Memberi dan menerima umpan balik negatif itu sulit, tetapi itu tidak berarti Anda harus menghindari memberi tahu karyawan tentang kinerja buruk mereka untuk menghindari situasi yang tidak menyenangkan. Canggung penilaian negatif mungkin, mereka diperlukan, baik demi bisnis dan pengembangan profesional karyawan. Seret kaki Anda untuk mengatakan yang sebenarnya dan Anda bisa berakhir dengan pekerja yang bingung, departemen yang berkinerja buruk atau bahkan gugatan pemecatan yang salah ketika seorang pekerja mengutip kurangnya umpan balik manajerial yang jelas. Untuk memastikan bahwa umpan balik negatif menghasilkan hasil yang positif, komunikasikan dengan penuh kasih dan meredakan defensif dengan cepat.
Tinjau kembali sikap Anda sendiri ketika Anda melihat seorang karyawan bersikap defensif terhadap Anda. Kritik haruslah berfokus pada situasi dan tugas, bukan berfokus pada orang. Misalnya, jika Anda kesal dengan karyawan karena terlambat dengan laporannya, Anda harus mengatakan "Saya frustrasi dengan Anda ketika pekerjaan Anda terlambat," daripada meluncurkan serangan pribadi seperti, "Anda sangat tidak teratur. " Jika komentar Anda terdengar menuduh, minta maaf dan ulangi lagi.
Gunakan bahasa "I" untuk sisa evaluasi, jika Anda belum menggunakannya. Mulailah semua kritik Anda dengan "Saya" untuk membuat komentar Anda tidak terlalu menyakitkan. Misalnya, bandingkan pernyataan berikut: "Saya merasa di luar lingkaran ketika Anda tidak berkomunikasi dengan saya," dan "Anda tidak berkomunikasi. Anda selalu meninggalkan saya di luar lingkaran!"
Minta karyawan untuk memberi tahu Anda lebih banyak tentang sudut pandangnya. Jika seorang pekerja mengatakan dia pikir Anda salah, Anda ingin tahu mengapa, tetapi meluncurkan rentetan pertanyaan "mengapa" hanya membuat pekerja yang sudah defensif merasa seperti sedang diadili. Alih-alih, cobalah "Bisakah Anda memberi tahu saya lebih banyak tentang mengapa Anda merasa seperti itu?"
Berikan contoh konkret tentang apa yang Anda bicarakan. Kumpulkan umpan balik negatif dengan pengamatan positif. Misalnya, jika karyawan tersebut memiliki amarah yang marah tentang skor inisiatif yang rendah pada formulir penilaian kinerjanya, katakan "Saya telah mengamati bahwa Anda meninggalkan kantor lebih awal, dan saat Anda menyelesaikan semua tugas yang diberikan dengan sangat baik, saya perhatikan Anda jangan sukarela untuk melakukan lebih banyak pekerjaan ketika Anda memiliki waktu ekstra. Bagaimana perasaan Anda tentang itu?"
Akui frustrasi karyawan. Misalnya, jika dia masih sangat defensif setelah diberikan contoh perilakunya, katakan, "Saya mengerti bahwa Anda cukup kesal dengan apa yang saya katakan di sini."
Akhiri pembicaraan dengan komentar positif dan berpikiran maju yang fokus pada peningkatan. Setelah mengenali perasaan karyawan, katakan, "Saya memberi tahu Anda hal-hal ini karena saya pikir Anda memiliki banyak potensi untuk ditingkatkan, dan saya ingin membuat harapan saya jelas. Di masa depan, tolong beri tahu saya jika Anda pikir Anda mungkin kehilangan tenggat waktu sehingga saya dapat menawarkan sumber daya dan saran."
Kiat
-
Cegah pertahanan diri sebelum hal itu terjadi. Ketika datang ke tinjauan kinerja resmi, pastikan karyawan Anda tahu apa yang diharapkan dengan memberikan salinan formulir evaluasi di awal tahun. Pertimbangkan memiliki dua ulasan kinerja: tinjauan pendahuluan yang memungkinkan orang untuk meningkatkan, dan ulasan kedua, akhir yang terkait dengan kenaikan gaji dan promosi. Orang-orang cenderung menjadi lebih defensif ketika umpan balik dikaitkan dengan gaji mereka dan mereka tidak diberi peluang untuk meningkat sebelum manajemen membuat keputusan serius.
Beberapa karyawan sepenuh hati setuju dengan umpan balik negatif untuk mencoba melarikan diri dari kantor manajer dengan cepat: "Anda benar tentang itu. Anda tidak perlu mengatakan apa-apa lagi. Saya akan melakukan yang lebih baik mulai sekarang." Perilaku ini adalah tipe pertahanan kedua, dan sama merusaknya, karena Anda tidak bisa memastikan orang tersebut memahami cara meningkatkan. Jika Anda berurusan dengan karyawan yang mencoba melarikan diri, katakan "Saya senang kita melihat masalah ini dari sudut pandang yang sama. Saya ingin meluangkan waktu untuk memberi Anda umpan balik dan saran yang lebih rinci tentang cara meningkatkan."
