Semua bisnis memiliki proses, apakah itu untuk mengumpulkan produk, memproses pembayaran kartu kredit, naik ke atas karyawan atau memeriksa jaminan kualitas. Kadang-kadang, proses-proses itu bekerja dengan mulus, dan di waktu lain tidak. Manajemen proses bisnis adalah sistem yang memegang proses Anda dan mencambuknya menjadi bentuk Olimpiade-perenang. Implementasi BPM yang baik akan meningkatkan visibilitas ke dalam proses Anda, membuatnya lebih mudah untuk menghilangkan kemacetan dan mencegah duplikasi pekerjaan.
Kiat
-
Manajemen proses bisnis adalah metodologi untuk merampingkan cara perusahaan melakukan sesuatu, dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja.
Apa itu Contoh Proses Bisnis?
Proses bisnis adalah serangkaian langkah yang dilakukan orang-orang di organisasi Anda untuk mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah ini diulang berkali-kali, sering kali oleh banyak orang dan biasanya dengan cara standar. Apa saja - mulai dari mengesahkan permintaan liburan hingga penilaian triage yang dilakukan staf medis di ruang gawat darurat - akan memenuhi syarat sebagai proses bisnis.
Ambil, misalnya, contoh permohonan pinjaman ke bank. Untuk memulai proses ini, pelanggan akan mengisi formulir aplikasi elektronik di situs web bank. Sekarang, roda bank mulai berputar. Pertama, bank akan memverifikasi bahwa pelanggan telah mengisi formulir dengan benar. Kemudian, aplikasi akan melalui pemeriksaan kredit. Orang lain mungkin melakukan verifikasi pendapatan, tim lain mungkin meminta dokumentasi tambahan dan mungkin ada kegiatan lain yang memungkinkan bank untuk membuat keputusan tentang apakah akan menyetujui pinjaman.
Kuncinya adalah prosesnya multifaset. Seperti kebanyakan proses bisnis, ini melibatkan banyak langkah dan banyak orang, dan orang-orang ini menggunakan berbagai alat dan sistem untuk menyelesaikan sesuatu. Secara keseluruhan, keseluruhan sistem dirancang untuk mengubah serangkaian input (aplikasi pinjaman dan dokumen pendukung) menjadi output yang diinginkan (keputusan persetujuan yang dikomunikasikan kepada pelanggan).
Apa itu Manajemen Proses Bisnis?
Ketika bisnis Anda sangat kecil, proses bisnis relatif mudah dikelola. Mungkin hanya ada segelintir orang di kantor yang melakukan tugas sehari-hari, dan semua orang memiliki gambaran yang kuat tentang gambaran besarnya. Situasi ini berubah saat Anda tumbuh. Tugas-tugas yang pernah ditangani oleh satu orang tiba-tiba dilimpahkan ke berbagai departemen. Orang-orang menduplikasi upaya satu sama lain, tugas jatuh melalui celah-celah dan ada potensi yang lebih besar bagi orang untuk melakukan kesalahan.
Tujuan utama manajemen proses bisnis adalah untuk menempatkan proses kacau ini di bawah mikroskop dan mencari cara untuk membuatnya lebih baik. Cara termudah untuk memahami ini adalah memvisualisasikan semua kegiatan dalam proses Anda sebagai bagan alur langkah-langkah. BPM adalah disiplin formalisasi langkah-langkah ini menjadi alur kerja yang lebih logis dan konsisten.
Apa Keuntungan Manajemen Proses Bisnis?
Dorongan utama BPM adalah untuk menghemat waktu dan uang Anda dengan memangkas lemak dalam proses Anda, seperti menghilangkan kemacetan, menghilangkan redudansi dan menghentikan duplikasi pekerjaan yang tidak perlu. BPM tidak semua tentang meningkatkan laba, dan ada hasil positif lain dari mana bisnis dapat memperoleh manfaat:
-
Baik karyawan dan manajer mendapat manfaat dari definisi yang lebih jelas tentang peran dan tanggung jawab mereka, karena mereka semua mengikuti jalur pipa sistematis untuk menyelesaikan pekerjaan.
-
Tim bekerja sama dan berkomunikasi dengan lebih baik ketika semua orang berada di halaman yang sama mengenai keluaran dan tenggat waktu.
- Ada sedikit stres karena karyawan yang bekerja terlalu keras tidak lagi harus menghadiri pertemuan tindak lanjut atau menangani berbagai tugas sekaligus.
- BPM menyelaraskan proses Anda dengan prioritas organisasi sehingga Anda tidak menyia-nyiakan waktu untuk proses yang menambah nilai paling tidak untuk bisnis.
- Manajer mendapatkan visibilitas yang lebih baik ke dalam alur kerja, yang memberikan jejak bermanfaat untuk audit dan kepatuhan terhadap peraturan.
- Pelanggan mendapat manfaat dari peningkatan waktu tunggu, yang mengarah pada kepuasan pelanggan yang lebih besar.
Bagaimana BPM Bekerja?
BPM adalah, pertama dan terutama, metodologi. Ini terdiri dari serangkaian langkah dan teknik yang jelas yang membantu memformalkan proses BPM sehingga limbah dan ketidakefisienan lainnya dapat diidentifikasi dan diperbaiki. Dari sekian banyak metodologi BPM yang mapan, beberapa, seperti Lean atau Six Sigma, telah memasuki kosakata populer. Metodologi generik mengikuti banyak prinsip yang sama. Apapun metodologi yang Anda pilih, Anda dapat mengharapkannya untuk fokus pada tiga pilar BPM: proses, orang, dan teknologi.
Proses
Fokus inti BPM adalah untuk mengoptimalkan proses bisnis sehingga sesuai untuk tujuan dan mencapai hasil yang benar pada waktu yang tepat.
Orang-orang
Memastikan bahwa orang melakukan hal yang benar dengan cara yang benar adalah kunci untuk proses yang sukses. BPM melihat tugas-tugas yang dilakukan orang dan mengajukan pertanyaan seperti: Pekerjaan siapa untuk melakukan Tugas A dan dalam kerangka waktu berapa? Apa yang terjadi jika orang yang bersangkutan mengabaikan masalahnya? Siapa yang mendapat peringatan saat proses macet? Tingkat visibilitas ini sangat penting jika Anda ingin membangun efisiensi ke dalam sistem.
Teknologi
Agar proses Anda bekerja dengan lancar, transisi tugas harus mulus setiap saat. Perangkat lunak manajemen proses bisnis adalah alat yang membantu untuk menegakkan proses. Jadi, jika Anda menjalankan latihan BPM dan menentukan proses yang lebih baik, teknologi dapat membantu memastikan bahwa prosesnya bekerja dengan cara yang tepat seperti yang Anda definisikan. Fitur utama teknologi adalah untuk mengumpulkan data kinerja sehingga Anda dapat melacak metrik yang penting untuk keberhasilan proses.
Bagaimana Anda Merancang Metodologi BPM?
BPM bekerja secara berbeda tergantung pada jenis bisnis apa yang Anda miliki. Jadi, bahkan sebelum Anda mulai merancang metodologi BPM, Anda harus menilai apa yang ingin Anda tingkatkan dengan menerapkannya. Jika Anda adalah organisasi layanan, misalnya, Anda mungkin ingin BPM meningkatkan waktu respons Anda kepada klien. Perusahaan yang membuat atau membuat produk, di sisi lain, mungkin mencari efisiensi dan kinerja yang lebih baik di jalur perakitan atau sinkronisasi dengan sistem dan proses lain.
Menggunakan driver komersial ini sebagai panduan, setiap metodologi BPM kemudian akan mengikuti siklus hidup fase, masing-masing dengan set tugas sendiri yang perlu diimplementasikan. Metodologi BPM yang paling umum, DMEMO, mengikuti lima tahap: desain, model, eksekusi, monitor, dan optimalkan.
Tahap Satu: Desain
Fase desain menggunakan teknologi BPM untuk memetakan proses Anda seperti sekarang, sebelum mendesain ulang alur kerja sehingga proses berjalan jauh lebih efisien. Apa yang Anda dapatkan di layar adalah penggambaran visual dari alur kerja sehingga Anda dapat melihat sekilas di mana letak kemacetan dan duplikasi berada. Idenya adalah untuk menciptakan alur kerja yang paling sederhana, paling mudah sehingga proses dapat diselesaikan dalam jumlah waktu paling sedikit sambil membuat kesalahan paling sedikit.
Tahap Dua: Pemodelan
Fase ini adalah tentang menguji proses Anda untuk melihat cara kerjanya dalam kondisi yang berbeda. Anggap saja sebagai latihan "bagaimana jika". Bagaimana jika kita mengalokasikan dua orang untuk tugas ini? Bagaimana jika karyawan ini terlambat menyampaikan hasil kerjanya? Bagaimana jika tugas ini dilakukan dengan cara yang berbeda? Bisakah kita melakukan perbaikan lebih lanjut?
Tahap Tiga: Eksekusi
Setelah Anda mensimulasikan aliran pekerjaan, langkah selanjutnya adalah menguji proses yang ditingkatkan di lapangan menggunakan mesin alur kerja perangkat lunak BPM Anda untuk mengalokasikan setiap tugas dalam proses tersebut ke satu atau lebih orang.
Tahap Empat: Pemantauan
Pemantauan adalah proses pengumpulan data untuk memastikan prosesnya berjalan seperti yang Anda harapkan. Dengan menggunakan teknologi Anda, Anda dapat melacak satu langkah dalam satu proses tunggal - dengan cara yang sama Anda akan melacak paket FedEx - atau Anda dapat mengagregasi data dan melihat apa yang Anda lakukan melintasi alur kerja secara keseluruhan. Alat yang digunakan pada tahap ini meliputi pemantauan aktivitas bisnis, dasbor, alat pelaporan dan audit.
Tahap Lima: Optimasi
Pada tahap ini, proses Anda mungkin jauh dari sempurna. Sekarang, Anda perlu mempertimbangkan apa yang dapat Anda lakukan untuk lebih mengoptimalkan proses. Misalnya, apakah Anda perlu menambahkan sumber daya lain ke area tertentu di mana kemacetan sering terjadi? Ingatlah bahwa pengoptimalan bukan peristiwa satu-dan-dilakukan. Sebaliknya, Anda perlu mendengarkan umpan balik dari karyawan dan pelanggan dan membuat perubahan setiap kali terjadi masalah. Jika proses baru tidak meningkatkan pengalaman pemangku kepentingan Anda tentang layanan, maka itu tidak bisa dikatakan sukses.
Siapa yang Melakukan Manajemen Proses Bisnis?
Seringkali diperlukan tim pakar dengan IT dan pengetahuan bisnis untuk mengimplementasikan proyek BPM, tetapi sebenarnya tergantung pada ruang lingkup proyek yang Anda rencanakan untuk dijalankan. Jika Anda ingin meraih beberapa kemenangan cepat dengan meningkatkan beberapa proses berisiko rendah, pengembalian tinggi dalam bisnis kecil Anda sendiri, maka itu akan relatif mudah untuk mendapatkan proyek BPM dari tanah dibantu oleh tim internal kecil dan beberapa perangkat lunak berkualitas untuk memetakan proses Anda.
Cara yang baik untuk memulai adalah dengan mengikuti kursus pelatihan BPM. Pencarian Google cepat harus muncul beberapa opsi lokal atau program online. Banyak perusahaan memilih untuk menempatkan karyawan mereka melalui program sertifikasi manajemen proses bisnis yang memungkinkan staf kunci untuk mendapatkan pelatihan resmi dalam metodologi yang tepat. Business Management Management Institute saat ini menawarkan 30 program dan tujuh sertifikat dalam berbagai disiplin ilmu dan metodologi yang terkait dengan BPM. Periksa situs web mereka untuk detailnya.
Apa itu Alat BPM?
Sederhananya, alat BPM adalah perangkat lunak yang Anda gunakan untuk mengotomatisasi implementasi BPM. Tugasnya adalah untuk memungkinkan transformasi bisnis Anda sehingga Anda dapat membawa proses Anda ke ketinggian baru. Opsinya seluas mungkin, tetapi umumnya, Anda akan mencari sistem dengan setidaknya fitur berikut:
- Alat diagram pemrosesan visual: Ini memungkinkan Anda untuk memodelkan proses Anda dan membuat alur kerja baru. Beberapa alat membutuhkan keterampilan pengkodean sebagai cara untuk mengimplementasikan pemodelan; vendor lain menawarkan pendekatan kode rendah yang menggunakan sistem "seret dan lepas". Yang terakhir dapat bekerja dengan baik jika Anda tidak memiliki programmer hardcore di tim.
- Dasbor manajemen dan kontrol akses: Ini memberi para pembuat keputusan visibilitas untuk melacak kemajuan dan memberikan keamanan dengan membatasi akses informasi kepada orang-orang tertentu.
- Penanganan kesalahan: Sangat membantu untuk memiliki modul verifikasi yang menemukan dan menyelesaikan kesalahan dan kegagalan fungsi.
- Integrasi dengan perangkat lunak yang ada: Solusi BPM Anda akan digunakan terbatas jika tidak berkomunikasi dengan sistem ERP / CRM inti lainnya.
- Laporan dan analitik: Solusi BPM yang baik akan menjalankan laporan tentang metrik utama seperti item terbuka, waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan seberapa sering suatu item dialihkan ulang.
Dalam hal alat manajemen proses bisnis tertentu, ini adalah pasar yang cukup ramai. Beberapa pemain besar termasuk Pegasystems, studio bpm'online, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian dan Process Street. Ulasan sudah tersedia di internet, dan sebagian besar alat dilengkapi dengan uji coba 14+ hari gratis sehingga Anda dapat memeriksa fungsi-fungsi sebelum Anda melakukan pembelian akhir.
