Memo yang ditulis dengan baik dapat membantu Anda memperoleh persetujuan untuk membeli komputer untuk perusahaan atau organisasi Anda dengan cepat. Memo itu harus dengan jelas menyatakan kebutuhan komputer, mengapa pembelian harus dilakukan sekarang dan dengan jelas menguraikan alternatif yang memungkinkan. Memo itu harus didasarkan pada alasan bisnis dan bukan keinginan pribadi.
Kumpulkan informasi tentang kondisi terkini komputer organisasi Anda. Cari tahu apakah ada cukup komputer untuk semua anggota organisasi, kondisi kerja mereka dan kapan mereka dibeli. Cari tahu harga pembelian asli dan bandingkan dengan harga saat ini. Kumpulkan data uang yang dihabiskan untuk perbaikan. Dokumentasikan kualitas peralatan dan apakah sudah usang. Wawancarai orang-orang yang menggunakan komputer saat ini. Tanyakan tentang suka dan tidak suka mereka. Tanyakan apakah mereka merasa komputer di rumah lebih baik daripada komputer kantor mereka, dan jika ya, mengapa.
Hubungi rekan-rekan Anda di organisasi lain. Kumpulkan sebanyak mungkin intelijen tentang komputer yang mereka gunakan, berapa lama mereka telah beroperasi dan setiap rencana untuk peningkatan.
Pertimbangkan untuk menggunakan data yang telah Anda kumpulkan untuk menyelesaikan analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Analisis SWOT sangat membantu ketika Anda mencoba membenarkan pembelian besar untuk organisasi besar. Namun, menyiapkan SWOT untuk setiap keputusan dapat membantu Anda membangun argumen yang lebih baik. Analisis SWOT akan membantu Anda menentukan seberapa kuat teknologi komputer Anda saat ini, kelemahannya, dan peluang untuk peningkatan. Itu juga akan meninjau ancaman, seperti bagaimana perusahaan Anda bisa ketinggalan zaman dan kehilangan bisnis ke pesaing jika terus dengan teknologi yang sudah ketinggalan zaman. Akhirnya, kumpulkan informasi harga dari beberapa vendor.
Tulis memo itu menggunakan semua data yang Anda butuhkan. Pastikan untuk fokus pada kasus bisnis untuk pembelian; pesanan pembelian yang sebenarnya akan datang kemudian. Berdebat dengan jelas dan persuasif. Tunjukkan memo itu dan dapatkan persetujuan.
