Dewasa ini sudah umum untuk mendengar tentang kode etik perusahaan, tetapi komunikasi etis sering tidak dibahas dalam diskusi, meskipun itu merupakan elemen penting dari kesuksesan perusahaan. Komunikasi sangat penting dalam hubungan apa pun, tetapi terutama ketika bisnis Anda mengandalkan kepemimpinannya untuk memberikan informasi yang jelas dan konsisten kepada tenaga kerja. Orang-orang dengan cepat mempelajari perbedaan antara nilai-nilai yang diekspresikan dan yang nyata, dan secara naluriah tahu kapan suatu organisasi memerankan nilai-nilai itu setiap hari dan memberi penghargaan kepada orang-orang yang bekerja keras. Komunikasi etis harus menjadi prioritas utama bagi para pemimpin perusahaan ketika berbicara dengan semua pemangku kepentingan - apakah mereka sejawat, staf, pelanggan, atau investor.
Apa itu Komunikasi Etis?
Komunikasi etis adalah dasar untuk pengambilan keputusan yang bijaksana dan pemikiran yang bertanggung jawab. Ini adalah tentang mengembangkan dan membina hubungan dan membangun komunitas di dalam dan di seluruh konteks, budaya, saluran dan media. Komunikasi etis juga menerima tanggung jawab atas pesan yang Anda sampaikan kepada orang lain dan konsekuensi jangka pendek atau jangka panjang dari komunikasi Anda. Apakah Anda sedang berbicara dengan teman dekat atau berbicara dengan tenaga kerja dalam rapat semua staf, pesan Anda harus jujur dan konsisten dengan sistem nilai Anda. Menyesatkan pendengar Anda dan menyampaikan pesan yang rahasia atau tidak jujur adalah kebalikan dari komunikasi etis.
Selain itu, komunikasi etis dapat meluas ke media atau bahkan bahasa yang Anda pilih untuk menyampaikan pesan Anda. Menggunakan media yang membatasi audiens atau menyampaikan pesan dalam bahasa yang audiens Anda tidak sepenuhnya mengerti, membatasi bagaimana pesan Anda diterima dan dirasakan.Misalnya, jika Anda berbicara kepada audiens yang sebagian besar adalah karyawan tuli atau tuna rungu, komunikasi etis mengharuskan memiliki juru bahasa isyarat.
Ketika Anda tidak berkomunikasi secara etis, pendengar bertanya-tanya apakah apa yang Anda katakan itu benar. Kurangnya komunikasi etis membuat orang lain mempertanyakan integritas profesional dan pribadi Anda dan bertanya-tanya apakah mereka dapat mempercayai pesan Anda, atau bahkan mempercayai Anda. Setelah Anda kehilangan rasa hormat dan kepercayaan orang, Anda harus bekerja dua kali lebih keras untuk mendapatkannya kembali, dan kadang-kadang Anda tidak bisa, tidak peduli seberapa keras Anda berusaha. Misalnya, seorang presiden perusahaan yang meyakinkan para pekerja bahwa perusahaan akan tetap menjadi milik keluarga, mengumumkan enam bulan kemudian bahwa sebuah konglomerat besar telah membeli bisnis tersebut. Dia akan kehilangan kepercayaan dari karyawannya, dan mereka akan meragukan apapun yang dia katakan di masa depan.
Namun, survei Hill + Knowlton Strategies tentang keberlanjutan, transparansi, dan kinerja bisnis, mengungkapkan bahwa 82 persen dari 1.000 responden percaya bahwa perusahaan dapat memperoleh kembali kepercayaan jika perusahaan itu bertanggung jawab dan memberikan laporan yang jujur dan transparan tentang bagaimana perusahaan itu berusaha untuk menjadi lebih berkelanjutan. Ternyata publik dan karyawan tidak membutuhkan perusahaan untuk menjadi sempurna, mereka hanya menginginkan transparansi dan kejujuran lebih dari apa pun. Melalui proses komunikasi etis, Anda harus mengakui bahwa Anda tidak mencapai tujuan Anda, yang pada akhirnya membuka jalan bagi peningkatan besar di masa depan dan dukungan dari semua pemangku kepentingan Anda.
Prinsip-prinsip Komunikasi Etis
Komunikasi etis memiliki beberapa prinsip atau elemen dasar. Mengkomunikasikan pesan berbasis fakta dengan jujur dan akurat adalah pusat komunikasi etis. Komunikasi etis menghargai kebebasan berekspresi, keragaman perspektif dan toleransi perbedaan pendapat. Tetapi sementara komunikasi etis harus jujur dan terus terang, itu tidak boleh menyinggung atau memprovokasi pendengar.
Komunikasi etis memungkinkan akses ke sumber daya dan fakta yang membantu merumuskan pesan. Misalnya, jika Anda berbagi informasi tentang kinerja saham, Anda wajib memberikan laporan tahunan kepada audiens Anda, pengarsipan dengan Komisi Sekuritas dan Bursa atau laporan pemegang saham.
Berkomunikasi secara etis juga mensyaratkan agar pesan dapat diakses. Ini berarti jika Anda mengirim pesan ke audiens yang besar atau beragam, pastikan Anda mengakomodasi bahasa dan preferensi mendengarkan semua orang. Meskipun bahasa resmi di A.S. adalah bahasa Inggris, ada jutaan pengunjung dan penduduk legal yang bahasa pertamanya bukan bahasa Inggris. Untuk menyampaikan pesan yang dapat dipahami oleh audiens yang beragam, dibutuhkan ahli bahasa atau penerjemah yang dapat membantu Anda membuat pesan dapat diakses oleh semua.
Selain membuat pesan dapat diakses dan menghormati keragaman pemikiran dan perspektif, komunikasi etis berarti memperhatikan kebutuhan dasar manusia. Menghindari kata-kata dan bahasa yang merendahkan atau tidak toleran dan menahan diri dari pesan yang mempromosikan atau menghasut kekerasan sangat penting untuk komunikasi etis.
Komunikasi Etis di Tempat Kerja
Komunikasi di tempat kerja terjadi di semua tingkatan; pengawas untuk karyawan, manajer untuk pengawas dan eksekutif untuk karyawan - satu-satu dan dalam pengaturan grup. Misalnya, penyelia yang memberikan tinjauan kinerja kepada karyawan harus mengikuti standar komunikasi etis.
Ketika berbicara dengan karyawan yang berkinerja tinggi, penyelia harus mencapai keseimbangan yang tepat dengan memuji kinerja yang luar biasa di beberapa bidang dengan ide untuk perbaikan di bidang lain. Sebaliknya, tinjauan terhadap karyawan yang berprestasi pada tingkat biasa-biasa saja harus jujur sehingga karyawan dapat melihat kelemahan pekerjaan mereka dari perspektif pengawas, yang memungkinkannya untuk fokus pada peningkatan di bidang-bidang tersebut. Seorang penyelia harus berkomunikasi secara jujur dan jujur kepada karyawannya dengan memberikan pengakuan atas kinerja dan bimbingan atau bimbingan yang kuat pada saat karyawan perlu kembali ke jalurnya dan memenuhi harapan perusahaan.
Dukungan untuk visi perusahaan mulai mengalir dari kepemimpinan eksekutif ke staf. Pesan-pesan yang disampaikan oleh para pemimpin puncak perusahaan kepada manajemen menengah, penyelia lini dan staf harus transparan. Salah satu cara termudah untuk mendapatkan kepercayaan karyawan Anda adalah jujur dan terus terang dengan mereka dalam semua komunikasi Anda. Ketika para pemimpin jujur, mereka mendapat dukungan dari staf dan manajer.
Contoh-contoh Komunikasi Etis
Pernah bertanya-tanya mengapa media memiliki pemeriksa fakta, terutama selama musim kampanye? Selama hari-hari terakhir musim kampanye, para politisi telah dikenal untuk merentangkan kebenaran atau tidak mengatakan seluruh kebenaran untuk mendapatkan dukungan dari konstituen dan donor. Membuat janji kampanye yang tidak mungkin dipenuhi adalah komunikasi yang tidak etis. Beberapa politisi berjuang dengan mendamaikan komunikasi etis dengan komunikasi persuasif. Dalam artikelnya tahun 2014, "Dilema Etis dalam Penggunaan Big Data Analytics (BDA) dalam Mempengaruhi Komunikasi Politik dan Perilaku," Kenneth Hacker mengeksplorasi penggunaan analitik data besar dalam konteks pidato kampanye politik. Big data analytics atau BDA adalah informasi yang berguna untuk membantu organisasi, dan sering juga individu, membuat keputusan berdasarkan korelasi, pola, tren, dan preferensi.
Sebagai contoh, katakanlah seorang politisi mencoba untuk mengumpulkan dukungan di daerah yang pernah berkembang di industri baja yang sudah lama hilang. Dia mengatakan kepada kerumunan dia mengidentifikasi dengan perjuangan ekonomi mereka sejak kematian industri yang meninggalkan masyarakat tanpa pekerjaan upah dan menyalahkan konglomerat asing yang telah merebut dominasi A.S. di industri baja. Politisi memangsa kerentanan pendengar dengan menggunakan BDA untuk mencari tahu apa yang menyerang para pendukung - tren industri baja menurun di wilayah AS, dan preferensi bahwa pemilih akan lebih baik dengan pekerjaan yang memungkinkan mereka untuk melanjutkan gaya hidup mereka sebelumnya. Bentuk persuasi politik ini bukan komunikasi etis karena tidak jujur atau langsung, dan tidak mencerminkan kebenaran tentang industri baja A.S.
Cara Mengajar Komunikasi Etis
Untuk terlibat dalam komunikasi etis, Anda harus merangkul etika profesional dan pribadi dasar. Pertama, komitmen Anda untuk mengatakan yang sebenarnya sangat penting. American Management Association mencirikan komunikasi etis sebagai "Kebenaran adalah Pekerjaan 1," karena kebenaran adalah aspek paling penting dari komunikasi etis. Tidak ada perusahaan yang ingin menghidupkan kembali bencana Enron di mana karyawan ditipu oleh para pemimpin yang tidak mengungkapkan pensiun mereka tidak akan berharga.
Komunikasi etis hanya dapat diajarkan ketika kepemimpinan perusahaan memahami dampak dari pesan tersebut. Misalnya, jika Anda berbicara dengan departemen pengiriman tentang PHK yang akan datang, Anda harus berasumsi bahwa karyawan departemen pengiriman akan membagikan informasi itu dengan departemen penjualan. Bagian penjualan tergantung pada pengiriman untuk memastikan pesanan mereka dikirimkan tepat waktu. Pesan yang Anda berikan kepada karyawan departemen pengiriman harus bersifat inklusif dan harus mempertimbangkan dampaknya pada departemen yang bergantung pada layanan pengirimannya.
Mengajarkan komunikasi etis adalah tentang pengajaran etika dan tanggung jawab profesional dan pribadi - bukan hanya bagaimana berbicara dengan karyawan atau kolega. Isi pesan sangat penting, seperti halnya pengiriman pesan. Dengan begitu banyak mode komunikasi yang berbeda, penting untuk mengetahui jenis informasi apa yang boleh dikirim secara elektronik versus informasi yang harus dikomunikasikan secara tatap muka. Tentu saja, ulasan kinerja dan tinjauan disiplin kerja karyawan harus disampaikan dalam pertemuan tatap muka karena materi pelajaran memerlukannya. Selain itu, sebagian besar karyawan menghargai menerima umpan balik positif dan kritik yang membangun secara langsung. Di sisi lain, mengirim pengumuman libur sehari setelah Thanksgiving dapat diterima melalui email ke semua staf.
Memahami audiens Anda adalah titik kritis dalam menyampaikan komunikasi etis. Tanpa pengetahuan yang baik tentang audiens, pembawa pesan dapat secara tidak sengaja menyinggung pendengar atau bahkan menyampaikan pesan yang bahkan tidak ditujukan untuk audiens itu. Jika kurir itu adalah eksekutif perusahaan papan atas, ia mungkin memerlukan Cliffs Notes dari departemen sumber daya manusia untuk membimbingnya tentang cara terbaik untuk menyampaikan informasi yang diperkirakan mungkin diterima dengan buruk.
Peran Sumber Daya Manusia dalam Komunikasi Etis
Departemen sumber daya manusia biasanya adalah departemen komunikasi karyawan. SDM harus dilibatkan dalam semua pesan kepada karyawan, terutama yang berasal dari tingkat kepemimpinan tertinggi. Paul Gennaro, wakil presiden senior komunikasi perusahaan dan kepala komunikasi untuk AECOM, dalam sebuah wawancara dengan SHRM Online mengatakan, "Itu harus dari sisi SDM - apa nilai-nilai organisasi? Bagaimana kita mengukur kinerja? Apakah kita memperkuat etika dan integritas? Apakah kita menjadikannya bagian dari budaya kita? ”Misalnya, bimbingan dari kepemimpinan SDM dalam komunikasi etis dapat membantu presiden perusahaan untuk menyampaikan pesan yang diterima dengan baik, oleh karena itu, Cliffs Notes dari HR.
Departemen sumber daya manusia umumnya bertanggung jawab untuk menyusun pesan yang akan disampaikan kepemimpinan kepada karyawan. SDM juga menanggapi pertanyaan karyawan tentang pesan tersebut. Sebagai contoh, seorang anggota staf SDM dapat menyusun pidato presiden perusahaan dan memberinya pertanyaan yang cenderung diajukan karyawan. Selain menulis pidato, SDM juga dapat memberikan jawaban untuk pertanyaan yang diantisipasi, atau setidaknya memberi tahu presiden bagaimana mengarahkan karyawan ke sumber yang tepat untuk jawaban yang lebih lengkap. Selain mempersiapkan isi pesan dan Q&A, HR dapat mempersiapkan presiden untuk menyampaikan pidato, seperti dalam pemilihan waktu, apa yang harus dia ketahui tentang audiens, misalnya, kelompok kecil atau pertemuan semua pihak, dan berikan kiat-kiatnya untuk tidak menjadi defensif atau melakukan pelanggaran pribadi terhadap pertanyaan karyawan. Pembinaan dalam skenario ini mungkin juga mencakup saran untuk menganalisis bahasa tubuh para penonton untuk menentukan respons mereka terhadap pesannya.
