Semua bisnis harus menyimpan semacam buku besar jika penagih pajak atau Agen IRS datang mengetuk. Buku besar dapat disimpan dalam program spreadsheet seperti Microsoft Excel, tetapi keindahan buku besar fisik adalah portabilitasnya. Anda dapat membawa buku besar pulang setiap malam atau membawanya ke investor untuk memberi mereka gambaran tentang bagaimana kinerja perusahaan secara finansial. Juga bijaksana untuk menyimpan buku besar untuk pengeluaran pribadi, sebagai semacam daftar periksa yang dimuliakan.
Gambarlah enam garis vertikal di bawah halaman pertama buku besar, dan sisakan tujuh kolom. Perhatikan bahwa beberapa buku besar sudah ada, tetapi masih dapat diubah dengan pena.
Beri label pada tujuh kolom "Tanggal", "Uraian", "Kredit", "Debit", "Saldo", "Nomor Cek" dan "Persetujuan".
Gunakan baris pertama dalam buku besar untuk mencatat saldo awal. Di bawah deskripsi, tulis "Saldo Awal" (dan "Saldo Teruskan" di halaman berikutnya) dan nyatakan jumlah awal di kolom "Saldo".
Catat semua penjualan, piutang dagang atau pembayaran di kolom "Kredit", cantumkan tanggal dan uraian di kolom yang sesuai yang menjelaskan mengapa uang diterima.
Catat semua pembelian, hutang dagang dan gaji di kolom "Debet", cantumkan tanggal dan deskripsi yang menjelaskan mengapa uang dibubarkan. Daftar nomor cek di kolom "Periksa Nomor". Memiliki inisial manajer atau pembukuan di bawah kolom "Persetujuan".
Pertahankan saldo saat ini setelah setiap transaksi kredit dan debit untuk mendapatkan gambaran di mana perusahaan secara finansial dan untuk memastikan nomor cek berikutnya digunakan dan bahwa tidak ada cek yang dicuri.
Simpan tanda terima untuk semua transaksi. Simpan tanda terima pembayaran dan faktur pembayaran. Masukkan tanda terima ini ke dalam amplop manila untuk menyertai buku besar. Arsipkan barang-barang tersebut setiap bulan bersama dengan salinan file buku besar bulan itu.
Kiat
-
Tuliskan semua transaksi pada saat transaksi. Anda tidak ingin dibiarkan berhutang dalam hitungan hari dan kredit pada akhir bulan.
