Laporan pengeluaran adalah laporan yang diserahkan kepada klien atau majikan yang merinci pengeluaran yang dibayar karyawan atau kontraktor saat menyelesaikan tugas untuk klien atau majikan. Laporan biaya juga dikelola oleh pemilik bisnis untuk tujuan pajak.
Fungsi
Suatu laporan pengeluaran mendokumentasikan biaya untuk melakukan suatu kegiatan tertentu, yang diteruskan kepada orang, organisasi atau perusahaan yang atas nama kegiatan itu dilakukan. Biasanya laporan pengeluaran hanya merinci pengeluaran yang ingin diganti oleh si pembuat persiapan. Tanda terima dan log biasanya disediakan untuk mendukung laporan pengeluaran untuk memverifikasi bahwa pengeluaran sebenarnya terjadi.
Pemakaian
Laporan pengeluaran sering digunakan untuk mengganti biaya kontraktor dan karyawan dengan memastikan mereka telah mematuhi kebijakan biaya internal serta dengan aturan Layanan Pendapatan Internal tentang pengurangan biaya bisnis. Laporan biaya juga dipertahankan untuk memberikan bukti kepada IRS bahwa pengeluaran tertentu dikeluarkan selama menjalankan bisnis.
Biaya yang paling umum untuk penggantian karyawan adalah biaya perjalanan, makan dan hiburan.
Biaya perjalanan
Biaya penerbangan, jarak tempuh dengan kendaraan pribadi, tol, biaya sewa mobil, kamar hotel, makanan yang dimakan di jalan, tip yang dibayarkan kepada pekerja layanan hotel dan biaya parkir bandara adalah contoh dari pengeluaran yang akan diganti oleh banyak klien atau pengusaha jika ada laporan pengeluaran yang mendokumentasikan biaya disediakan.
Biaya Makanan dan Hiburan
Membawa klien potensial untuk makan siang, atau merayakan promosi di bar bersama seorang kolega merupakan contoh biaya makan dan hiburan yang dapat diganti oleh klien atau majikan ketika diberikan laporan pengeluaran. Sebelum mengganti, majikan atau klien mungkin memerlukan tanda terima yang mendokumentasikan tip dan biaya layanan lainnya.
Akun Biaya Kartu Kredit
Banyak organisasi dan perusahaan mengharuskan karyawan membayar pengeluaran bisnis menggunakan kartu kredit yang dikeluarkan atas nama karyawan. Karyawan sering bertanggung jawab secara pribadi untuk membayar tagihan.
Organisasi atau perusahaan akan mendapatkan salinan tagihan dan akan mengganti biaya yang tercermin pada tagihan kartu kredit ini hanya ketika dokumen pendukung seperti kwitansi, log, dan justifikasi bisnis disediakan dalam bentuk laporan pengeluaran.
Peringatan
Penting untuk memahami kebijakan pengeluaran atau harapan klien / pemberi kerja sebelum mengeluarkan biaya yang diharapkan akan diganti. Sangat sedikit hal yang dapat merusak hubungan klien-kontraktor atau pekerjaan lebih cepat daripada ketidaksepakatan tentang uang.
Sering kali merupakan ide yang baik untuk menyimpan salinan kuitansi yang dikirimkan bersama laporan pengeluaran, jika diperlukan pengajuan rangkap dua.
