Baik Anda menjalankan kegiatan amal, mengadakan pesta liburan tahunan atau memulai program pelatihan baru dan membutuhkan konsultan, surat permohonan adalah instrumen utama untuk menarik bantuan. Surat ajakan bisnis harus menunjuk dan singkat, berisi semua informasi terkait yang perlu penerima Anda untuk membuat keputusan dan bertindak. Selain itu, Anda harus mengetahui undang-undang ajakan di daerah Anda untuk memastikan semuanya terbuka.
Identifikasi tujuan surat Anda. Apakah Anda meminta sumbangan atau mencari penawaran untuk pekerjaan kontrak? Surat permohonan sering digunakan oleh entitas seperti organisasi amal yang mencari sumbangan atau bisnis yang mencari penawaran dari penyedia potensial untuk acara, inisiatif, atau program tertentu. Buat daftar lengkap entitas yang berlaku yang ingin Anda kirimi surat, dan pastikan mereka memenuhi kriteria untuk layanan yang Anda cari.
Uraikan rincian terkait. Untuk mendapatkan tanggapan terbaik, surat Anda harus menyertakan referensi spesifik ke layanan yang Anda cari. Rincian ini termasuk tanggal dan waktu acara atau proyek, dan tugas yang diperlukan. Surat itu juga harus secara eksplisit meminta penawaran harga dari penerima untuk melakukan tugas yang diminta. Jika ini untuk upaya penggalangan dana untuk organisasi amal, jelaskan fakta bahwa Anda meminta uang. Anda juga harus menggambarkan sumbangan minimum atau standar yang Anda harapkan. Jika Anda tidak memiliki donasi minimum, Anda dapat memasukkan informasi itu juga.
Tambahkan manfaat. Beri tahu entitas, dalam surat itu, manfaat apa yang akan diperolehnya dari partisipasinya dalam upaya Anda. Manfaat dapat mencakup beberapa bentuk publisitas untuk bisnis atau organisasinya, atau pengakuan publik atas perbuatannya. Sertakan jenis publisitas seperti apa ini, di mana ia akan muncul dan untuk jangka waktu berapa.
Buat prosa menjadi jelas. Isi dan gaya surat harus jelas, singkat dan hormat. Hindari bahasa bunga dan kalimat canggung dan struktur paragraf. Hormati fakta bahwa audiens yang dituju sibuk dan ingin membaca materi dengan efisien dan mudah.
Waspadai undang-undang ajakan setempat. Banyak negara memiliki undang-undang tentang permohonan bisnis atau uang. Misalnya, organisasi amal mungkin diharuskan mendaftar secara resmi dengan negara sebelum surat-surat semacam ini dapat didistribusikan. Perhatian yang tajam terhadap masalah ini tidak hanya akan membuat proyek Anda berjalan secara legal tetapi juga akan menyelamatkan Anda dari sakit kepala yang cukup besar dengan pejabat negara bagian dan lokal. Mulailah dengan kantor pengawas negara bagian Anda untuk memastikan hak dan tanggung jawab Anda.
