Mempertahankan etiket bisnis yang tepat adalah penting bagi sekretaris yang sering kali menjadi kesan pertama bisnis atau eksekutif yang dimiliki klien atau pelanggan. Mempraktikkan beberapa aturan umum etika bisnis dapat membantu seorang sekretaris menciptakan kesan paling positif dari bos dan perusahaannya.
Mengadakan
Perilaku profesional sangat penting saat di tempat kerja atau ketika mewakili atasan atau perusahaan Anda di berbagai acara. Sangat sering klien atau profesional lain akan menyamakan tingkat profesionalisme eksekutif dengan sekretarisnya jika eksekutif tidak hadir. Selalu jawab telepon menggunakan sapaan yang sopan dan sesuai bisnis. Sambut pengunjung dengan senyum dan sopan. Jangan menjadi emosional atau mudah marah. Pertahankan sikap sopan dan penuh hormat setiap saat.
Gaun
Banyak perusahaan memiliki kode pakaian pakaian bisnis yang ditegakkan dengan ketat. Bahkan jika perusahaan Anda tidak menyediakan kode berpakaian seperti itu, Anda harus selalu terlihat bersih dan disatukan dengan baik. Jangan mengenakan pakaian ketat atau terbuka. Pastikan semua setelan dan kemeja bersih dan disetrika dengan benar. Jangan pakai rok pendek. Sepatu Anda harus sesuai dengan lingkungan kerja - tanpa sepatu kets atau sandal jepit - dan nyaman untuk bekerja. Jika Anda bekerja di lingkungan industri, Anda mungkin diharuskan mengenakan sepatu flat, sepatu tertutup.
Alamat Resmi
Seorang sekretaris harus selalu berbicara dengan atasan secara formal. Ini menunjukkan rasa hormat kepada penyelia Anda dan membantu menjaga lingkungan kerja yang profesional. Jangan menggunakan nama depan bos Anda saat berada di ruang publik atau lingkungan rapat. Selalu gunakan "Tuan" atau "Ms." ketika berbicara dengan eksekutif perusahaan lain. Jika atasan Anda meminta alamat yang lebih kasual, seperti menggunakan nama depan atau nama panggilannya, gunakan saja ketika berada di lingkungan yang lebih pribadi atau informal, seperti di kantor pribadinya tanpa kehadiran atasan lain.
Organisasi
Salah satu fungsi terpenting sekretaris adalah mempertahankan organisasi. Untuk tujuan etiket bisnis, pertahankan ruang kerja yang bersih dan terorganisir. Hindari membuat kekacauan di meja Anda atau di area kerja Anda. Jika Anda bekerja di area di mana klien atau eksekutif lainnya mungkin diminta untuk menunggu rapat, pastikan area itu juga dikelola. Jangan tinggalkan barang-barang pribadi atau majalah tersebar di seluruh area kerja. Simpan semua file rahasia dan barang pribadi agar tidak terlihat oleh pengunjung.
