Ketika penjualan dilakukan, kecuali pelanggan segera membayar untuk produk atau layanan, pembelian ditetapkan sebagai piutang yang menjadi kewajiban pelanggan. Piutang dagang adalah uang yang dibayarkan pembeli kepada suatu perusahaan dan yang ada di neraca sebagai arus aset.
Rekaman Piutang
Ketentuan pembayaran untuk pelanggan dicatat, biasanya dalam sistem piutang otomatis. Bagi sebagian besar perusahaan, persyaratannya standar. Satu standar umum adalah "net 30 days," yang berarti bahwa total pembayaran terutang harus dibayar dalam 30 hari. Sebagian besar istilah termasuk biaya pembayaran yang terlambat jika faktur tidak dibayarkan tepat waktu. Biaya keterlambatan pembayaran dapat berupa persen dari jumlah yang jatuh tempo atau biaya keterlambatan pembayaran yang datar, atau kombinasi keduanya.
Faktur
Berdasarkan persyaratan untuk pelanggan A / R, faktur dibuat dan dikirim ke pelanggan. Faktur dikirim ke pelanggan sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memberi pelanggan waktu untuk melakukan pembayaran. Banyak perusahaan mencetak dan mengirim faktur setiap minggu.
Aplikasi Pembayaran
Ketika pembayaran diterima, mereka dicatat dan dimasukkan ke dalam sistem otomatis atau dicatat secara manual pada lembar buku besar. Pembayaran diterapkan terhadap jumlah total yang harus dibayar pelanggan, dikurangi dari jumlah yang terhutang dan dihitung untuk menunjukkan sisa saldo.
Pemberitahuan dan Pelaporan Pembayaran yang terlambat
Untuk pembayaran yang tidak dilakukan setelah tanggal jatuh tempo, pelanggan dikirimi pemberitahuan pembayaran lewat jatuh tempo.
Untuk memberikan informasi mengenai uang yang diterima dan tidak dibayarkan kepada manajemen Piutang Usaha, dibuat laporan piutang usaha "berumur". Laporan "berumur" menunjukkan total dolar yang terhutang oleh rentang tanggal. Misalnya, laporan menunjukkan jumlah dolar yang jatuh tempo 30 hari, jatuh tempo 60 hari dan jatuh tempo 90 hari.
Orang yang bertanggung jawab untuk memproyeksikan aliran uang tunai ke bisnis menggunakan laporan Piutang Usaha dan informasi aplikasi pembayaran untuk menunjukkan uang yang dikumpulkan dan ketika pembayaran tambahan jatuh tempo. Informasi ini digunakan untuk menentukan dana yang tersedia untuk menjalankan bisnis dan apakah dana tambahan diperlukan dari sumber keuangan, seperti bank untuk pinjaman jangka pendek.
Koleksi
Piutang yang jatuh tempo ditindaklanjuti oleh departemen Piutang Usaha (untuk perusahaan kecil) atau Departemen Koleksi. Seorang manajer koleksi meninjau uang yang telah lewat jatuh tempo dan aktivitas para kolektor seperti jumlah panggilan pengumpulan yang dilakukan dan jumlah yang dikumpulkan.
Kegiatan pengumpulan dapat diserahkan ke agen penagihan jika perusahaan memilih untuk tidak melakukan pengumpulan di rumah. Jika koleksi in-house tidak berhasil, uncollectibles dapat di-outsourcing-kan.
