"Aku ingin laporan itu di mejaku hal pertama Senin pagi!" bos yang marah berteriak kepada bawahannya yang terguncang dalam film, acara TV, buku, dan mungkin lebih dari beberapa lingkungan bisnis nyata. Alih-alih diintimidasi oleh gagasan menyusun laporan, sambutlah itu sebagai kesempatan untuk memamerkan karya Anda. Laporan bisnis adalah dokumen penting karena sering menjelaskan poin, masalah, atau penelitian yang rumit dengan jelas dan ringkas. Laporan mendapat perhatian karena bersifat resmi. Dan karena Anda sedang menulis laporan, Anda harus memutuskan apa yang harus dimasukkan ke dalamnya.
Apa itu Laporan Bisnis?
Dokumen berwujud. Businessdictionary.com mendefinisikan a melaporkan sebagai "sebuah dokumen yang berisi informasi yang disusun dalam bentuk naratif, grafik atau tabular, disiapkan secara ad hoc, berkala, berulang, teratur, atau sesuai kebutuhan."
Fakta bahwa laporan bisnis adalah sebuah dokumen hanya menekankan kepentingannya. Meskipun Anda dapat berada di agenda rapat untuk memberikan laporan tentang aset yang diperoleh selama kuartal tersebut, selama dan setelah presentasi Anda, Anda akan memiliki laporan bisnis untuk dijadikan rujukan, dan Anda juga dapat mendistribusikan salinan kepada mereka yang hadir. Ingat laporan buku yang ditakuti yang harus Anda lakukan di sekolah? Membaca buku adalah langkah pertama, maka Anda harus menulis sinopsis dari apa yang Anda baca. Terkadang, Anda bahkan harus mempresentasikan laporan Anda ke seluruh kelas. Tetapi untuk membantu Anda, Anda memiliki laporan nyata untuk dirujuk. Begitulah pentingnya sebuah laporan.
Jepretan waktu. Laporan bisnis adalah kumpulan fakta dan statistik tentang aspek tertentu dari bisnis. Biasanya snapshot dalam waktu, pelaporan pada periode tertentu. Misalnya, laporan tahunan mencakup data keuangan penting dan kejadian yang memberikan gambaran keuangan untuk tahun itu, sementara laporan triwulanan mencakup triwulan khusus tahun itu.
Sebagian besar laporan, terlepas dari jenis atau tujuannya, mencakup periode tertentu. Laporan keuangan mencakup periode tertentu. Keuangan perusahaan bervariasi dari tahun ke tahun dan dari bulan ke bulan. Bahkan laporan tentang produk yang tersedia hanya akurat untuk jangka waktu tertentu, karena produk baru diperkenalkan dan yang lama dihentikan.
Formal atau informal. Bergantung pada tujuannya dan siapa yang akan melihatnya, laporan itu bisa formal atau informal. Laporan formal adalah laporan yang akan dilihat dan ditinjau oleh bos, manajemen senior, klien, klien potensial atau investor atau bahkan publik. Seperti semua laporan, laporan harus ditulis dengan baik dan disajikan tanpa kesalahan ketik atau salah eja, mudah dipahami dan akurat untuk sen dolar.
Laporan informal juga tidak kalah pentingnya. Bagi karyawan yang harus menyelesaikan laporan pengeluarannya untuk diganti, itu adalah yang terpenting. Biasanya tidak resmi, laporan ini berisi deskripsi, tanggal dan jumlah dolar yang dimasukkan ke dalam formulir perusahaan. Jika karyawan tidak menyelesaikan laporan secara menyeluruh dan tepat waktu, mereka mungkin tidak akan diganti untuk tiket pesawat, taksi, dan makanan klien yang mereka bayar untuk perjalanan bisnis mereka yang baru.
Laporan dengan nama lain. Banyak, jika tidak sebagian besar, laporan bisnis bahkan tidak disebut laporan. Itu bisa berupa laporan, seperti laba rugi dan laporan laba rugi atau laporan keuangan lain seperti neraca. Atau, mereka mungkin ikhtisar anggaran atau proyeksi penjualan.
Alasan Menggunakan Laporan Bisnis
Untuk menyiapkan laporan yang sangat baik, akan membantu untuk memahami untuk apa laporan itu akan digunakan.
Meringkaskan. Laporan membantu menjelaskan gagasan, proses, atau status keuangan perusahaan yang rumit dengan cara yang jelas dan dapat dimengerti. Akumulasi data selama berbulan-bulan, atau bertahun-tahun penelitian, dapat diringkas dalam laporan singkat. Tentu saja, itu mungkin tidak memiliki setiap detail yang terungkap dalam penelitian, tetapi laporan itu akan memberi mereka yang membaca laporan ringkasan singkat dari penelitian atau data.
Menyederhanakan. Orang-orang yang akan meninjau laporan Anda mungkin tidak memiliki waktu, keinginan atau keterampilan untuk mengevaluasi semua data dan penelitian yang ada di baliknya. Bagaimanapun, mereka memiliki pekerjaan mereka sendiri untuk dilakukan. Laporan Anda memberi mereka apa yang perlu mereka ketahui.
Menjelaskan. Jika 10 orang membaca dan meninjau semua data dan hasil penelitian yang telah Anda kumpulkan, mereka akan datang ke berbagai kesimpulan yang berbeda. Laporan Anda memastikan bahwa mereka semua beroperasi dari tempat yang sama karena Anda memberi mereka semua data yang sama.
Membujuk. Katakanlah perusahaan Anda ingin membujuk investor untuk menanamkan modal untuk mendanai ide baru. Laporan Anda akan dimasukkan dalam rencana bisnis yang akan dibagikan dengan investor. Rekan lain akan menyusun laporan laba rugi dan laporan status keuangan perusahaan lainnya, tetapi laporan Anda akan menjadi proyeksi penjualan yang menguraikan di mana perusahaan meyakini pasar yang belum dimanfaatkan, dan penjualan yang dapat mereka hasilkan. Laporan keuangan itu penting, tetapi laporan Anda adalah yang bisa membujuk para investor untuk datang, atau tidak.
Buktikan poinnya. Laporan bisnis sering digunakan ketika keputusan sulit harus dibuat, seperti apakah akan berhemat, yang bisa melibatkan PHK. Tidak ada yang ingin pergi ke arah itu, tetapi ketika laporan ada di depan mereka, menunjukkan penurunan laba yang stabil dibandingkan dengan pengeluaran seperti gaji, jelas apa yang harus dilakukan. Atau, di sisi positif, laporan dapat menunjukkan apakah perusahaan berada dalam posisi untuk memperluas ke arah baru yang menarik.
Memecahkan masalah. Anda pernah menghadiri rapat di mana diskusi tentang suatu masalah berputar-putar tanpa sampai pada solusi yang layak. Tetapi, jika Anda membagikan laporan Anda di layar proyeksi besar, semua orang melihat masalah yang sama secara bersamaan. Melihat dokumen berwujud, dengan tabel dan grafik yang menunjukkan di mana situasi sebenarnya berada, memungkinkan setiap orang untuk menganalisis materi yang sama bersama-sama dan sampai pada solusi bersama.
Jenis Laporan Bisnis
Ada laporan bisnis dalam jumlah tak terbatas yang dapat ditulis, terutama karena Anda juga dapat menulis laporan Anda sendiri dan memberi judul sesuai keinginan. Namun, secara umum, laporan bisnis terbagi dalam empat kategori: penjelas, analitis, kemajuan, dan legal. Tentu saja, mereka bisa dan melakukan tumpang tindih. Laporan kemajuan, misalnya, juga bisa jelas. Tetapi tujuan utamanya adalah untuk memberi informasi terkini tentang suatu situasi.
Laporan penjelasan. Beberapa laporan bisnis ditulis untuk menjelaskan situasi atau topik sehingga semua orang dapat memahaminya. Anda dapat menulis laporan penjelas untuk menjelaskan penelitian yang telah Anda lakukan, misalnya. Jika Anda hanya menyajikan tabel yang menunjukkan hasil penelitian Anda, secara alami Anda akan dibanjiri dengan pertanyaan tentang alasan penelitian, metodologi, ukuran sampel, dan lainnya. Jadi, alih-alih hanya tabel hasil, Anda harus mulai dengan menyatakan secara singkat alasan Anda melakukan penelitian dan bagaimana Anda melakukannya, seperti menggunakan survei melalui telepon atau surat, melacak data selama periode waktu tertentu atau apa pun metodologi Anda. Selanjutnya, Anda menjelaskan hasil penelitian Anda menggunakan tabel, diagram, atau metode lain yang membuat hasilnya jelas. Kemudian Anda merangkum temuan dalam beberapa kalimat.
Laporan analitis . Jenis laporan ini memberikan analisis, mungkin dengan membandingkan dua situasi atau kemungkinan. Alih-alih hanya menjelaskan, laporan analitik setidaknya melakukan beberapa analisis temuan untuk pembaca. Anda dapat menggunakan visual dalam laporan analitis Anda untuk menunjukkan poin Anda, seperti diagram atau tabel data.
Laporan kemajuan. Seperti kartu laporan sekolah, laporan kemajuan menunjukkan bagaimana keadaan saat ini. Mereka tidak berdasarkan pada pegunungan penelitian atau analisis; mereka adalah pembaruan untuk orang-orang yang membutuhkannya. Laporan tahunan, laporan keuangan seperti laporan pendapatan, dan laporan lain yang merupakan snapshot dari suatu titik waktu adalah laporan kemajuan.
Laporan hukum. Setiap laporan bahwa perusahaan diharuskan oleh hukum untuk menyusun dan memposting, mengajukan atau mengirim ke entitas lain adalah jenis laporan hukum. Laporan hukum terkadang juga dilengkapi untuk melindungi perusahaan dari potensi tuntutan hukum atau masalah hukum lainnya. Jika suatu laporan dikompilasi untuk keperluan pajak, atau disyaratkan oleh Komisi Sekuritas dan Bursa, pengadilan atau badan resmi lainnya, itu termasuk dalam kategori hukum.
Contoh untuk Menulis Laporan Umum
Menurut Online Writing Lab (OWL) Purdue University, sebagian besar laporan bisnis tidak memiliki format universal. Periksa untuk melihat apakah perusahaan Anda memiliki format yang disukai untuk laporan yang Anda tulis. Jika tidak, Anda bebas untuk menyusunnya sesuai keinginan Anda. Namun, OWL memiliki saran yang dapat membantu Anda memastikan Anda mencakup semua pangkalan dan menulis laporan sebaik mungkin.
- Tetap singkat.
- Kenali audiens Anda dan tulis untuk mereka.
- Gunakan pos dan sorot poin-poin penting.
- Tempatkan temuan, argumen, atau poin terpenting Anda terlebih dahulu.
- Putuskan apakah akan menyertakan kesimpulan Anda atau serahkan itu kepada pembaca.
Isi laporan Anda akan bervariasi tergantung pada tujuan dan audiensnya. Untuk laporan internal, pemirsa sudah mengetahui tentang perusahaan, jadi Anda tidak perlu mengisinya dengan detail itu. Namun, laporan publik, atau satu dengan banyak audiensi, akan mendapat manfaat dari beberapa informasi latar belakang tentang perusahaan.
Judul / halaman judul. Setiap laporan membutuhkan judul yang jelas yang menjelaskan apa yang akan diungkapkannya. Ini bukan tempat yang pintar; transparansi adalah kuncinya. Untuk laporan singkat atau informal, judul sederhana di bagian atas halaman, diikuti oleh tanggal, jika berlaku, akan berlaku. Sebagai contoh:
Ringkasan Penghasilan dan Pengeluaran, Triwulan Pertama 2018
Laporan formal memerlukan halaman judul yang mencakup judul, tanggal dan penulis, misalnya:
Ringkasan Penghasilan dan Beban
Kuartal Pertama 2018
Disiapkan oleh
(namamu)
Jika laporan sedang dipersiapkan untuk orang atau kelompok tertentu, tambahkan setelah nama Anda, misalnya:
Untuk
XYZ Company, Inc.
Pengantar. Mulailah dengan sejarah singkat atau informasi latar belakang terkait tentang perusahaan, jika menurut Anda diperlukan. Kemudian jelaskan secara singkat mengapa laporan ini disiapkan. Jika laporan tersebut menyajikan temuan penelitian, jelaskan secara singkat metodologi penelitian. Untuk laporan singkat, ini harus beberapa kalimat. Laporan formal dapat mencakup seluruh halaman. Beberapa laporan formal dimulai dengan Ringkasan Eksekutif yang memberikan ikhtisar atau sinopsis laporan sehingga, jika semua ini dibaca oleh seseorang, mereka masih akan memahami laporan tersebut.
Daftar Isi. Dalam laporan panjang, daftarkan bagian dan visual dengan nomor halaman.
Badan laporan. Di sinilah Anda meletakkan data Anda, informasi terpenting atau paling penting dari laporan Anda. Sertakan visual seperti bagan, diagram, tabel atau grafik daripada hanya teks. Visual menunjukkan kepada orang-orang apa yang Anda ingin mereka ketahui dan mereka interaktif, yang membuat perhatian pembaca Anda. Tabel, grafik, dan dokumen substantif visual lainnya adalah "bukti" dari apa yang Anda laporkan. Mulailah selalu dengan data yang paling penting terlebih dahulu.
Hasil. Bagian ini opsional dan tergantung pada pembaca Anda.Apakah Anda ingin memberi tahu mereka cara menafsirkan hasil, atau membiarkan laporan berbicara sendiri? ****
Kesimpulan. Laporan formal membutuhkan akhir yang merangkum hasil, apakah hasilnya diharapkan atau mengejutkan, dan bagaimana hasilnya akan memengaruhi keputusan di masa depan.
Pengecualian. Laporan tahunan dan triwulanan adalah contoh yang mungkin lebih kreatif. Khususnya, jika bisnis menjangkau masyarakat umum, seperti laporan tahunan atau triwulanan rumah sakit, pembaruan mungkin paling baik disampaikan melalui kisah-kisah menarik tentang nyawa yang diselamatkan atau karyawan yang menggunakan teknik canggih. Bisnis mungkin menghubungkan kemajuan mereka dengan cara ini juga, dengan mewawancarai karyawan yang melakukan penelitian mutakhir atau menciptakan produk baru yang menarik.
Pada akhirnya, bagaimana Anda menulis laporan Anda terserah Anda. Tetap singkat, ingat audiens Anda dan sertakan informasi yang dengan jelas menyampaikan pesan Anda. Tanpa keringat. Anda akan memilikinya di meja bos Anda dalam waktu singkat.
