Beberapa situasi lebih tidak nyaman daripada harus memberi tahu karyawan atau pelanggan, "Tidak." Pelaku bisnis sering merasa bahwa penolakan untuk mematuhi permintaan menciptakan perasaan buruk tentang mereka dan bisnis, yang dapat mempengaruhi penjualan di masa depan. Lebih buruk lagi, ketika klien atau karyawan mengajukan banding atas suatu keputusan, Anda mungkin harus mengatakan tidak, tidak sekali, tetapi dua kali. Pada titik ini penulis khawatir tentang nada yang tepat untuk digunakan dan berapa banyak informasi untuk diungkapkan, jangan sampai korespondensi menyebabkan penyelidikan lebih lanjut atau bahkan tindakan hukum.
Dapatkan sepotong kop surat perusahaan untuk digunakan sebagai balasan Anda. Sebuah tanggapan terhadap banding merupakan kata terakhir tentang masalah tersebut, dan menggunakan kop surat resmi membantu menyampaikan kesan otoritas.
Ketikkan tanggal, lewati spasi, dan ketikkan nama dan alamat lengkap penerima.
Lewati ruang lain, ketikkan "Dear Mr./Ms.(masukkan nama)" diikuti oleh titik dua. Jika Anda merasa perlu ketegasan khusus, hilangkan "sayang" dan cukup ketik nama penerima. Lewati ruang lain.
Di paragraf pertama, segera beri tahu penerima jika permohonannya dikabulkan, dan jelaskan secara singkat mengapa dia menerima permintaannya.
Jika Anda tidak memberikan banding, ucapkan terima kasih kepada penerima atas minatnya pada bisnis Anda atau atas kerja kerasnya, dan pada akhir paragraf, berikan dia kabar buruk. Memposisikan berita buruk di akhir paragraf memungkinkan Anda kesempatan untuk melunakkan pukulan terlebih dahulu, yang membantu mempertahankan niat baik penerima. Jelaskan alasan untuk menolak permintaan secara singkat; hindari memberikan begitu banyak detail sehingga penerima dapat memeriksa kebijakan dan menebak-nebak Anda.
Berikan informasi tindak lanjut tambahan apa pun di paragraf kedua. Jika Anda menolak banding, beri tahu dia bahwa keputusan Anda sudah final dan masalahnya sudah ditutup.
Ketik "Salam," atau "Hormat," dan lewati tiga spasi garis. Cetak surat dan tandatangani di atas nama Anda dengan tinta biru atau hitam. Simpan salinan surat itu untuk catatan Anda.
Kirim surat melalui surat resmi untuk menyimpan catatan balasan Anda dan bukti bahwa penerima menerima surat itu. Catatan ini mungkin penting jika masalah ini sampai ke pengadilan.
