Ketika mengadakan pertemuan perencanaan strategis tahunan, persiapan seringkali menaungi tujuan sebenarnya dari pertemuan tersebut. Bagian dari persiapan termasuk membuat agenda, mengundang peserta, mengirimkan agenda dan menyiapkan tempat. Namun, jika pertemuan itu sendiri tidak mengakomodasi brainstorming, pengambilan keputusan dan pembuatan rencana, itu mungkin tidak menghasilkan inovasi dan keunggulan strategis yang Anda inginkan. Sementara tempat dan organisasi itu penting, kualitas komunikasi tatap muka yang memberikan hasil.
Tentukan Tujuan Rapat
Strategi biasanya mencakup ekspansi perusahaan, pemasaran, lini produk, kompetisi, dan komitmen finansial. Rapat perencanaan strategis yang hanya mengulangi rencana strategis lama dengan grup manajemen Anda tidak memeriksa rencana untuk perbaikan yang mungkin. Jika tujuan Anda adalah untuk menyempurnakan strategi Anda untuk tahun mendatang, mulailah pertemuan dengan analisis SWOT dari strategi saat ini. Jika Anda memimpin rapat, bersiaplah dengan daftar masalah dan pertanyaan yang dirancang untuk mendorong diskusi. Bawa artikel, kertas putih, dan presentasi video untuk memicu pemikiran kreatif. Tantang peserta untuk mengangkat topik yang tidak nyaman. Manajer sering kali tidak ingin menjadi pasak yang berdiri, karena takut dipalu.
Buat Daftar Masalah Anda untuk Diskusi Lebih Lanjut
Analisis SWOT yang meriah tentang rencana strategis tahun lalu dan apa yang dihasilkannya akan menghasilkan lebih banyak poin untuk diskusi dan penyelesaian. Menggunakan papan tulis untuk membuat daftar pertanyaan atau masalah saat muncul memungkinkan Anda untuk menjaga diskusi Anda tetap teratur dan sesuai jalur. Sebagai pemimpin, teruslah menantang dan ajukan pertanyaan. Diskusi yang terlibat persis seperti yang Anda inginkan, tetapi tetap kendalikan diskusi dan cobalah untuk membawanya ke solusi dan keputusan. Sesi breakout dapat menghasilkan solusi inovatif, jadi tetapkan peserta untuk sesi breakout yang berurusan dengan topik utama individu dan minta mereka melaporkan kesimpulan atau ide baru saat pertemuan dilanjutkan.
Tinjau Keputusan dan Konfirmasi
Salah satu alasan untuk mengadakan pertemuan perencanaan strategis pada dua hari atau lebih berturut-turut adalah untuk memberikan waktu kepada peserta untuk memproses ide-ide yang diajukan. Apa yang tampak seperti ide yang baik mungkin terungkap sebagai kesalahan setelah tidur malam. Setelah Anda sepenuhnya membahas rencana strategis lama dan merumuskan ide-ide baru, tinjau setiap poin atau keputusan dan ambil suara. Voting membuat para manajer hadir untuk mendukung keputusan. Jika ada ketidaksepakatan pada satu hal, pertimbangkan diskusi lebih lanjut tentang bagaimana memodifikasinya sehingga semua orang bisa setuju.
Implementasi dan Tindak Lanjut
Tentu saja, implementasi dan tindak lanjut membuat perbedaan antara pertemuan yang sukses dan kegagalan. Sangat mudah bagi manajer untuk mempertahankan status quo ketika mereka kembali ke departemen mereka, sehingga Anda harus secara agresif memberikan tanggung jawab untuk implementasi. Sebagai pemimpin, Anda bertanggung jawab untuk menindaklanjuti untuk memastikan manajer sepenuhnya menjalankan strategi dan perubahan yang dikembangkan dalam rapat perencanaan strategis Anda. Tetapkan tolok ukur dan tinjauan kemajuan untuk mengevaluasi bagaimana rencana strategis menguntungkan organisasi dan apakah perlu direvisi.
