Layanan pelanggan umumnya didefinisikan sebagai interaksi antara bisnis dan pelanggannya dan dinilai berdasarkan kemampuan bisnis itu untuk memenuhi kebutuhan pelanggan mereka. Layanan pelanggan yang baik akan melebihi keinginan atau kebutuhan pelanggan dengan cepat dan sopan. Sementara layanan pelanggan biasanya lebih terlihat dalam pekerjaan penjualan, penting untuk keberhasilan setiap perusahaan atau organisasi yang menyediakan layanan untuk mengomunikasikan seperangkat standar layanan pelanggan yang jelas kepada karyawan mereka.
Menghormati
Aspek terpenting dari layanan pelanggan adalah memperlakukan pelanggan dengan hormat. Ketika orang-orang menghabiskan waktu dan uang mereka di suatu tempat usaha, mereka berharap bahwa mereka akan diperlakukan secara adil dan terhormat. Sebagian besar bisnis memiliki pesaing yang dapat memberikan layanan serupa, sehingga sering kali, kualitas layanan pelanggan akan menjadi faktor penentu utama dalam mengamankan perlindungan pelanggan. Mayoritas pelanggan tidak memiliki harapan yang tidak realistis, tetapi hanya menginginkan kejujuran dan integritas. Menunjukkan empati, atau menempatkan diri Anda pada posisi pelanggan, menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda memahami frustrasi atau kebutuhannya dan bersedia membantunya menyelesaikan masalah.
Ketepatan waktu
Seperti pepatah lama, waktu adalah uang dan memberikan resolusi yang cepat untuk kebutuhan pelanggan sangat penting untuk kesuksesan perusahaan. Tidak ada yang suka ditunda tanpa henti atau diberitahu bahwa mereka harus menunggu untuk dirawat. Layanan pelanggan yang baik dicapai dengan cepat menanggapi masalah dengan pengetahuan dan akurat. Aksesibilitas sangat penting untuk mencapai tingkat layanan yang tinggi, dan banyak perusahaan memiliki departemen layanan pelanggan atau seluruh pusat panggilan dengan karyawan yang terlatih dalam menyelesaikan masalah secara tepat waktu. Jika kebutuhan pelanggan terpenuhi dengan cepat, dia biasanya akan memaafkan perusahaan dan menghargai bahwa perusahaan cukup peduli untuk mengakui dan menyelesaikan masalah.
Tetapkan Harapan Realistis
Masalah utama yang terjadi dalam situasi layanan pelanggan adalah ketika seorang pelanggan dijanjikan sesuatu yang tidak dapat dipenuhi. Siapa pun dapat membuktikan fakta bahwa jauh lebih membuat frustrasi untuk menyesatkan mengenai solusi daripada diberi tahu sejak awal apa yang benar-benar dapat dicapai. Memberi pelanggan berita yang tidak menyenangkan dapat mengintimidasi, terutama jika dia sudah kesal, namun, lebih baik jujur dan mulai bekerja ke arah resolusi yang realistis. Pada akhirnya, meskipun kecewa sebagai pelanggan mungkin karena tidak mendengar dengan tepat apa yang ingin dia dengar, dia akan menghargai kejujuran. Seorang pelanggan lebih cenderung menjadi lebih marah jika dia dijanjikan sesuatu yang tidak dapat diberikan oleh perusahaan.
