Katakanlah Anda adalah seorang manajer di sebuah perusahaan dan Anda mengawasi beberapa karyawan. Anda ingin karyawan memahami tugas pekerjaan mereka karena Anda harus mengevaluasi kinerja pekerjaan mereka setiap tahun. Anda memutuskan bahwa itu akan membantu mereka jika mereka dapat melihat tanggung jawab pekerjaan dalam bagan alur. Seringkali lebih mudah untuk memahami suatu proses jika dapat dilihat dalam gambar atau diagram serta narasi.
Dapatkan perangkat lunak diagram alir atau jika Anda lebih suka melakukannya dengan tangan, dapatkan templat diagram alir dengan semua simbol diagram alir. Pelajari simbol-simbol untuk memahami apa artinya mereka sehingga Anda akan menggunakannya dengan benar saat membuat diagram alur. Setelah Anda memahami diagram alir simbol membuat diagram alir akan mudah.
Tulis dalam urutan kronologis langkah-langkah dari setiap pekerjaan untuk setiap orang yang Anda awasi di atas kertas terpisah. Mintalah setiap karyawan meninjau langkah-langkah yang telah Anda daftarkan dan memberi tahu Anda tentang langkah-langkah yang mungkin Anda lewatkan sehingga Anda dapat menambahkannya ke daftar dan memasukkannya ke dalam bagan alur.
Menggunakan perangkat lunak bagan alur atau templat membuat bagan alur untuk setiap pekerjaan yang Anda awasi. Masukkan setiap langkah dalam bagan alur untuk setiap pekerjaan yang Anda uraikan di langkah kedua. Anda cukup menggambar simbol yang berlaku untuk setiap langkah pekerjaan dalam urutan yang benar dan di area yang tepat di mana langkah itu dilakukan.
Berikan draf bagan alir pertama kepada karyawan yang memenuhi tugas-tugas itu dan minta komentarnya tentang bagan alir. Mintalah mereka mengidentifikasi langkah-langkah apa pun yang mungkin Anda lewatkan atau langkah apa pun yang mungkin Anda miliki dalam urutan yang salah.
Ulangi diagram alur dengan mempertimbangkan komentar dengan menerapkan perubahan apa pun pada diagram alur yang dianggap perlu. Jika Anda tidak setuju dengan karyawan tentang komentar atau perubahan pada bagan alur, diskusikan dengan karyawan tersebut dan jelaskan mengapa Anda tidak setuju dan beri dia kesempatan untuk merespons. Mereka mungkin mengetahui sesuatu yang tidak Anda miliki atau memiliki wawasan atau perspektif tentang pekerjaan yang tidak Anda miliki dan begitu Anda memahami sudut pandangnya, Anda mungkin setuju dengan perubahan mereka.
Berikan kepada karyawan salinan bagan alur yang sudah selesai untuk pekerjaan mereka. Juga untuk pekerjaan-pekerjaan yang merupakan bagian dari suatu proses, Anda mungkin ingin berbagi diagram alur lainnya dengan semua karyawan yang terlibat dalam proses itu sehingga mereka memahami keseluruhan proses. Ini akan memfasilitasi pelatihan silang dan memberi tahu karyawan bahwa mereka adalah bagian dari proses yang lebih besar yang penting bagi bisnis.
Tempatkan salinan diagram alur dalam pengikat cincin untuk referensi di masa mendatang dan tujuan pelatihan.
