Data harus selalu mudah diakses sehingga karyawan dapat mengerjakan data kapan saja dan dari mana saja. Internet telah menjadi alat yang berguna dalam meningkatkan aksesibilitas data. Memiliki data yang tersedia online untuk diakses - ketika seorang karyawan bepergian, misalnya - adalah salah satu teknik yang digunakan untuk mengelola data dalam jumlah besar.
Entri Data
Bagian dari teknik manajemen data terjadi bahkan sebelum data masuk ke dalam basis data. Data harus benar pada entri pertama, yang berarti bahwa individu yang semula mengoreksi data harus merekam data dengan benar. Misalnya, ketika seorang pelanggan melaporkan perubahan alamat melalui telepon, perwakilan layanan pelanggan harus mendengar pelanggan dengan benar sehingga alamat tersebut dimasukkan dengan benar ke dalam basis data. Salah satu teknik untuk menghindari kesalahan adalah mengulang informasi kembali ke pelanggan.
Cadangan data
Data yang hilang dapat memiliki efek yang merugikan pada perusahaan dengan biaya waktu perusahaan ketika mencoba untuk mengganti data yang hilang, menurut IBM. Perusahaan sering mengandalkan metode cadangan yang menyimpan informasi penting sehingga informasi ini dapat diambil jika informasi ini hilang.
Pembersihan data
Pembersihan data adalah tindakan memperbaiki data yang salah, menggabungkan data, dan menghapus data yang tidak relevan. Pembersihan data menggunakan program perangkat lunak otomatis dan input manual dari administrator database. Sementara pembersihan data menghilangkan kesalahan dan dapat meningkatkan produktivitas dan ruang penyimpanan perusahaan, proses pembersihan data bisa mahal dan memakan waktu.
Data Pengganti
Data terkadang didukung oleh perangkat lunak, seperti yang disebutkan sebelumnya. Ketika sepotong data diubah karena alasan apa pun dan data berhenti berfungsi dengan baik, data dapat diganti dengan data cadangan yang berfungsi di masa lalu. Kemudian, programmer dapat menentukan perubahan mana yang merusak data dan menentukan bagaimana data ini dapat diperbarui dengan lebih baik di masa depan.
Entri Data Pelanggan
Perusahaan dapat mengatur situs web yang memungkinkan pelanggan memasukkan data secara langsung. Entri data langsung ini menghemat uang perusahaan dengan tidak mengharuskan mereka untuk staf karyawan untuk mengisi formulir yang diperlukan. Pelanggan juga dapat memperbaiki data sendiri jika ada kesalahan. Namun, tidak semua pelanggan cukup memahami teknologi untuk mengetahui cara mengakses database online melalui Internet.
Memeriksa Ulang
Data yang sangat penting harus selalu diperiksa dengan dua pasang mata. Ketika seorang karyawan mengedit data, data itu harus diedit menggunakan warna yang berbeda untuk menyatakan bahwa perubahan itu dilakukan. Kemudian, karyawan kedua dapat melihat hasil edit data untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan yang dibuat.
Konsultan Manajemen Data
Banyak perusahaan konsultan berspesialisasi dalam manajemen kualitas data. Perusahaan-perusahaan ini memeriksa bagaimana bisnis melakukan proses manajemen data dan memberikan rekomendasi tentang bagaimana proses ini dapat ditingkatkan.
