Melacak jam kerja karyawan adalah bagian utama dari manajemen tenaga kerja di sebagian besar bisnis - tanpa catatan jam kerja, sulit bagi departemen sumber daya manusia dan akuntansi untuk memverifikasi berapa banyak Anda harus dibayar. Karyawan terkadang membuat kesalahan dan lupa untuk masuk kapan seharusnya. Ini membutuhkan disiplin, tetapi pengusaha harus berhati-hati untuk tidak melanggar hak-hak karyawan selama proses disipliner.
FLSA
Fair Standards Standards Act, atau FLSA, adalah hukum federal yang mengatur kompensasi bagi karyawan. Anda harus memperhitungkan FLSA saat mempertimbangkan cara mendisiplinkan karyawan Anda. FLSA mengharuskan Anda membayar karyawan Anda untuk semua jam mereka bekerja, bahkan jika jam waktu tidak mencerminkan jam-jam itu. Ini berarti Anda bertanggung jawab sebagai pemberi kerja untuk selalu mengawasi apa yang dilakukan karyawan Anda; Anda tidak dapat berasumsi bahwa seorang karyawan tidak boleh dibayar untuk jam-jam yang ia lupa jam.
Pengetahuan tentang Pelanggaran
Selain FLSA, masalah besar berikutnya yang harus Anda miliki sebagai pemberi kerja adalah apakah karyawan itu tahu ia seharusnya masuk, atau prosedur apa yang harus diikuti. Jika kebijakan Anda tentang pencatatan jam kerja tidak ada dalam buku pedoman karyawan formal Anda, luangkan waktu untuk menyusun sebuah adendum. Adendum tersebut harus mencatat bahwa kegagalan untuk mematuhi prosedur pencatatan jam kerja akan ditangani berdasarkan prosedur disipliner normal Anda, yang di sebagian besar perusahaan akan berakhir pada penghentian.
Disiplin Progresif
Dalam beberapa kasus, tindakan oleh karyawan cukup parah untuk menjamin pemutusan hubungan kerja segera, seperti membawa senjata ke lingkungan kerja tanpa izin dengan maksud untuk melukai. Namun, dalam kebanyakan kasus, Anda dapat menggunakan skema disiplin progresif, di mana Anda meningkatkan keparahan hukuman Anda untuk setiap pelanggaran. Kegagalan untuk mengikuti adalah contoh yang sangat baik tentang kapan disiplin progresif tepat.
Prosedur Disiplin
Kebijakan disiplin yang progresif dapat berbeda di setiap perusahaan. Langkah pertama dalam mendisiplinkan karyawan yang lupa jam masuk adalah bertemu dengan karyawan dan meninjau kebijakan dan prosedur jam masuk. Mintalah karyawan menandatangani dan memberi tanggal pernyataan yang mengindikasikan ia telah membaca prosedur, dan menempelkan salinan pernyataan itu dalam file karyawannya. Pada pelanggaran pertama, langkah selanjutnya biasanya memberikan peringatan verbal. Pada pelanggaran kedua, berikan peringatan tertulis. Perusahaan sering memberikan hingga tiga peringatan tertulis sebelum bergerak maju. Ketika karyawan Anda telah mengakumulasikan jumlah maksimum peringatan tertulis untuk kegagalan masuk, mulailah konsekuensinya, seperti pembayaran docking. Tangguhkan karyawan jika terjadi pelanggaran lain. Jika karyawan masih tidak masuk dengan benar setelah itu, hentikan dia. Sebagian besar karyawan yang lupa untuk masuk tidak mencapai titik penangguhan atau pemberhentian, tetapi kebijakan disipliner Anda harus mencerminkan wewenang Anda untuk menggunakan tindakan ini.
Pertimbangan
Ketika Anda mencoba untuk menegakkan disiplin, sangat penting bahwa Anda tidak bermain favorit. Anda harus menerapkan kebijakan dengan cara yang sama untuk setiap karyawan, terlepas dari jabatan atau riwayat pekerjaan mereka dengan perusahaan. Melakukan hal ini mengirimkan pesan yang jelas bahwa Anda tidak akan mentolerir ketidakpatuhan, yang perlu bagi karyawan untuk menganggap Anda serius. Lebih jauh lagi, mengikuti apa yang Anda miliki secara tertulis dalam buku pegangan Anda untuk surat itu adalah satu-satunya cara nyata untuk mencegah tuntutan hukum atas praktik-praktik tidak adil.
