Menulis proposal kontrak mengharuskan Anda membuat narasi yang meyakinkan yang menjelaskan mengapa perusahaan Anda paling cocok untuk pekerjaan yang dicari oleh lembaga sektor publik atau proyek konsultasi yang diminta oleh perusahaan sektor swasta. Karena proposal sektor publik adalah yang paling sulit untuk ditulis, dan seringkali paling memakan waktu untuk dikonstruksi, jika Anda tahu cara menulis proposal kontrak yang menang untuk pemerintah, menulis satu untuk pekerjaan sektor swasta adalah hal yang mudah.
Cara Menulis Proposal Kontrak
Meninjau daftar orang yang dicari bantuan untuk penulis proposal di papan pekerjaan online mana pun menunjukkan bahwa keterampilan yang Anda gunakan untuk membuat proposal yang menang adalah yang sangat berharga. Tetapi bisa menulis proposal kontrak yang menang membutuhkan lebih dari sekedar keterampilan menulis yang baik dan penguasaan bahasa Inggris. Proposal kontrak yang ditulis dengan luar biasa membutuhkan upaya tim dan pemahaman yang jelas tentang layanan atau produk perusahaan, proses kontrak dan akuisisi serta penetapan harga. Menyatukan proposal kontrak dapat memakan waktu berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan untuk perencanaan, strategi, dan penelitian. Menulis proposal kontrak bukanlah pekerjaan satu orang. Banyak organisasi memiliki "tim tangkap" sebagai perpanjangan dari bagian pengembangan bisnis perusahaan.
Ketika Bisnis Menggunakan Proposal Kontrak
Banyak perusahaan yang menyediakan layanan atau produk kepada lembaga pemerintah menggunakan proposal kontrak sebagai cara untuk mendapatkan bisnis di sektor publik. Ada kegunaan untuk proposal kontrak di sektor swasta, tetapi proposal untuk pekerjaan sektor swasta sering kurang kompleks dan terstruktur daripada proposal yang ditulis untuk pejabat kontraktor dan akuisisi pemerintah. Jika Anda akan menulis proposal kontrak untuk organisasi Anda, itu ide yang baik untuk mempelajari lebih lanjut tentang proposal yang berfokus pada pemerintah karena struktur unik dari permintaan pemerintah, dan persyaratan untuk melakukan bisnis dengan agen sektor publik. Jika Anda tahu cara menulis proposal kontrak yang menang untuk pemerintah federal, misalnya, menulis proposal yang akan memenangkan bisnis organisasi Anda di sektor swasta akan mudah dibandingkan.
Proses Akuisisi
Administrasi Layanan Umum A.S. menerbitkan Peraturan Akuisisi Federal (FAR). FAR adalah buku halaman 2.000-lebih yang berisi semua yang Anda ingin tahu tentang proses dan aturan akuisisi pemerintah federal. Amazon juga membawa buku dan versi Cliffs-Notes-esque, tetapi Anda dapat mengunduhnya dari situs pemerintah dan tahu bahwa Anda mendapatkan semua revisi dan amandemen yang diperbarui. Menjadi akrab dengan JAUH dan itu akan menjawab banyak pertanyaan yang Anda miliki tentang menulis proposal kontrak. Paling tidak, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana dan mengapa pemerintah memerlukan respons terperinci seperti itu terhadap permintaan produk dan layanannya.
Proses akuisisi pemerintah seringkali dimulai dengan ajakan. Permintaan adalah dokumen yang tersedia untuk umum yang berisi informasi tentang agen yang membutuhkan layanan atau produk. Ajakan itu berisi perincian tentang jenis layanan atau produk dan bagaimana pemerintah menginginkan layanan atau produk itu dikirim. Ini juga menjabarkan syarat dan ketentuan manajemen hubungan agen penjual. Dalam permohonan pemerintah, Anda disebut sebagai "Kontraktor" atau "Penjual." Dalam beberapa kasus, pemerintah mengeluarkan Permintaan Informasi (RFI) yang mendahului publikasi permohonan. Tujuan dari RFI adalah untuk mengidentifikasi jenis-jenis perusahaan yang mampu menyediakan layanan atau produk yang diinginkan pemerintah. Menanggapi RFI membutuhkan beberapa upaya, tetapi hampir tidak upaya yang diperlukan untuk menanggapi permintaan pemerintah.
Ada beberapa jenis permintaan: Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ) dan Invitation to Bid (ITB). Nuansa di antara jenis ajakan ini menentukan bagaimana Anda menyusun proposal kontrak Anda. Sebuah RFP biasanya mengharuskan Anda untuk mempresentasikan ide-ide dan pendekatan perusahaan Anda dengan cara yang sangat rinci dan meyakinkan yang menunjukkan kemampuan Anda untuk menyelesaikan masalah yang telah dijelaskan pemerintah dalam RFP.
Misalnya, ketika sebuah agen merilis RFP yang menyatakan kebutuhan untuk pelatihan eksekutif dan layanan pengembangan kepemimpinan untuk para pemimpin pemerintah, proposal kontrak Anda harus menggambarkan layanan pelatihan eksekutif perusahaan Anda; keahlian dan kualifikasi pelatih dan konsultan Anda; teori yang menjadi dasar pelatih Anda dalam sesi pelatihan mereka dan proses yang Anda gunakan untuk memastikan bahwa eksekutif pemerintah mendapatkan hasil maksimal dari keterlibatan pelatihan. Selain itu, Anda harus memberikan perincian tentang langkah-langkah jaminan kualitas perusahaan Anda, serta bagaimana Anda mengusulkan mengelola keterlibatan pelatihan melalui pelaporan rutin, penyimpanan catatan, dan alokasi sumber daya.
Siapa yang Menulis Proposal Kontrak di Bisnis?
Rakit tim penangkap Anda sebelum Anda meletakkan pena di atas kertas atau duduk di depan komputer Anda. Secara umum, tidak hanya ada satu orang yang menulis proposal kontrak, penulisan proposal adalah upaya tim. Ini adalah usaha kolaborasi yang melibatkan bakat dan keahlian sejumlah orang di tim penangkap. Setiap orang di tim penangkap memiliki peran dalam penulisan proposal. Menggunakan contoh dari atas, jika perusahaan Anda sudah berkecimpung dalam bisnis menyediakan layanan pelatihan eksekutif, orang-orang yang cenderung menambah nilai bagi tim penangkap adalah manajer proyek pelatihan eksekutif, administrator kontrak, penulis proposal, akuntan atau pejabat bisnis dan presiden perusahaan. Presiden akan mengawasi proses dan menandatangani proposal kontrak ketika diajukan ke pemerintah. Presiden perusahaan atau orang yang ditunjuknya terlibat dalam tahap penulisan proposal dan pengajuan proposal karena mereka memiliki wewenang untuk menerbitkan dokumen yang mengikat.
Sepanjang proses penulisan proposal, tim penangkap Anda harus melakukan pertemuan rutin. Selama pertemuan ini, Anda membahas strategi, pendekatan, intel baru dan kemajuan. Pemimpin tim tangkap mungkin ahli pengembangan bisnis yang bertanggung jawab atas logistik dalam menyusun proposal kontrak. Sebagai alternatif, pemimpin dapat berupa seseorang yang ditunjuk oleh presiden perusahaan sebagai pemimpin atau orang yang lebih berpengalaman yang hanya memikul tanggung jawab untuk memimpin tim. Memiliki pertemuan rutin dengan tim penangkap Anda akan memastikan bahwa proposal kontrak Anda berada di jalurnya dan Anda memenuhi tenggat waktu untuk mengajukan proposal akhir Anda. Akan ada banyak ulasan, redlining dan diskusi tentang proposal - ini adalah upaya yang luar biasa, bahkan untuk kontrak kecil.
Cara Memenangkan Proposal Kontrak
Tujuan Anda adalah untuk memenangkan penghargaan kontrak - bukan memenangkan proposal kontrak. Tetapi yang penting adalah isi dan sifat yang memaksa dari isi proposal, bukan semantik. Langkah pertama dalam menulis proposal kontrak yang menang adalah meneliti badan yang mengeluarkan permohonan itu. Beberapa perusahaan menyediakan informasi tentang lembaga pemerintah; namun, setiap anggota tim penangkapan Anda harus menyumbangkan informasi apa pun yang mereka miliki tentang agensi. Misalnya, jika manajer proyek Anda memiliki informasi tentang arahan strategis agensi dari pekerjaan pembinaan eksekutif sebelumnya, itu bisa berguna dalam menggambarkan hasil dari keterlibatan coaching dengan agensi tersebut. Atau, jika pejabat bisnis Anda telah meninjau alokasi kongres ke agensi yang meminta, itu berguna dalam menentukan harga yang menyertai proposal kontrak Anda.
Menulis proposal kontrak yang menang membutuhkan pendekatan metodis dan sistematis untuk menanggapi permintaan pemerintah. Pertama, lakukan riset Anda. Jika Anda tidak terbiasa dengan agensi, pelajari situs webnya untuk memahami misi, visi, dan prinsip-prinsip inti. Masukkan hal-hal itu ke dalam proposal Anda dan, jika itu sesuai dengan misi, visi, dan prinsip-prinsip inti perusahaan Anda, semuanya menjadi lebih baik. Gambar paralelnya, sehingga tim peninjau proposal pemerintah melihat keselarasan dengan perusahaan Anda. Itu adalah pendekatan strategis kunci untuk membangun semacam koneksi pikiran-sama dengan agensi.
Pelajari ajakan untuk memastikan Anda memahami apa yang diinginkan agensi dan rekonsiliasi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menanggapi ajakan tersebut. Jika Anda mengajukan proposal untuk proyek skala besar di mana Anda sama sekali tidak memiliki kinerja atau pengalaman sebelumnya di bidang ini, Anda harus meneruskan permohonan ini atau menulis proposal yang sangat menarik yang sepenuhnya menggambarkan kemampuan Anda di bidang layanan yang agen pemerintah membutuhkan. Lakukan riset tentang kompetisi juga. Instansi pemerintah federal diwajibkan untuk mempublikasikan permintaan mereka di situs web Peluang Bisnis Federal - FedBizOpps, singkatnya (fbo.gov). Di bawah tab "Vendor Tertarik" pada posting permohonan, Anda akan menemukan daftar kontraktor dan vendor potensial. Semua perusahaan yang terdaftar di bawah tab itu tidak boleh mengajukan proposal kontrak; Namun, ini awal yang baik untuk memahami siapa pesaing Anda.
Surat Contoh Proposal Kontrak
Salah satu langkah kunci dalam mengajukan proposal kontrak yang menang adalah memesan komponen proposal Anda. Untuk banyak laporan bisnis, ringkasan eksekutif dibuat hanya setelah "daging" laporan diselesaikan. Praktik yang sama adalah yang bijaksana untuk membangun surat proposal kontrak. Pikirkan surat proposal kontrak sebagai ringkasan eksekutif - siapkan draft pernyataan yang Anda gunakan untuk semua proposal kontrak Anda, tetapi simpan penyempurnaan untuk langkah terakhir dalam menulis proposal kontrak Anda.
Sebagian besar proposal kontrak untuk pemerintah ditransmisikan secara elektronik. Oleh karena itu, surat contoh proposal kontrak hanyalah email pengiriman yang mengatakan sesuatu seperti, "ABC Consulting dengan senang hati mengirimkan tanggapan terlampir ke RFP # 0000, yang mencakup Pendekatan Teknis, Harga, dan Resume untuk Personil Kunci. Harap konfirmasi penerimaan ini transmisi." Alasan Anda menginginkan konfirmasi tanda terima adalah untuk memastikan Anda memiliki bukti bahwa Anda mengirimkan proposal sebelum batas waktu. Yang mengatakan, pengantar proposal kontrak pemenang lebih merupakan surat proposal daripada email pengiriman.Bagian pertama dari proposal kontrak Anda harus berisi informasi latar belakang tentang perusahaan Anda, layanan yang disediakan perusahaan Anda dan secara singkat nyatakan alasan mengapa Anda adalah kontraktor atau vendor yang memenuhi syarat. Berikut ini contoh pengantar yang berfungsi sebagai surat proposal kontrak:
ABC Consulting (ABC) adalah bisnis kecil milik wanita (EDWOSB) 8 (a) yang dirugikan secara ekonomi dengan misi bisnis untuk memberikan solusi, fleksibilitas, dan inovasi yang berpusat pada klien. Kami bekerja dengan klien kami untuk menilai tujuan inti mereka dan memberikan solusi yang hemat biaya, efisien, dan berorientasi pada hasil. Tim manajemen ABC memiliki lebih dari 150 tahun pengalaman manajemen gabungan yang berfokus pada aspek unik dari kontrak federal. Dengan pengalaman manajemen hukum dan program gabungan kami, ABC menawarkan keahlian industri dengan pengalaman praktis dan pengetahuan kepada klien pemerintah federal kami.
ABC telah mengalami pertumbuhan luar biasa selama beberapa tahun terakhir, mewujudkan pertumbuhan rata-rata 25 persen per tahun. Kami menghubungkan pertumbuhan eksplosif kami dengan komitmen kami yang tak tergoyahkan pada kualitas. Kami memanfaatkan praktik terbaik industri untuk mengelola proyek kecil dan kompleks. Metodologi kontrol kualitas kami meliputi analisis untuk 1) menetapkan strategi manajemen dan tujuan program secara terukur, terukur, 2) menerapkan sistem dan prosedur untuk memantau kinerja sistem terhadap tujuan spesifik dan 3) memastikan umpan balik kinerja dikomunikasikan kepada manajemen program dan staf untuk meningkatkan perencanaan dan menerapkan pelajaran yang dipetik. Kami menambah metodologi kualitas kami dengan solusi manajemen risiko untuk mengurangi probabilitas dan dampak kesalahan melalui sistem respons risiko profesional.
Infrastruktur perusahaan kami dirancang untuk memberikan layanan berkualitas tinggi ke basis bisnis kami yang berkembang cepat. Kepemimpinan senior kami secara kolektif berfungsi sebagai dukungan keseluruhan untuk staf program kami dan bukan sebagai "manajer" yang mendikte prosedur, proses atau kebijakan perusahaan. Manajemen senior ABC beroperasi sebagai dasar untuk memberikan dukungan perusahaan secara keseluruhan dan sumber daya kepada staf program yang secara langsung mendukung klien kami. Kami memahami kebutuhan dan prioritas klien kami dan mengelola sumber daya kami untuk mendukung tujuan mereka.
Kami akan memanfaatkan keberhasilan masa lalu, keahlian dan praktik terbaik kami untuk memberikan masukkan nama agen dari permintaan pemerintah dengan berbagai inisiatif pengembangan organisasi. Inisiatif pengembangan organisasi yang kami desain akan meningkatkan kinerja individu dan tim. Hasil dari inisiatif kami akan meningkatkan keterlibatan karyawan melalui komunikasi yang efektif, kolaborasi dan pembangunan konsensus. Konsultasi ABC memiliki latar belakang, pelatihan, kualifikasi dan profesional untuk berhasil memberikan berbagai layanan sumber daya manusia yang diperlukan berdasarkan Pernyataan Kerja Kinerja (PWS).
