Saat menulis proposal biaya, Anda harus menunjukkan kepada klien Anda apa yang akan dilakukan, berapa biayanya, dan mengapa biayanya seperti apa. Ini dilakukan dengan menulis proposal dua bagian. Bagian pertama adalah Pernyataan Kerja, yang merinci pekerjaan yang sedang dilakukan, biasanya ditulis dengan deskripsi terperinci tentang layanan yang dilakukan. Bagian kedua adalah serangkaian tabel yang memberikan biaya untuk setiap item yang dirinci dalam Pernyataan Kerja dan harus dapat dibaca dan dipahami secara sekilas.
Definisikan Pernyataan Kerja untuk proyek tersebut. Ini bisa sesingkat atau selama diperlukan, dari satu halaman hingga seratus halaman atau lebih, tergantung pada proyek. Sebutkan setiap fase yang terlibat dalam proyek dalam subpos terpisah. Di bawah setiap fase, jelaskan cakupannya dalam bentuk paragraf. Di bawah deskripsi itu, daftarkan setiap layanan yang disediakan. Kemudian, dalam bentuk poin, daftarkan setiap tugas yang dilakukan di bawah setiap layanan.
Buat spreadsheet untuk setiap fase proyek yang dijelaskan dalam Pernyataan Kerja. Beri label spreadsheet dengan subjudul yang sama untuk fase seperti yang muncul di Pernyataan Kerja dengan meletakkan judul di baris pertama spreadsheet. Misalnya, jika fase pertama proyek adalah audit, judul spreadsheet dan subtitle dalam Pernyataan Pekerjaan keduanya adalah "Audit."
Jelaskan arti dari setiap kolom dengan memberinya judul di baris kedua spreadsheet. Spreadsheet yang umum, misalnya, mungkin mencantumkan judul-judul ini: "Layanan," "Nilai Per Jam," "Jam," "Diskon," "Total."
Cantumkan setiap layanan di kolom kiri spreadsheet. Sertakan tarif dan total yang berlaku untuk proyek di kolom yang berdekatan. Bila perlu, bagi layanan ke dalam tugas dan daftar tarif dan biaya di sana. Ini bisa penting jika konsultan dibawa masuk, atau layanan mencakup banyak tugas, atau tugas dengan biaya berbeda.
Buat total untuk fase proyek di kanan bawah spreadsheet.
Format spreadsheet sesuai keperluan. Di baris yang berisi judul, gunakan sel berwarna dengan teks putih. Gunakan batas untuk membagi kolom.
Buat spreadsheet baru berjudul "Total" ketika Anda telah menyelesaikan spreadsheet untuk setiap fase proyek. Pada spreadsheet terakhir ini, daftarkan setiap fase proyek di kolom kiri dan total di sebelah kanan. Pada baris terakhir spreadsheet ini, sertakan "Total Keseluruhan" proyek dengan menambahkan semua biaya.
Periksa ulang proposal biaya Anda. Jangan hanya mengandalkan utilitas ejaan sebelum mengirimkan proposal.
