Sistem penggajian adalah jalan di mana Anda memproses penggajian Anda. Anda tidak dapat memproses penggajian Anda tanpa sistem penggajian. Tiga jenis sistem penggajian adalah manual, komputerisasi in-house, dan eksternal (outsourcing). Sistem manual mengharuskan Anda memproses gaji Anda dengan tangan; komputerisasi in-house menggunakan perangkat lunak penggajian untuk memproses penggajian; sistem eksternal berarti Anda memasang iklan penggajian Anda ke penyedia layanan penggajian. Diagram alir sistem penggajian menunjukkan urutan di mana Anda memproses penggajian Anda. Ini merampingkan proses penggajian dan membantu Anda tetap di jalur.
Rancang bagan alur dengan program office suite - ini adalah rute terbaik untuk tampilan profesional. Namun, Anda dapat menggambar grafik dengan tangan. Buat kotak dan panah, yang menunjukkan aliran proses penggajian Anda, seperti di mana ia dimulai dan berakhir.
Buat bagan alur untuk sistem penggajian manual. Diagram alir harus menunjukkan semua tugas manual yang terlibat dalam memproses gaji Anda melalui sistem ini.
Contoh: Kumpulkan kartu waktu, periksa kartu waktu untuk kepatuhan, hubungi penyelia tentang kartu waktu yang hilang atau dipertanyakan, dan hitung kartu waktu secara manual. Buat urutan yang melibatkan tugas pemrosesan gaji, seperti menghitung upah secara manual; pengurangan menurut undang-undang seperti pajak gaji dan pemotongan upah; gaji; pengurangan sukarela, seperti pensiun dan tunjangan kesehatan; dan membuat gaji. Buat urutan lain yang menunjukkan tugas pasca pemrosesan, seperti membuat dan mengarsipkan daftar gaji secara manual, membuat dan memposting entri jurnal, menyetor gaji karyawan ke bank, dan mendistribusikan gaji.
Buat bagan alur untuk sistem komputerisasi in-house. Sistem ini menghilangkan pemrosesan manual. Buat bagan alur khusus untuk persyaratan perangkat lunak penggajian Anda.
Contoh: mengunggah data ketepatan waktu ke perangkat lunak penggajian, meninjau data ketepatan waktu, dan menyelidiki pemindaian yang hilang, memproses penggajian melalui perangkat lunak penggajian, mencetak laporan preprocessing, memeriksa ulang penggajian melalui laporan preprocessing, membuat perubahan yang diperlukan, membuat dan mengirim file setoran langsung ke bank, menyetor dana karyawan dan pembayaran pajak gaji ke bank, dan tutup daftar gaji. Khususnya, ketika Anda menutup daftar gaji, itu menyimpan seluruh data gaji untuk periode pembayaran dalam sistem.
Buat bagan alur untuk sistem eksternal. Ketika Anda memasang iklan penggajian Anda, penyedia layanan penggajian mengharuskan Anda mengirimi mereka data penggajian setiap periode pembayaran. Penyedia biasanya memungkinkan Anda untuk mengirim data melalui faks, email, atau online. Diagram alir harus mencakup rincian metode yang diperlukan.
Contoh metode online: meninjau data ketepatan waktu, pengawas kontak untuk klarifikasi ketepatan waktu, input perubahan gaji karyawan dan data ketepatan waktu dalam sistem penyedia, memverifikasi data yang dimasukkan melalui sistem online pemasok, memeriksa ulang dan mengarsipkan data penggajian yang diterima dari pemasok, dan mendistribusikan gaji.
Kiat
-
Desain bagan alur sehingga terkait dengan setiap proses penggajian. Perbarui diagram alur ketika perubahan terjadi dalam sistem penggajian.
Bagan alur harus mencakup kewajiban pajak gaji federal dan negara bagian Anda, seperti pembayaran dan pelaporan pajak penghasilan, termasuk pemrosesan W-2.
