelanggan disediakan sebuah bilik 33 kaki persegi. Menggabungkan fokus-fokus itu, jika Anda berencana untuk memulai dengan 10 telepon, Anda akan membutuhkan sekitar 330 kaki persegi ruang untuk bilik dan tambahan 920 hingga 1.170 kaki persegi untuk ruang pertemuan, toilet, dan penyimpanan data.
Tentukan Persyaratan Infrastruktur
Bekerja dengan konsultan telekomunikasi bisnis untuk menentukan kebutuhan infrastruktur. Pengkabelan internal, sistem telepon, dan persyaratan bandwidth adalah beberapa pertimbangan terpenting. Misalnya, putuskan apakah saluran telepon tradisional sirkuit-switch standar atau Voice Over Internet Protocol adalah pilihan terbaik. Jika Anda memilih VoIP, periksa untuk melihat apakah situs potensial sudah disiapkan untuk layanan jaringan serat optik dan apakah Anda dapat membangun biaya untuk modifikasi yang diperlukan dalam pembayaran sewa atau apakah Anda harus membayar biaya ini di muka. Bandwidth mengacu pada kecepatan pengiriman data, yang pada gilirannya menentukan kecepatan dan efisiensi koneksi internet Anda.
Optimalkan Lingkungan Penyimpanan Data
Untuk memastikan waktu dan keandalan sistem, pasang peralatan data di ruangan tertutup yang dilengkapi dengan sistem pendingin udara dan peralatan pemantauan kelembaban terpisah. Avtech Software, Inc., sebuah perusahaan yang berspesialisasi dalam suhu pusat data dan kontrol lingkungan, merekomendasikan suhu ruangan sekitar antara 68 derajat dan 75 derajat Fahrenheit, dan tingkat kelembaban relatif antara 45 persen dan 55 persen.
Beli Perangkat Lunak dan Peralatan
Dalam bukunya "Perangkat Pelatihan Pusat Panggilan Comdex," penulis dan pengusaha Vikas Gupta merekomendasikan bahwa semua pusat panggilan baru mulai dengan lima teknologi dasar. Ini termasuk koneksi Internet, distributor panggilan otomatis, sistem respons suara interaktif, integrasi telepon komputer dan alat kontak pelanggan. Jika fokus Anda adalah panggilan keluar, Anda juga akan memerlukan perangkat lunak panggilan prediktif. Setiap agen juga akan membutuhkan komputer dan headset. Harga untuk perangkat lunak dan peralatan sangat bervariasi, jadi bandingkan toko dan dapatkan setidaknya tiga penawaran sebelum membuat keputusan pembelian.
Minimalkan Kebisingan
Telepon berdering, percakapan yang sedang berlangsung, dan peralatan operasi semuanya berkontribusi pada lingkungan kerja yang bising. Ini membuat perencanaan lantai, tata letak, dan desain workstation untuk mengurangi kebisingan yang vital. Pilihan untuk mencapai hal ini termasuk memisahkan workstation dan bukannya mengelompokkan agen bersama, menambahkan panel penghalang suara antara workstation, membangun satu atau dua kantor pribadi untuk digunakan untuk rapat dan panggilan yang membutuhkan privasi dan printer perumahan dan mesin fotokopi jauh dari workstation. Tanaman dan perabotan yang lembut dan meredam kebisingan seperti tirai, karpet, bantal, dan kursi empuk dapat mengurangi kebisingan lebih jauh.
