Departemen akuntansi menggunakan berbagai akronim untuk mengidentifikasi tanggung jawab, departemen atau lembaga pemerintah. Sementara beberapa akronim spesifik untuk industri, yang lain ada secara universal. A / P mewakili departemen "hutang dagang" di sebagian besar perusahaan.
Posisi
Departemen hutang akun bervariasi dalam ukuran dari satu orang ke banyak orang di beberapa tingkat pengawasan yang berbeda. Pegawai yang dibayar di akun memasukkan data dari faktur ke sistem akuntansi dan mencocokkan faktur ke dokumentasi cadangan. Pengawas hutang akun mengawasi pekerjaan pegawai administrasi hutang dan menanggapi pertanyaan dari departemen lain mengenai pembayaran faktur atau saldo vendor. Manajer hutang akun memimpin departemen dengan merencanakan peran individu di dalam departemen, menganggarkan biaya departemen dan bekerja sama dengan manajer perusahaan lain dalam pengambilan keputusan.
Tanggung jawab
Departemen hutang bertanggung jawab untuk membayar faktur tepat waktu. Banyak vendor menawarkan diskon untuk membayar faktur dalam jangka waktu tertentu. Departemen hutang bertanggung jawab memonitor tanggal jatuh tempo bersama dengan tanggal diskon untuk memastikan diskon terbesar perusahaan tersedia. Departemen hutang harus memverifikasi bahwa setiap faktur akurat sebelum pembayaran. Departemen hutang bertanggung jawab mengoordinasikan pencetakan dengan tanda tangan manajemen pada cek. Cek dan faktur juga harus tetap dikunci.
Kontrol Internal
Karena jumlah uang berpindah tangan melalui departemen hutang, pengendalian internal harus menjadi prioritas. Pengamanan dasar pemeriksaan dicapai melalui penguncian cek kosong dan membatasi akses ke kunci.Verifikasi faktur menentukan apakah setiap faktur akurat dan valid. Tugas dibagi antara anggota tim yang berbeda untuk memastikan bahwa tidak ada anggota tim tunggal yang dapat mengakses seluruh sistem tanpa ulasan orang lain.
Peningkatan proses
Mencetak cek seringkali merupakan proses manual, yang membutuhkan tenaga manusia untuk tugas-tugas yang membosankan, seperti mengisi amplop. Peningkatan proses mengurangi kebutuhan karyawan yang bekerja pada pekerjaan yang tidak bernilai tambah dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada pekerjaan analitis. Perbaikan termasuk penggunaan pembayaran elektronik dan sistem persetujuan elektronik.
