Sistem inventaris adalah strategi untuk melacak stok yang dimiliki bisnis. Karena sebagian besar perusahaan menggunakan dan menjual persediaan mereka setiap hari, sistem persediaan harus diperbarui secara berkala. Sistem inventaris dapat dilakukan secara manual atau terkomputerisasi. Keberhasilan dan kegunaan mereka tergantung pada kemampuan mereka untuk memonitor persediaan dengan cara yang membuat operasi perusahaan lebih menguntungkan dan tidak membuat stres.
Melacak Inventaris yang Masuk
Sistem persediaan bergantung pada proses yang menyeluruh dan akurat untuk melacak persediaan saat Anda menerimanya. Persediaan sering disimpan di area penyimpanan atau gudang pada awalnya, sebelum disimpan di toko ritel atau digunakan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Sistem inventaris harus melacak produk ketika perusahaan Anda menerimanya dan menambahkan jumlah produk baru ke jumlah yang Anda miliki. Beberapa sistem komputer melakukan ini secara otomatis. Akurasi mereka tergantung pada ketelitian Anda dalam merekonsiliasi jumlah yang Anda pesan dengan jumlah yang dikirimkan ketika ada perbedaan.
Melacak Stok yang Tersedia
Melacak stok yang ada membutuhkan penyimpanan catatan terkini dari apa yang tersisa dari perusahaan Anda dari pesanan sebelumnya, serta berapa banyak yang ditambahkan ke stok ini melalui pesanan yang masuk dan berapa banyak ia menggunakan persediaannya melalui penjualan dan penyusutan. Sistem inventaris yang berhasil akan mengkompilasi informasi ini menggunakan catatan, seperti faktur pengiriman dan penerimaan penjualan, dan juga memverifikasi akurasinya dengan menghitung persediaan secara visual. Selidiki perbedaan antara dua set angka ini untuk mengidentifikasi kelemahan dalam sistem.
Pelacakan penyusutan
Penyusutan adalah proses kehilangan inventaris karena keadaan selain penjualan atau penggunaan dalam proses manufaktur rutin. Pencurian karyawan menyebabkan penyusutan, seperti halnya limbah dan kerusakan. Perusahaan yang bekerja dengan makanan yang mudah busuk memiliki tingkat penyusutan yang lebih tinggi daripada bisnis yang menangani barang-barang yang tahan lama. Penyusutan menyumbang banyak perbedaan yang tak terhindarkan antara jumlah persediaan yang seharusnya dimiliki perusahaan Anda berdasarkan faktur dan catatan penjualannya, dan jumlah yang sebenarnya dimiliki. Pelacakan penyusutan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah kehilangan stok yang bermanfaat pada tingkat yang tidak berkelanjutan.
Menempatkan Pesanan
Sistem inventaris harus menyediakan banyak informasi yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk melakukan pemesanan dan mengisi kembali persediaan. Jika catatan inventaris Anda menunjukkan bahwa Anda memiliki 30 widget, dan Anda menjual 20 widget dalam seminggu dan dua lainnya rusak, informasi ini membantu Anda memutuskan untuk memesan 22 widget lagi, dengan asumsi Anda ingin memulai setiap minggu dengan 30 widget di tangan.
