Resepsionis sering kali merupakan titik kontak pertama yang ditemui pelanggan dan klien ketika mereka memasuki tempat bisnis Anda atau berbicara ketika mereka menelepon. Kesan pertama penting, jadi menemukan resepsionis dengan perpaduan profesionalisme, kompetensi, dan keramahan yang terbaik akan sangat membantu dalam membangun bisnis Anda sebagai operasi yang dijalankan dengan baik.
Benchmarking the Qualities
Perusahaan manajemen sumber daya manusia Grup Rainmaker merekomendasikan untuk mengambil pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi karakteristik utama dari resepsionis yang berkualitas sebelum memulai proses wawancara dan perekrutan. Karena resepsionis biasanya adalah titik kontak pertama dari dunia luar, pesan yang dikirim resepsionis harus selaras dengan citra perusahaan Anda. Menurut Rainmaker, gaya perilaku, nilai, dan motivator resepsionis bersama dengan keterampilan orang dan kualitas pribadi sangat penting. Sementara profesionalisme dan kompetensi selalu penting, kualitas pribadi yang diinginkan mungkin berbeda antara galeri seni dan firma hukum, misalnya.
Perilaku Berharga
Walaupun citra perusahaan penting, semua resepsionis berkualitas berbagi karakteristik perilaku tertentu yang menjadikan mereka anggota tim yang efektif. Pertama, resepsionis harus berfokus pada pelanggan - termasuk pelanggan yang juga rekan kerja. Resepsionis juga harus senang berbicara dengan orang, dan tidak keberatan gangguan sering seperti telepon berdering atau pengunjung kantor. Selain itu, seorang resepsionis juga harus dapat menjaga lingkungan kerjanya teratur dan bersih; tetap teratur akan membantu ketika dia dipanggil untuk melakukan dua tugas sekaligus, sebuah kejadian umum dalam penerimaan. Keahlian komunikasi yang baik, termasuk kemampuan untuk menulis dan berbicara dengan jelas dan dengan diksi yang tepat, juga penting, menurut Genius Center, organisasi pendukung bisnis.
Motivasi diri
Resepsionis yang efektif harus fokus pada melakukan hal-hal dengan cara yang benar, menurut Rainmaker, dan dengan cara yang sesuai dengan budaya dan standar perusahaan. Resepsionis tidak hanya harus belajar dengan cepat bagaimana segala sesuatunya bekerja, tetapi ia harus fokus pada menyeimbangkan tugas dengan mengatur waktu sendiri dengan bijak. Belajar tentang bisnis, termasuk sering menguasai tugas-tugas baru dan melempar di tempat yang paling dibutuhkan, menjadikan resepsionis sebagai aset yang berharga. Meskipun keterampilan ini mungkin bukan bagian dari deskripsi pekerjaan resmi, kualitas inilah yang membedakan resepsionis yang efektif dan yang tidak efektif.
Keterampilan pribadi
Resepsionis harus bekerja dengan sedikit pengawasan dan harus dapat membuat keputusan diplomatik, berfokus pada pelanggan, sering di bawah paksaan, tanpa mengacak-acak bulunya. Sebagai hasilnya, resepsionis terbaik biasanya fleksibel dan memiliki keterampilan perencanaan dan pengorganisasian yang sangat baik. Mereka juga bijaksana; perlu diingat bahwa klien yang marah dapat menghilangkan perasaannya pada resepsionis terlebih dahulu, dan resepsionis yang mampu menenangkan frustrasi dapat menghemat banyak sakit kepala manajemen. Karena itu, perilaku sopan yang bijaksana sangat penting.
