Memo - kependekan dari memorandum - adalah komunikasi tertulis yang merekam informasi untuk dibagikan kepada sekelompok orang dalam lingkungan profesional. Meskipun memo dapat diformat dalam berbagai templat, penting untuk memasukkan bagian-bagian penting memo agar memo Anda berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif.
Tajuk
Memo harus memiliki tajuk yang menentukan pengirim, penerima, tanggal dan subjek. Ketika Anda memasukkan nama seseorang pada memo itu, tuliskan judul pekerjaannya setelah itu. Sertakan judul pekerjaan Anda sendiri setelah nama Anda di bidang "Dari". Judulnya ada di bagian atas memo, sebelum teks. Jika memo itu mendesak, mungkin merupakan praktik umum di kantor Anda untuk menulis kata "Mendesak" di bagian atas judul.
Gambaran umum, yang muncul setelah tajuk, menjelaskan secara singkat konten memo itu. Dalam ikhtisar, perkenalkan tujuan memo itu, seperti untuk menyajikan ide atau menanggapi tugas yang diberikan kepada Anda. Tinjauan umum memberi pembaca ide dasar tentang apa isi memo itu sehingga ia dapat memutuskan apakah akan membaca memo itu segera atau lambat.
Konteks
Bagian konteks memo memberikan latar belakang informasi yang disajikan. Ini membantu pembaca untuk memahami hubungan memo dengan urusan bisnis. Misalnya, Anda dapat menulis, "Karena protokol teknologi canggih …" Frasa ini, dan yang lain menyukainya, membantu pembaca memasukkan memo itu ke dalam konteks dengan apa yang sedang terjadi dalam bisnis.
Tugas dan Resolusi
Jika tujuan memo Anda adalah untuk menjelaskan tugas-tugas yang akan Anda lakukan sebagai respons terhadap konteks, Anda dapat mengatakannya di bagian memo berikutnya. Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Saya akan mencari riset pasar untuk teknologi …" Ini memberi pembaca gagasan tentang langkah-langkah selanjutnya yang Anda ambil. Jika memo Anda menunjukkan resolusi, Anda dapat menulis, "Temuan saya menyimpulkan bahwa teknologi baru tidak akan menguntungkan perusahaan kami karena …"
Detail
Beberapa memo meminta dimasukkannya detail. Jika Anda perlu memasukkan statistik, data, atau informasi riset pasar, berikan detail ini dalam paragraf baru. Ide-ide pendukung ini dikenal sebagai bagian diskusi dari memo itu.
Kesimpulan
Bungkus memo Anda dengan kesimpulan singkat yang memberi tahu pembaca apa yang Anda harapkan diperoleh dari membacanya. Segmen penutup juga harus membuat pembaca tahu bahwa Anda menyambut pertanyaan atau komentar untuk diskusi.
Lampiran
Jika Anda merujuk ke grafik, bagan, kebijakan, laporan, menit atau dokumen bisnis lainnya di memo Anda, lampirkan di bagian belakang memo itu. Sertakan pada halaman memo catatan di bagian bawah bahwa satu atau lebih dokumen dilampirkan.
