Baik Anda menjalankan bisnis kecil atau mengelola keuangannya, penting bagi Anda untuk memahami perbedaan antara biaya penggantian dan penghasilan kena pajak. IRS khususnya dalam hal apa yang dapat diklasifikasikan sebagai biaya yang dapat diganti, dan denda dapat terjadi jika Anda melakukannya dengan tidak semestinya. Penyimpanan catatan dan pemeliharaan kwitansi yang cermat sangat penting jika perusahaan Anda pernah diaudit.
Apa itu Biaya yang Dapat Diganti?
Saat Anda menyediakan barang atau jasa untuk klien, mungkin ada saat-saat ketika Anda mengasumsikan biaya layanan tambahan atau barang karena sopan santun kepada pelanggan itu. Anda dapat memilih untuk tidak menagih pelanggan untuk biaya ini. Namun, jika Anda melakukannya, jumlah itu nanti akan muncul sebagai pendapatan dalam bagan akun Anda. Karena ini bukan pendapatan reguler, ada kebutuhan untuk membedakan.
Setiap kali Anda mengeluarkan biaya atas nama klien selama pekerjaan Anda, biaya-biaya itu akan berada di bawah kategori biaya yang dapat diganti. Misalnya, biaya pengiriman atau biaya perjalanan dapat dihitung sebagai biaya yang dapat diganti. Biaya bahan bakar, makanan, atau kamar hotel juga dapat diklasifikasikan sebagai dapat diganti. Di bawah bisnis normal, perlakuan akuntansi penggantian menyatakan bahwa ini adalah pengeluaran saat Anda mengeluarkannya dan item pendapatan saat Anda menagihnya kepada pelanggan.
Jika Anda adalah bisnis kecil dan menggunakan subkontraktor, Anda mungkin harus berurusan dengan biaya penggantian tambahan yang disebut biaya pass-through. Misalnya, jika Anda menyediakan layanan pemeliharaan situs web kepada klien Anda dengan harga $ 500 sebulan, dan Anda membayar $ 500 per bulan kepada subkontraktor untuk melakukan pekerjaan itu, pengeluaran itu bukan penghasilan untuk Anda, melainkan biaya pengeluaran. Anda harus memberikan Formulir 1099 kepada subkontraktor pada akhir tahun fiskal dan menyimpan catatan yang cermat tentang apa yang Anda tagih klien Anda dan apa yang Anda bayarkan untuk pekerjaan yang sama.
Apakah Pengembalian Penghasilan Kena Pajak?
Ketika penggantian dibayarkan kepada karyawan atau bisnis, itu harus dicatat dengan benar agar dianggap tidak dapat diuangkan. Misalnya, pada potongan gaji karyawan, penggantian harus dicatat seperti itu dan tidak hanya termasuk di antara penghasilan karyawan lainnya. Dalam bagan akun bisnis Anda, Anda perlu mencatat bahwa itu adalah biaya penggantian ketika pertama kali mendokumentasikannya. Dengan cara ini, Anda dapat mengecek silang dengan daftar penghasilan Anda nanti untuk memverifikasi bahwa itu tidak kena pajak.
Asalkan pengeluaran dan pos-pos pendapatan telah didokumentasikan dan dilacak dengan baik, penggantian tidak dianggap sebagai penghasilan kena pajak. Anda tidak mendapatkan bayaran untuk barang atau jasa dalam hal ini, tetapi lebih memilih sejumlah uang sekarang yang dibayarkan kepada Anda nanti.
Pelacakan yang Benar dari Biaya yang Dapat Diganti
Selain mendokumentasikan pengeluaran yang dapat diganti dengan benar pada bagan akun Anda, Anda harus menyimpan catatan yang cermat. Ajukan semua tanda terima, pernyataan, atau dokumentasi lain yang berkaitan dengan pengeluaran jika memungkinkan. Simpan salinan dengan dokumen pajak tahun fiskal sehingga Anda dapat merujuknya jika ada audit atau pertanyaan yang mungkin timbul. Tanpa dokumentasi yang tepat, IRS dapat berargumen bahwa biaya penggantian Anda seharusnya diperlakukan sebagai penghasilan kena pajak, yang akan menyebabkan perusahaan Anda memiliki hutang lebih banyak pada akhir tahun fiskal.
